清掃日が未定の依頼が、一覧から消えていた。本番トライアル開発の進み方の想定例

月曜の朝、案件管理を担当する高橋さんは、先週の問い合わせメールを探しています。代表アドレスの受信箱、自分のExcel、担当者ごとのメモ。どれが最新かは、開いてみるまで分かりません。

相談前の状態

高橋さんの会社では、問い合わせは代表メールへ届き、気づいた人がExcelへ転記しています。見積書は別のフォルダにあり、案件の進み具合は担当者ごとのメモの中。「あの現場、いまどうなっていますか」に即答できるのは、受けた本人だけです。

経営者は案件全体を見たい。担当者は自分の案件だけ扱えれば十分。金額を見られる人は絞りたい。会計ソフトとの連携、スマートフォン専用アプリ、AIによる自動提案にも興味はあるものの、初回から全部を望むと、完成の条件がどこまでも広がっていきます。

困りごとと利用者を整理する

最初の相談で整理するのは、作りたい画面の枚数より、問い合わせを受けてから案件が完了するまでの流れです。高橋さんの会社なら、誰が受信箱を見て、誰が見積書を作り、経営者がどの数字を確認するか。それぞれが何を入力し、どこで判断するかを書き出します。この確認を、つくり手が現場に入り込んで行う進め方は、FDE型開発とは｜現場で見つけ、一緒につくる進め方で説明しています。

見るのは、現在のExcel、問い合わせメールの例、見積書のひな型、案件の状態名といった手元の材料です。相談前に整理する項目はシステム開発の相見積り｜条件をそろえる比較表、要件を決める順番は開発相談前の要件整理｜受注から出荷の記入例がそのまま使えます。

初回に入れる範囲を、先に絞る

今回の完成品に入れる範囲は、4点に絞りました。

• 問い合わせと顧客情報を登録する
• 案件を一覧・検索し、担当者を見る
• 進捗状態と次の期限を記録する
• 必要な情報をCSVで出力する

会計ソフト連携、スマートフォン専用アプリ、AIによる自動提案は初回の対象外です。高橋さんが今困っているのは、担当者がいないと依頼の状況が分からないこと。まず、誰が次に何をするかを共有できる範囲を選びます。

一件の清掃依頼で、担当交代を試す

高橋さんの会社に「来月の清掃をお願いしたい。日程は後で連絡する」という依頼が届いたとします。担当の佐々木さんが登録し、翌日から休みに入る場面です。

最初の画面案では、清掃日が空欄の案件は期限順の一覧に出ませんでした。高橋さんが引き継ぐには、清掃日の確定を待つより先に、顧客へ日程を問い合わせる必要があります。そこで、実施日とは別に「次に確認する期限」を持つことにします。元から必要としていた期限が何を指すかを、この一件で具体化します。

担当を高橋さんへ変えたら、引継ぎ前の問い合わせとメモを読めるか、次の連絡期限が一覧に出るかを試します。佐々木さんの画面で見えるだけでは、引継ぎができたとは判断できません。金額を閲覧できる人は、別に決めた範囲を維持します。

完成の合図を、操作で決める

「案件管理ができる」という言葉のままでは、検収の日に判断が割れます。そこで高橋さんの会社では、代表的な操作ごとに期待結果を決めました。

• 問い合わせを登録すると、担当者と次の期限を設定できる
• 一覧を条件で絞り込み、期限が近い案件を見られる
• 担当者は許可された案件を更新でき、経営者は全体を見られる
• CSV出力に必要な項目が含まれ、別の表計算ソフトで開ける
• 更新に失敗した場合、利用者に失敗が分かり、同じ内容が二重登録されない

受入れの日にはシステムの受入テスト・検収で確かめることに沿って、期待結果と実際の結果を一つずつ記録します。

見積りと契約に、確かめる範囲を残す

問い合わせから担当交代、期限の管理、出力までを今回の範囲とし、完成条件と対象外の機能を書面にします。開発費総額、外部サービス費、発注側が用意する資料もそろえます。支払いや終了時の扱いは、本番トライアル開発とは｜完成品を業務で確かめるを確認し、契約で合意します。

検収の日にやること

完成の連絡が来たら、先ほどの清掃日が未定の依頼を登録し、佐々木さんから高橋さんへ担当を変えます。引継ぎ先でメモと次の期限を見て、必要な項目をCSVへ出力します。通常の登録だけでなく、相談時に決めた例外を最後まで試します。

期待結果と違う点は記録し、合意した完成条件を満たさない点は修正対象として扱います。会計連携やAIによる自動提案など、初回の対象外にした要望はここへ混ぜず、完成後の追加候補に残します。

本番の業務で走らせてみる

検収後の本番利用では、高橋さんが朝の一覧で連絡期限の近い案件を見ます。入力項目が多すぎないか、検索条件が現場の探し方に合うか、期限の管理が日々の作業へ組み込めるか。使いながら見ていきます。

ここで見つかったことは、不具合、使い方の調整、機能追加に分けます。新しい要望が出た場合は、影響する範囲と費用を見積もってから進めます。

続けるかどうかは、使ってから決める

高橋さんが確かめるのは、担当者が休んでも依頼を引き取れるか、清掃日が未定のまま忘れられる案件がないか、念のため別のExcelへ書き直していないかです。使う人の感想と実際の案件記録を照らし、残る困りごとと対応範囲をそろえてから継続を判断します。

終了も選べるよう、問い合わせ、顧客、案件、期限をどの形式で受け取るかは契約前に決めます。継続の判断時には、出力した一件を開き、必要な記録を読めるかも確かめます。

よくある質問

もっと小さい会社でも同じですか？

進め方は使えますが、少人数なら簡単とは限りません。複数拠点、外部スタッフ、例外的な依頼、他のシステムとの連携があれば、決めることは増えます。人数とともに、仕事の流れと例外から範囲を決めます。

初回の範囲はどう決めますか？

毎日の業務が止まっている場所から決めます。この想定例では、問い合わせの登録から期限の管理までを先に入れ、会計ソフト連携やAIによる自動提案は後の追加候補に回しました。

この例で継続を判断するときに見るのは、清掃日が未定でも、担当者が休んでも、次に動く人が依頼を見つけられることです。自社で試したい一件を決めると、開発前に合意する完成条件も具体的になります。

自社の業務を想定例に当てはめて相談する