朝に欠勤、午後は雨で延期。訪問サービスの予定変更をどう共有する？

再訪予定を作った後も、元の訪問の未実施分を追えるようにします。

対象は、清掃・家事代行・保守などの非医療訪問サービスです。医療・介護の法定記録や人員配置判断には使えません。

2026年9月16日のスタッフ3人・6訪問先で見ていきます（想定例）。欠勤者の2件を別のスタッフへ振り替えるため、対応できる作業、移動時間、他の訪問予定を確かめます。

一回の訪問で決めること

契約には訪問の周期、対象拠点、作業範囲、担当条件、延期や請求の扱いを残します。訪問予定には、その契約に基づく一回分の日付・時刻・担当を付けます。実施結果は訪問ごとの番号に対応させ、実際にできた内容と残った内容を記録します。ホテルの客室清掃のように、訪問ではなく部屋ごとに作業を回す場合は、予約と部屋の状態を結びます（客室清掃を予約情報とつなぐ方法）。

契約IDは継続する約束、訪問IDは一回の手配を識別する番号です。担当交代でも元の訪問IDを残し、変更前後と更新者を記録します。再訪を別枠にする場合は、新しい再訪IDを付けて元訪問IDへひも付けます。

週次契約2件にそれぞれ3拠点を含めます。変更後の結果は同日16時時点です。移動時間は仮定です。

契約	訪問先と条件
C-01	北地域のA・B・C。毎週水曜、各拠点1回・60分の室内清掃。時刻・担当変更は窓口の了承を得ます。
C-02	南地域のD・E・F。毎週水曜、各拠点1回・60分。Dは雨天延期、Eは屋根付き通路、Fは屋内です。

今回だけの振替とし、9月23日の定期予定は元の時刻で残します。

作業内容と移動時間から、担当者を選ぶ

SELECTTYPEの公式設定解説には、スタッフの登録、利用時間メニューに対応するスタッフの指定、派遣エリア・作業内容の選択肢、スタッフごとの勤務シフト設定があります。スタッフ条件や地域・時間を整理して予約を受け付ける際の参考になります。

手配担当は、作業への対応、担当可能地域、勤務・休憩、顧客の指名条件を照合し、前後の訪問へ移動できるかも確認します。エリアの選択肢の設定だけで、現場までの移動時間を判断することはできません。

スタッフ	対応条件と当日の担当（想定例）
青木（S01）	北の室内清掃に対応。9月16日は終日欠勤。
石井（S02）	北・南の室内清掃、共用部清掃、外周洗浄に対応。Cの後にA・Bを代替。
森（S03）	南の屋根付き通路・共用部清掃に対応。E・Fを担当。北の室内清掃は割当対象外。

欠勤の朝、二つの訪問先を振り替える

8時に青木の欠勤を受け付け、8時10分までに南地域のDの雨天延期を共有します。北地域にも対応できる石井に時間ができるため、A・Bの代替を相談します。両訪問先の窓口と石井から8時20分に時刻変更・代替の了承を得て、手配担当が8時25分に予定v2を確定します。青木には当日の割当解除を通知し、Dの未実施は請求担当にも引き継ぎます。

手配担当は、変更を受け付け、担当条件を確認し、関係者の受領・了承を得てから予定を確定します。通知には訪問ID、変更前後の日時・担当、変更理由、返信期限、確定者を含めます。社内の更新先は一つに決め、チャットや電話の内容も同じ台帳へ戻します。

通知の記入例：V-01／A／9月16日。青木9:00〜10:00から石井10:40〜11:40へ変更。理由：担当欠勤。A窓口・石井は8:20までに受領と対応可否を返信。8:25、手配担当がv2を確定。

送信済みや既読だけでは、作業を引き受けたとは扱いません。期限までに返答がなければ電話などで再確認し、成立しなければ調整中のまま顧客へ連絡します。顧客には自分の訪問分だけを通知し、他の顧客の予定、鍵の保管場所、暗証番号を共通表へ載せません。

図1　スタッフ3人・週次契約2件・6訪問先の変更前後（想定例）。9月16日8:25確定の予定と同日16:00時点の結果を示しています。移動時間は想定値です。

石井がA・Bを回れるか、図の時刻を確かめる

石井のCは10時終了、変更後のAは10時40分開始です。確保できる40分を、想定移動25分と移動余裕15分に分けます。AからBも同じ条件です。交通や現場の状況で移動が長引く見込みなら、開始時刻を再調整します。

3人の勤務は8時30分〜16時30分とし、石井の休憩は変更前の11時〜12時から13時20分〜14時20分へ組み直します。Dの延期が確定していなければ、Bの代替と13時のDが重なるため、この配置にはできません。

石井・森は8時30分に事務所を出発し、初回移動20分と余裕10分を見込みます。E・Fは屋根付き・屋内作業なので、雨天で延期したDの外周洗浄とは条件が異なります。C・Eの予定は変更せず、Fは予定時刻を維持したまま、後で未実施の20分を記録します。

訪問できても、一部の作業が残ったら

作業報告では、予定していた作業、実施した内容、未実施内容と理由、次の対応を分けます。訪問や写真提出だけで、契約した作業すべての完了とは扱いません。現場担当が報告し、手配担当が内容を確認してから実施状態を更新します。

訪問先Fでは10時40分〜11時20分に入口清掃40分を実施しましたが、倉庫の鍵を受け取れず、倉庫清掃20分が残りました。予定欄の終了11時40分を実績へコピーせず、実施状態を「一部未実施」、理由を「鍵未受領」、次の対応を「鍵の受渡し調整とR-06への引継ぎ」にします。

訪問先Dでは外周洗浄60分が未実施です。延期は予定の状態、未実施は作業結果として別々に残します。例の結果は完了4件、一部未実施1件、未実施1件。予定作業360分のうち実施280分、残り80分です。

再訪と請求に、実施した内容を渡す

再訪を確定した後も、残作業を追う

未実施分には、元訪問ID、再訪ID、作業内容、担当、日時、受入条件を残します。Dの外周洗浄は9月17日13時〜14時、Fの倉庫清掃は同日14時40分〜15時に、石井が再訪する予定です。DからFは移動25分と余裕15分を見込みます。

9月16日15時40分に各窓口と石井の了承を得て、16時に手配担当が再訪予定を確定します。Dは雨天なら再調整し、Fは事前に鍵の受渡しを確認します。再訪は実施前なので、元の訪問記録ではDを未実施、Fを一部未実施のまま残します。9月23日の定期分へ残作業を重ねたり、定期分を無断で省いたりしません。

請求担当へ、契約と実施内容を渡す

この例の契約では、完了したA・B・C・Eを請求の対象候補とし、請求担当の承認を待ちます。未実施のDの作業代は対象外、部分実施のFは契約条件の確認まで保留です。実際の料金や延期料は自社契約に従い、完了件数や作業時間だけで請求を自動確定しません。

請求担当には、契約ID、元訪問ID、実施内容、未実施理由、再訪ID、対象候補・対象外・保留の区分を渡します。再訪後も同じ作業代を元の訪問と再訪の両方に載せないよう、どの記録で請求するかを確認します。

予定表・既製品・追加開発を選ぶ目安

件数が少なく、手配担当が変更・了承・未実施を確認できるなら、まず予定表を使う方法があります。既製品では、一回だけの変更、担当条件、履歴、報告、データの受渡しを試し、自社の運用で補えるかを確認します。

契約と訪問の対応付けが複雑で、現場・手配・請求の間に転記や確認の抜けが残るなら、既製品を残した連携や必要部分の追加開発も選択肢です。まず困る一種類の変更を、誰が入力し誰が確定するかで比べます。

訪問予定の管理表（Excel）には、記入例と同じ列の空欄版、連絡履歴、実施・再訪欄、移動時間の確認、12項目のチェック表を収録しています。印刷用チェック表（PDF）も、記入例と未記入版を使えます。空欄版をコピーし、契約条件と通知期限を自社用に決めてから入力してください。

清掃の契約・巡回・報告が中心なら清掃会社向けの管理、庭や場所ごとの年間作業と雨天振替が中心なら造園会社の現場・年間作業管理が相談先です。

訪問後の記録を月次集計へ渡す際は、未提出と訂正待ちを別々に把握します（日報の回収と集計｜未提出・訂正・月締めの管理）。

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参考出典

• SELECTTYPE「家事代行サービスの予約システムセットアップ方法（スタッフ指名タイプ）」

出典確認日：2026年9月15日。スタッフ・対応メニュー・派遣エリア・作業内容・勤務シフトの設定説明を参照しています。契約と訪問の番号、変更への了承、再訪、請求保留の分け方は運用提案です。