催促したら「その日は休みです」。日報の未提出と訂正を見分ける集計方法

たとえば月末、日報のない人に連絡したら「その日は休みです」。翌朝届いた前日分を足すと、今度は集計月がずれます。回収した件数だけを見ていると、休日、提出の遅れ、数量の訂正が同じ空欄に見えてしまいます。

5人・3現場の2026年8月31日の日報で、未提出と訂正待ちを見分ける方法を説明します（想定例）。安全点検で必要な項目や写真は残し、事故報告は通常の日報と別に扱います。

現場の入力を減らしても、照合に必要な記録まではなくさないようにします。

日報を読む人に必要な入力だけを頼む

「念のため残す」を積み重ねる前に、読む人と使い道を組にします。現場責任者が進捗を確かめるなら、現場別・作業別の数量が中心です。事務担当が月報を作るなら、締めの対象期間、単位、確認者も必要になります。採算を判断する場合は、作業時間や原価との対応も必要です。

例では社員5人と3現場の予定を用意し、1人を休日とします。1人・1日・1現場につき日報1件、作業区分は1種類です。対象月は8月ですが、データは31日の1日分だけを扱います。

提出対象は、出勤予定の4件です。責任者が勤務予定と提出期限を整え、提出者が内容を記入します。数量と訂正は責任者が確かめて確定します。休出や現場変更があれば、予定も理由付きで更新します。複数現場・複数作業を扱う場合は、予定や明細を分けてから同じ照合を行います。

現場で入れるのは「いつ、どこで、何を、いくつ」

現場の入力は「いつ、どこで、何を、いくつ」を基本にします。作業日は実際に作業した日、提出日時は事務所側が受け付けた日時です。スマホ用の画面では、提出者をログイン情報から設定し、現場と作業区分を選択式にすると、毎回文章を書く負担を減らせます。

例では、配線はm、清掃は㎡、梱包は箱と決めます。数量が0なら0を入力し、未入力とは区別します。同じmでも異なる作業をまとめないよう、現場・作業区分・数量単位を集計の組にします。本例は整数を使い、丸めを行いません。小数を使う業務では、桁数と丸める段階を先に決めます。

表1は予定と報告の対応です。E03は9月1日に提出していますが、作業日は8月31日のままです。提出日の月で分けると8月の清掃30㎡が抜け、9月側に混ざります。訂正版は同じ予定IDに付けます。

表1｜勤務予定と日報の記入例（想定例）

全行の作業日は2026年8月31日。採用値は9月1日10時時点。時刻は日本時間です。

予定ID／社員ID	現場ID／勤務予定	作業区分／数量単位	採用数量／版
P0831-01／E01	S01／出勤	配線／m	12／v1
P0831-02／E02	S01／出勤	配線／m	10／v2
P0831-03／E03	S02／出勤	清掃／㎡	30／v1
P0831-04／E04	S03／出勤	梱包／箱	6／v1
P0831-05／E05	S03／休日	—	対象外

日報の提出・訂正・確認時刻を照合する

表1の提出・確認履歴（想定例）

予定ID／版	提出日時	数量	確認日時
P0831-01／v1	8/31 16:45	12m	8/31 17:00
P0831-02／v1	8/31 17:00	8m	8/31 17:10
P0831-02／v2	8/31 17:30	10m	9/1 09:00
P0831-03／v1	9/1 08:30	30㎡	9/1 09:10
P0831-04／v1	8/31 16:50	6箱	8/31 17:05

確認者はいずれもM01。E02の訂正理由は数量の転記誤り（8m→10m）です。E05は休日のため日報がなく、S03は予定上の所属現場です。

入力を短くしても、予定ID・社員ID・受付時刻・版などの管理情報は残します。写真は必要な作業や異常時に絞る設計を検討しますが、契約や社内基準で必要とされる記録は省きません。

休日、未提出、訂正待ちを見分ける

未提出を探す順番は、勤務予定、提出期限、報告の有無です。休日・対象外には理由を付けて提出対象から外し、期限前の空欄は「期限前」、期限を過ぎても届かないものは「未提出」とします。届いている報告は、内容確認が終わっていなくても提出済みとして数えます。

NipoPlusの公式ヘルプは、スタッフと日付の一覧で提出状況を見られ、シフトと合わせて休日を確認できると説明しています。表示される日報は閲覧範囲や検索・表示件数の影響を受けるため、催促する前に日付の基準、閲覧設定、絞り込みを確かめます。

8月31日18時には、E03だけが未提出です。E05は休日なので催促しません。E03は翌日8時30分の受信で提出済みに変わりますが、期限に遅れた事実は残します。

表2｜未提出一覧と訂正確認の変化（想定例）

作業日は2026年8月31日。出勤4件の提出期限は同日18時です。

対象	8/31 18:00時点	9/1 10:00時点
E01／S01	提出済み・確定	提出済み・確定
E02／S01	提出済み・訂正確認待ち	提出済み・v2確定
E03／S02	未提出	提出済み（遅延）・確定
E04／S03	提出済み・確定	提出済み・確定
E05／S03	対象外（休日）	対象外（休日）

全員提出しても、期限内提出率は75％のまま

清掃担当（E03）の翌朝の提出で、未提出は1件から0件へ。提出率は3/4＝75％から4/4＝100％になります。休日の1人を分母に入れないためです。一方、期限までに届いたのは3件なので、期限内提出率は75％のまま。回収漏れをなくすことと、期限に間に合わせることは、別の数字で確かめます。

E02は同日17時30分に数量を8mから10mへ訂正しました。旧版の行を消さず、新版に訂正理由を付け、M01が9月1日9時に確認します。本例では、新版の確認中は旧版も集計から外して保留し、確認後に10mを採用します。数量が空欄、確認日時が未入力といった不備も、受信件数を減らさず、集計の前に解消します。

月締め後の訂正は、確定済み月報を無断で変えず、再締めか翌月調整かを責任者が決め、変更前後の出力を保存します。

提出がそろったら、集計できる件数を数える

提出率と数量の合計は、別々に確かめます。版違いを含む履歴5行を「提出5件」と数えず、予定ID単位の日報4件へ戻します。

月次集計では、作業日が対象月内で、判定時点までに届いた最新版を選びます。勤務予定との対応、数量と単位、確認者・確認日時がそろった通常日報だけを集計します。訂正確認中は除外するため、8月31日18時の集計可能件数は2件、9月1日10時は4件です。

表3｜作業日でまとめる月次集計例（想定例）

対象月は2026年8月、入力範囲は8月31日の1日分のみ。判定時点は9月1日10時です。

現場／作業区分	数量単位	集計対象件数	確定数量
S01／配線	m	2件	22
S02／清掃	㎡	1件	30
S03／梱包	箱	1件	6

提出対象4件＝提出済み4件＝集計対象4件です。S01は12m＋10m＝22mとし、旧版8mは足しません。件数は2＋1＋1＝4件と照合できますが、22m・30㎡・6箱を足す総数量欄は作りません。

配布Excelは、見本と空欄版のそれぞれに「設定」「予定」「履歴」「照合」「未提出」「月次」を用意しています。作業日で期間を選び、判定時点までの受信と確認を区切ります。未提出一覧と照合表で不足・確認待ちを調べ、月次の件数差と入力エラーを見てください。

予定表に書き漏らした人や日は、数式だけでは発見できません。勤務表の全員・全日と突き合わせてから締めます。安全点検や事故報告は、関連する記録とも照らします。

期限ちょうどと、1秒後の提出を分けてみる

提出期限は8月31日18:00、対象は出勤予定の4件です。休日のE05を分母へ入れず、訂正確認中のE02は旧版も数量集計から外す、という本文の条件で計算します。

判定する時点・条件	提出と集計の結果
E03の提出だけを8/31 18:00へ変える	期限内4件。内容の確認がまだなら、数量集計の確定件数は増えない
E03を8/31 18:00:01へ変え、翌日に見る	提出済みでも期限内は3件。1秒の遅れを翌日の回収で消さない

期限と訂正版を照合する教材（ZIP）の daily で、元の記入例の二時点と、この二つの境界条件を計算できます。2026年10月26日に、基準時刻、勤務対象、最新版、確認日時、数量単位を分けて照合しました。日報サービスや実際の勤務・通知を試した結果ではありません。

導入時は、自社の「期限内」が受付時刻と送信時刻のどちらかを決めます。端末の時刻だけでなく、採用する受付記録をそろえて試してください。後から勤務予定を訂正する場合も、提出率を良く見せるために休日へ変えず、変更理由と確認担当を残します。

手入力で照合する資料

Excelは手入力で照合する資料です。スマホからの送信や写真保存は含みません。空欄版は予定200行、履歴250行、集計20組まで使えます。容量を増やす場合は、行の追加に合わせて数式の参照範囲も延長してください。

• 日報照合テンプレート（Excel・見本と空欄版）
• 月締めチェック表（PDF・空欄版と記入例）
• 月締めチェック表の編集用Word

現場で提出を終えられる道具を選ぶ

スマホで入力できても、現場で提出を完了できるとは限りません。実際の端末で、圏外で保存する、アプリを閉じて開き直す、電波が戻ってから送る、事務所で受信を見る、という順に試します。端末内に残った下書きは提出済みに数えません。写真だけが未送信のときの表示、再送で同じ報告が増えないか、必要な写真を報告IDから探せるかも試します。

E03の例を使えば、翌日提出になっても作業日は8月31日のままか、受信後に未提出表示が消えるかを試せます。写真には写してよい範囲、閲覧者、保存先、削除の担当を決めます。

少人数で責任者が予定と訂正を直接確認できるなら、フォームとExcelから始める方法があります。既製の日報アプリで、日付基準・勤務予定・訂正確認・月報出力・端末条件が合えば、その機能を利用できます。合わない部分が勤怠との連携、現場ごとの確認順、取引先指定の月報などに絞れた段階で、専用開発との比較に進みます。日報ではなく、一度きりのアンケートで未回答と重複を追う場合は、アンケートの未回答・重複・集計の管理が近い進め方です。

まず、直近1日分の勤務予定と日報を並べ、休日・未提出・訂正待ちのどれかを見分けられるか試してください。点検結果・写真・再点検の管理が中心なら、検査表・点検記録の電子化システム開発をご覧ください。紙やFAXの控えを残すところから始めたい場合は、紙・FAX・手書きのデータ化｜確認と訂正の進め方が参考になります。

日報に未実施の作業が残った場合は、担当変更や再訪予定を関係者へ渡す記録につなげられます（訪問サービスの予定変更｜担当・移動・再訪の管理）。

日報・現場報告の開発内容を見る

参考出典

公式ヘルプは最終更新2026年8月17日、2026年9月15日に確認しました。提出状況表示、シフト連動、閲覧・検索・表示件数の条件を参照しています。

• NipoPlus「日報の提出状況と未提出者を一覧で確認する」