未出荷が1個、返品が1個。次に届けるのは2個？分納・返品の受注残管理

たとえば、分納後に未出荷が1個残り、別に1個の返品を受け付けた。次に届けるのは2個でしょうか。返品分を送り直すかまだ決まっていなければ、「未出荷1個」と「再納品の判断待ち1個」に分けて追います。

卸売・製造の10個の注文を追います（想定例）。この台帳では、受注残を次の式で計算します。

受注残 ＝ 受注数 − 確定取消数 − 累計出荷数

ここでの残数は、出荷完了を基準に減らす「未出荷数」です。返品は元の出荷へ結び付けた別記録にし、再納品の合意前には残数へ足しません。到着や検収を完了条件にする業務では、配送中・検収待ちも別に追います。

ここでは売る側の未出荷数を扱い、買う側の発注・受取・返品は二重発注を防ぐ購買台帳の記入例で確認できます。

受注・引当・出荷・未納を分ける

受注数は取引先と合意した数量、引当数はその注文向けに取り置いた在庫、出荷数は実際に出した数量です。10個の受注に4個を引き当てても、出荷前の受注残は10個です。その4個を出荷すると6個になります。引当と出荷を両方差し引くと、同じ4個を二重に減らしてしまいます。

欠品した分は残数に残し、在庫の確保状況・入荷見込み・次回出荷予定を別の項目で管理します。未出荷の2個を取り消す合意ができた時点で、取消数に反映します。

台帳の受注数は、取消前の10個を保持します。取消後の8個に書き換えて、さらに取消2個を引くと二重に減ります。変更後数量を基準にする既存システムでは、その定義に合わせて式を設計してください。内示や在庫の棚卸調整も、確定受注と同じ数量欄に混ぜないようにします。

分納ごとの数量を記録する

出荷するたびに、注文の明細に対応する記録を追加します。受注明細ID、出荷記録ID、出荷日、その回の出荷数を残してください。商品コードだけでは同じ商品の別注文を区別できません。

次の表では、2026年9月1日〜10日の動きを追います。10個を受注し、4個出荷、未出荷2個の取消、3個出荷の順に記録します。数量の単位はすべて個です。

受注明細ID	受注数（取消前）	品番	単位
O-001-01	10	P-01	個

記録日	処理	出荷数	取消数	残数
9/1	受注	0	0	10
9/3	出荷 S-001	4	0	6
9/4	取消 C-001	0	2	4
9/8	出荷 S-002	3	0	1

出荷行の記録日は出荷日です。出荷数・取消数はその回の数量、残数はその行までの確定記録から計算しています。9月8日の累計出荷は4＋3＝7個、受注残は10−2−7＝1個です。一部出荷として、残り1個を追います。

9月9日に受け付けた返品1個は、元出荷S-002に結び付けます。

返品の別記録	記入内容
記録日／返品ID	9/9／R-001
受注明細ID／元出荷ID	O-001-01／S-002
返品数／再納品要否	1個／未確定
返品記録後の受注残	1個（返品を加算しない）

Excelは「明細」と「履歴」の入力欄を分け、累計と残数を数式で計算します。「確認待ち」「無効」の記録は集計外です。出荷予定は履歴へ入れず、実績になってから登録します。記入例と空欄版は同じ列構成で、明細20件・履歴40件までが計算対象です。単位は個、数量は整数で扱います。

記入例と空欄版を含む受注残台帳（Excel）を使えます。紙に記入する場合は、受注残の記入票（PDF）を取得してください。

取消と返品を区別する

取消は、まだ出荷していない分の数量を減らす処理です。取消依頼と合意を分け、合意の根拠と確定者を記録します。依頼中に出荷が進んだ場合は、対象の未出荷分が残っているかを先に照合します。

返品は、出荷した商品が戻る処理です。元出荷IDと返品数に加え、「代替品を送る」「返金などで終える」「判断を保留する」のどれにするかを決めます。返品の受領後に、再納品の要否を確認します。

9月9日に受け付けた返品は再納品未確定なので、元の受注残は1個のままです。再納品不要なら、返品対応の完了を別に記録します。1個の再納品が必要と合意した場合は、再納品用の明細を作り、元の注文と返品の記録につなげます。元の未出荷1個と再納品1個をそれぞれ追い、元明細にも同じ1個を加える二重計上を防ぎます。

返品をマイナスの出荷として処理する製品では、標準機能に合わせて記録方法を決めてください。返品した商品を販売可能な在庫に戻せるか、返金・請求の処理方法も、それぞれ確かめます。

過剰出荷を検出する

残数がマイナスになったら、0に丸めず照合対象にします。9月8日の3個を重複登録すると、累計出荷は10個、受注残は10−2−10＝−2個です。実物を余計に発送したのか、入力が重複したのか、別注文に対応付けたのかを調べます。

SmileWorksの公式ヘルプは、受注から売上へのコピーで数量が超過した場合や、同じ受注から複数の売上伝票を作った場合を説明しています。分納では、関連する売上伝票の数量合計と受注数量を比較する案内があります（出典：SmileWorks「出庫予定数量がマイナスになっている」）。

これは同製品の出庫予定数量についての説明です。売上登録と出荷完了の時点は利用するシステムで調べ、対応する記録と数量合計をたどる考え方を使って照合します。

まず注文原本と合意した版を開き、出荷記録ID・出荷票・倉庫側の実績を突き合わせます。次に、取消の対象数量と確定時点を見ます。入力重複なら理由と確認者を残して無効化し、実際の過剰出荷なら取引先への対応を判断します。数字を合わせるためだけに受注数を増やすと、元の合意数量が分からなくなります。

Excelの重複警告は確認候補を示します。別IDで同じ出荷を登録した重複は自動判定できないため、出荷票とも照合してください。修正前後の内容と確認者を残して再計算します。

納期の変更を取引先へ伝える

欠品で納期が変わったら、残数、次回出荷予定数、予定日、確定か仮予定かを一緒に伝えます。「納期」が出荷日か到着予定日かも明記します。日付が分からない段階では、次に回答する期限を決めます。

この注文について、9月10日に送る連絡は次のようになります。

ご注文の残り1個は、出荷予定を9月11日から16日へ変更する見込みです。確定した出荷日と到着予定日は、9月11日までに改めてご連絡します。返品いただいた1個をお送り直しするかも確認中です。

社内には、同じ回答の根拠を次のように残します。

照合する記録	内容
受注明細O-001-01	受注10個、取消確定2個、出荷済み7個、未出荷1個
次回出荷予定	9月11日 → 16日へ変更する仮予定。到着日は未確定
返品R-001	1個。再納品の要否を問い合わせ中
回答期限	9月11日。確定した予定と返品への対応を改めて連絡

Excelの「連絡履歴」に、連絡日時、旧予定、新予定、相手の確認状態、回答期限、根拠を追記します。前の予定を残し、相手からの回答も別行で追加すると、引き継いだ担当者が経緯をたどれます。送った時点では、相手の了承は未確認です。

倉庫担当は出荷・返品の実数を記録し、受注担当は取消・再納品と納期回答を担います。少人数で兼務する場合も、入力者と確定者の記録を分けます。引き継ぐときは、未出荷数量、再納品判断待ち、未回答の連絡を渡してください。

分納の記録を今の道具で追えるか

今の台帳や既製の受注・販売管理で、この1件を最初から最後まで追えるかを試します。分納、取消、返品、納期変更を標準機能で記録でき、担当者が照合できるなら、その方法を活かせます。台帳は運用整理に使い、既存システムとの恒久的な二重入力を増やさないようにします。注文がFAXやメールで届く場合は、受付の段階で二重登録を防ぐ方法も合わせて決めます（FAX・メールの注文をまとめる受注管理）。

複数倉庫、仕入先直送、独自の注文番号や版管理で対応付けが難しい場合は、不足する部分に絞って連携を検討します。仕入れや直送もつなぎたい場合は卸売の受発注・販売・在庫管理、内示と確定注文の差分が主題なら自動車部品の内示・確定受注・納入管理が関連します。

まず、分納中の注文を1件選び、合意した受注数から確定取消と出荷済みの数を差し引いてみてください。返品があれば、送り直す必要があるかを別に調べます。未出荷が0になった後も、返品対応と取引先への回答まで終えてから注文を閉じます。

出荷の途中で注文数量が変わる場合は、済んだ便とこれからの便を、変更前後の注文へ対応付けます。生コンの注文変更と出荷便の記録例で、戻り数量と請求の条件も追えます。

注文の明細と、取消・分納の記録を持って相談へ

参考出典

• SmileWorks「出庫予定数量がマイナスになっている」