貸した机は3点、戻ったのは2点。残り1点を誰に聞く？備品の貸出台帳

たとえば、貸した机は3点。2点は戻っているのに、台帳の「返却日」だけを見ると、全部戻ったようにも見えます。残りの1点を誰に尋ねればよいか分からなければ、日付の記入だけでは回収まで追えません。

少人数の職場で、備品10点を貸し出す例です（想定例）。9月15日の朝、回収担当が見る一覧から始めます。

9月15日に確認する未返却4点

基準日は2026年9月15日、期限超過は「未返却数が正、現行予定日が基準日より前」です。当日が期限の品は超過と分けます。

貸出ID／備品	未返却数	現行予定日	確認先／確認担当	次の作業
L001／机	1	09-18	営業窓口A／総務A	09-18 残り1点を受け取る
L003／PC-002	1	09-14	営業窓口C／総務A	09-15 返却時刻を聞く
L005／CAM-001	1	09-16	広報窓口E／総務A	09-16 予定日に受け取る
L008／SMP-002	1	09-14	評価窓口H／総務A	09-15 所在調査。対象外申請は未承認

期限を過ぎているのは、営業部へ貸したPCと評価先Bへ貸したサンプルです。まず受取人や窓口に所在を確かめ、対応内容と次に連絡する日を残します。朝の見回り担当を決め、休暇時の代行も共有しておくと、一覧を作っただけで止まりません。

品目と個体を分ける

最初に決めるのは、「同じ種類が何点あればよいか」と「貸したその1点が戻る必要があるか」です。品目IDは種類をまとめる番号、個体番号は一つひとつを区別する番号として使います。

PCは同じ型でもデータや修理履歴が異なるため、1台ずつ番号を付け、1行の貸出数を1にします。一方、同等の折り畳み机を区別する必要がない運用なら、品目ID「IT-DESK」、個体番号は空欄、数量3点で扱えます。

管理方法は、貸したその1点を追う必要があるかで決めます。机でも傷や点検履歴を1点ずつ追うなら個体番号を付けます。PC本体と電源をセットにする場合は、電源を「別の1点」と数えるのか、付属品として扱うのかもそろえます。本例は本体を1点と数えます。リネンのように同じ品が回収と納品を繰り返す場合は、1点ずつではなく数量の流れで追います（リネンの回収・仕上がり・納品の数量確認）。

この例の10点は、同種の机3点と、PC2点・プロジェクター1点・カメラ1点・ドリル1点・個体追跡するサンプル2点です。数量管理の机をまとめるため、貸出明細は8行になります。品目数、明細行数、現物の点数を混同しないことが出発点です。

貸出先・受取人・返却予定日を記録する

在庫板の公開テンプレートには、数量、返却予定日、返却日、返却数、未返却数を分けた項目説明があります（出典：在庫板「サンプル品貸出管理表」）。

添付台帳では、その項目を出発点に、貸出を識別する情報と、返却のたびに増える記録を分けました。「貸出ID」は貸出明細1行の番号です。同じ依頼でも品目や個体が違えば別IDにし、返却が増えても元のIDは変えません。

受渡し前に、貸出ID・品目ID・個体番号・貸出数に加え、貸出日、貸出先、受取人、当初予定日、確認担当をそろえます。確認先には、借り手へ連絡できる社内窓口などを記録します。「営業部」だけでは、実際に受け取った人や後任者へ問い合わせられないためです。私用連絡先など、回収に不要な情報まで集める必要はありません。

例えば机の貸出では、営業部の受取人Aに3点を渡し、当初予定日を9月14日、確認先を営業窓口A、確認担当を総務Aとしています。借り手が異動したら確認先を更新し、その理由も残します。引継ぎは台帳の場所を伝えるだけでなく、誰が残数を確かめるかまで決めます。

一部返却・延長・破損は履歴を残す

返却履歴には、その日に現物を受領した数量だけを追記します。下表の机は、9月10日と12日に1点ずつ戻っています。2回目に累計の「2」を入力すると、1＋2＝3点として全数返却になってしまいます。返却数累計は手入力せず、履歴から集計します。

返却履歴の記入例

日付はすべて2026年です。

「返したと連絡があった」段階では、現物確認済みにしません。確認担当が数量と品物を照らし合わせて確定した記録だけを累計へ反映します。入力を誤った記録は取消と理由を残し、正しい返却IDで登録し直します。

机は9月12日時点で2点返却、残り1点です。9月14日に延長を承認したら、延長履歴へ「旧予定日9月14日、新予定日9月18日、対象数1、理由は展示片付け、次予約なし、承認者は総務A」と記録します。当初予定日は消さず、承認された延長から現行予定日を表示します。希望日の連絡だけでは期限を動かしません。

添付版は、同じ貸出IDの残数すべてを同じ日まで延長する設計です。残り2点のうち1点だけを別期限にする場合は、返却・対象外処理との整合を取った明細分割が必要です。単に貸出行をコピーして数量を増やさないでください。

破損は返却とは別の軸です。ドリルは9月12日に現物1点を受領したため未返却数は0ですが、再貸出は不可です。工具棚に戻さず隔離し、修理後の点検結果と確認担当を処置履歴へ追加します。返却済みを、そのまま利用可能という意味で使わないようにします。

返却受付の後、工具は棚へ戻るのか

工具の貸出・返却・点検の操作例で、個体番号TL-007の充電ドリルを試せます。記事の机3点とは別の、架空の工具1点の例です。最初は返却が1日遅れており、使う人と現場、返却予定日が表示されています。

2026年11月1日に「受け取った（点検台へ）」を押すと、貸出中は11点から10点へ、点検待ちは3点から4点へ変わりました。TL-007は点検台へ移り、その場で再貸出にはなりません。

破損・動作・付属品・棚に戻したことを確認しても、点検者を選ばない間は「点検を終える」を押せませんでした。点検者を選んで完了すると、工具の記録に担当者付きの点検が増え、貸出の入力へ進めました。

自社の台帳で見たいのも、この三段階です。現物を受け取った日時、再使用を認めた点検、次に貸せる状態を別々に残します。返却担当と点検担当が違う場合は、返却数0の一覧だけでなく、点検を待つ現物と次の担当を照合してください。

この画面は個体1点の操作見本です。本稿の机のような一部返却や、残り1点だけの延長は、配布Excelの記入例と、自社で使う製品の操作で別に確かめます。

紛失申告だけで未返却数を減らさない

添付台帳の計算は、未返却数＝貸出数－現物確認済みの返却数累計－承認済みの返却対象外数です。返却対象外とは、譲渡などにより回収を求めないと確定した数量で、現物が戻った数量ではありません。

評価先Aへ貸したサンプル1点は、9月14日に譲渡が承認された想定です。返却数は0のまま、譲渡を認めた記録と承認者を添え、対象外確定数1で残数を0にします。評価先Bのサンプルは紛失申告と対象外申請があるだけなので、未返却数1を残します。「紛失」という状態名だけで回収一覧から消しません。

未返却一覧とは別に、返却済みの点検・修理待ちも見ます。

貸出ID／個体番号	返却日	現物状態	再貸出	確認担当
L004／PRJ-001	09-14	要点検	保留	設備B
L006／DRL-001	09-12	破損	不可	設備B

10点全体では返却5点、対象外確定1点、未返却4点です。返却5点のうち上表の2点は再貸出できません。残数が負になったときは0へ丸めず、返却の重複や過剰入力を調べます。記録の集計と、貸せる状態の判断を分けます。

Excelで続ける条件とシステム化する条件

更新担当が限られ、予約の重複を都度見分けられ、数式を維持できるなら、まずExcelの台帳を整える方法があります。複数拠点という理由だけで、直ちに独自開発が必要になるわけではありません。

Excelにも、対応版やOneDrive・SharePoint Onlineなどの保存先の条件を満たせば共同編集する仕組みがあります。比較するのは「共有できるか」だけでなく、重要な変更を誰が確定するか、同じ物への予約をどう照合するかです（出典：Microsoft Support「Excel ブックの共同編集」）。

方法	続けられる／合いやすい条件	導入前に確かめること
Excelを整える	更新担当が限られ、予約を都度照合できる	数式を維持し、返却・延長を追記できるか
既製品を使う	個体・数量・部分返却・点検の標準機能が合う	同じ記入例を再現し、権限・履歴・出力まで扱えるか
追加開発を比較する	拠点をまたぐ予約、固有の承認、他業務との接続がある	標準機能との差分と維持費を説明できるか

既製品の候補には、本稿と同じ「3点中2点返却、残り1点を延長、別の1点は破損」を入力して試します。部分返却ができても、破損品を次の予約へ割り当ててしまうなら、必要な手順を満たしていません。画面の機能名だけでなく、誰が受け取りを確かめるかまで試してください。

資料を使い始めるとき

使う前に： Microsoft 365のExcelで使います。入力表の最後の行でTabキーを押して行を追加し、青字の欄に記入します。集計は表全体を参照します。並べ替える場合も入力表全体を対象にし、貸出IDと履歴の変更順は変えないでください。

記入例と空欄版を収録した貸出台帳（Excel）と、日々の確認・引継ぎに使う確認チェック表（PDF）をダウンロードできます。

Excelの「使い方」を読み、「空_」で始まる各シートに入力します。最初に実運用の基準日と備品情報を設定し、貸出、返却、延長、対象外、点検を別々に記録します。「空_未返却」は入力せず自動表示を見ます。最初は机3点の貸出を1行だけ入力し、1点ずつ2回返却すると未返却1点になるかを確かめると、貸出と返却履歴の関係をつかめます。例の部署名や日付は自社の内容に置き換えます。

同じ返却記録の点検結果は、その数量全体に適用されます。良品と破損品が同時に戻った場合は、状態ごとに返却記録を分けます。

台帳の対象外も決めます。消耗品の払い出しは返却対象にせず、消費・在庫の記録へ分けます。法定点検がある機器は、貸出台帳だけで使用可否を決めません。機器別の点検記録・適用基準・確認者を照合します。愛知労働局も、特定自主検査では対象機械の基準とメーカー指定の基準値を確認するよう案内しています。本テンプレートは法定の検査記録を代替しません（出典：愛知労働局「特定自主検査基準の制定について」）。

共有方法や権限・履歴・移行範囲の判断は、Excel共有をWeb化する前に決める3つのことで整理しています。

10点・8明細の貸出台帳を通して見る

貸出台帳の完成見本

基準日は2026年9月15日。日付の年はすべて2026年です。横に長い台帳を3表に分けています。同じ貸出IDの行を対応させて読みます。「—」は個体番号を付けない数量管理、または返却実績なしを表します。

A. 貸した物と数量

貸出ID	品目ID	個体番号	品名	貸出数
L001	IT-DESK	—	折り畳み机	3
L002	IT-PC	PC-001	ノートPC	1
L003	IT-PC	PC-002	ノートPC	1
L004	IT-PRJ	PRJ-001	プロジェクター	1
L005	IT-CAM	CAM-001	カメラ	1
L006	IT-DRL	DRL-001	電動ドリル	1
L007	IT-SMP	SMP-001	評価用サンプル	1
L008	IT-SMP	SMP-002	評価用サンプル	1

B. 貸出先と期限・確認担当

貸出ID	貸出先／受取人	当初予定日	現行予定日	確認担当
L001	営業部／受取人A	09-14	09-18	総務A
L002	企画部／受取人B	09-11	09-11	総務A
L003	営業部／受取人C	09-14	09-14	総務A
L004	研修担当／受取人D	09-15	09-15	設備B
L005	広報部／受取人E	09-16	09-16	総務A
L006	保全部／受取人F	09-12	09-12	設備B
L007	評価先A／受取人G	09-14	09-14	総務A
L008	評価先B／受取人H	09-14	09-14	総務A

C. 返却実績と残数

貸出ID	最終返却日	返却数累計	対象外確定数	未返却数	状態
L001	09-12	2	0	1	一部返却
L002	09-11	1	0	0	返却済
L003	—	0	0	1	貸出中
L004	09-14	1	0	0	返却済
L005	—	0	0	1	貸出中
L006	09-12	1	0	0	返却済
L007	—	0	1	0	対象外完了
L008	—	0	0	1	貸出中

最終返却日は最後に現物を受領した日、返却数累計は返却履歴の合計です。返却済みは現物受領の状態であり、再貸出可を意味しません。L008は状態欄とは別に「紛失確認中」を記録しています。各返却日・各回の数量は、「一部返却・延長・破損は履歴を残す」の節とExcelの返却履歴に載せています。

複数現場を移る資機材なら、予約期間と移動中の所在を組み合わせる記録例が役立ちます（建設資機材の予約と所在を追う｜移動・返却の記録）。

個体台帳、返却予定、返却後の状態を自社の手順につなぐ相談が具体化した段階では、「備品・設備・貸出品管理システムの開発」をご覧ください。有償レンタルとして予約・期間・料金も扱う場合は、「レンタル品の予約・貸出・返却管理システムの開発」が対応する案内先です。

蔵書と利用者を結び、貸出期限や予約を扱う場合は図書館・資料室の貸出管理へ。収蔵品の所在、展示、貸出先を記録する場合は博物館・資料館の収蔵品管理で、物の単位と移動の履歴を整理できます。

参考出典

• 在庫板「サンプル品貸出管理表」
• Microsoft Support「Excel ブックの共同編集」
• 愛知労働局「特定自主検査基準の制定について」