「見積りを早く作りたい」と相談する前に、直近の一件をたどってみます。作成そのものは15分でも、見る人が不在で二日止まっていたなら、先に変えたいのは計算の速さより、確認の受け渡しです。
約4分で読めます
作るのは15分、
待つのは2日。
システム化の前に
「止まっている所」を
探す棚卸し表
直近の見積りを一件選び、依頼から回答までをたどります。作業時間と待ち時間、入力元、渡す相手を記入すると、変えたい仕事が具体的に。分からない欄も相談材料として渡せる、業務棚卸しの記入例付き。
影山 湧亮 / NeoLogic株式会社 代表取締役。元警視庁。現場業務の整理と生成AI活用・Webシステム開発を一貫して担当。
この例のように（想定例）、業務の棚卸しでは、欲しい機能を書き出す前に、誰が、どこで、何を待っているかを、実際の一件で確かめます。分からない欄は、そのまま相談の材料になります。
直近の見積りを、依頼から回答まで追う
例の会社では、営業担当がメールで依頼を受け、Excelで見積書を作り、代表が目を通した後に顧客へ送っています。見積りは月30件、作成は一件およそ15分という設定です。作成時間と確認待ちの二日は分けて記録します。
| 仕事の場面 | 誰が、何を使うか | 困っていること |
|---|---|---|
| 依頼を受ける | 営業が代表メールを見る | 担当が決まったか、受信箱だけでは分からない |
| 見積りを作る | 営業がExcelへ条件を入力 | 古い単価のファイルを使うことがある |
| 内容を見直す | 代表が見積書と依頼メールを見る | 不在時に代わって見る人が未定 |
| 顧客へ回答する | 営業が代表の見た見積書を送る | 差し替えた理由が個人のメールにしか残らない |
この会社では、代表の不在時に誰へ回せるかを先に決めます。そのうえで、見積書と依頼内容を同じ場所で読めるようにする案が考えられます。金額を承認してよい人は、営業の入力担当とは分けて決めます。
普段と違う一件も加える
通常の流れを追えたら、数量の変更、取消、再発行、担当者不在など、最近困った場面を一つ加えます。すべての例外を思い出す必要はありません。
見積りを送った後で数量が変わったなら、誰が変更を受け、どの見積書を直し、誰がもう一度見るのかを追います。古い見積書を残すのか、顧客へ差し替えを伝えた記録があるかも調べます。最新のファイル名だけでは、当時の約束が分からなくなるためです。
過去のExcelや紙の控えは、移行するものと、参照用に保管すればよいものを分けます。保存が必要な期間や条件を調べてから扱いを決め、古いという理由だけで削除しません。
自社の仕事を記入する棚卸し表
次の表で、先ほどの一件を依頼から送付までまとめます。分かる欄からメモへ写し、未測定の時間は「未測定」、概算の数字は「概算」と書きます。
| 書く項目 | 見積り業務の記入例 |
|---|---|
| 始まりと終わり | メールで依頼を受け、代表が見た見積書を顧客へ送るまで |
| 担当 | 作成と送付は営業、金額を見るのは代表。不在時の代行は未定。代表に聞く |
| 件数・作業時間・待ち時間 | 月30件、作成約15分／件。今回の確認待ちは二日 |
| 入力元 | 顧客の依頼メールにある商品・数量・希望期限と、社内の単価表 |
| 道具と出力先 | Excelで作成し、PDFを代表へ回し、代表が見た後に顧客へ送付。送付した版を案件の控えに保管 |
| 途中の状態と完了 | 作成中、社内確認待ち、条件確認のため保留、送付済み。顧客への送付までで、この業務は完了 |
| 更新する情報 | 顧客名、数量、単価、期限。正式な単価表と更新担当は未定。営業責任者に聞く |
| 例外 | 数量変更による再発行。古い見積書と差し替え理由を残す |
| 見る・直す・承認する人 | 営業は担当案件を作成・訂正、金額の承認は代表 |
| 残す記録 | 受け取った依頼、見積書の各版、見た人、送付日時 |
| 既存データの扱い | 進行中の見積りは移行候補。過去の送付済みPDFは参照用に保管する案。保存期間と保管先は管理担当に聞く |
| 最初に調べること | 代表へ代行者を相談する。営業に直近の見積りを見せてもらい、確認待ちがほかでも起きたか調べる |
個人情報や契約情報を含む原本を相談先へ渡す場合は、共有してよい範囲を決めておきます。説明に不要な氏名や取引先名は伏せても、列の種類や仕事の流れは伝えられます。外部スタッフが関わる場合は、見せてよい資料の範囲も相談先へ伝えます。
困りごとは、回数と影響を一緒に見る
候補がいくつか出たら、頻度、間違えたときの影響、担当者による判断の違いで比べます。見積書の作成を数分短くする案と、古い単価で顧客へ回答するミスを防ぐ案では、効果の見方が違います。
毎日の転記でも、次の担当者がほとんど困っていないなら急がない選択があります。反対に、月に一度でも請求や納期に大きく響くなら先に調べます。金額や期限を人が見ていること自体を、なくすべき無駄とは扱いません。同じ内容の打ち直しを減らしても、人の目は残せます。
改善する順番を記入例で比べたい場合は、使われないシステムを直す｜改善要望の選び方が参考になります。
相談には、メモと普段の資料を一組で持っていく
棚卸し表に、実際に使っているExcelの項目や帳票のひな形を添えると、言葉だけでは伝わらない作業が見えます。今回の例なら、見積書と、確認待ちになった一件の流れが出発点です。代行者が未定なら、その欄を無理に埋める必要はありません。
Accessが中心ならAccess・VBAのWeb移行｜残す範囲の決め方、紙・FAXが中心なら紙・FAX・手書きのデータ化｜確認と訂正の進め方へ進めます。作りたい範囲や希望時期を添えて見積りを依頼する準備は、システム開発の相見積り｜条件をそろえる比較表で整理しています。
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「確定」ボタン1つで処理は3つ。Access・VBAをWebへ移す前に調べること
出荷ボタンの先には、在庫更新、納品書、CSVの受け渡しがつながっています。処理をたどる記入例から、Accessで残す部分とWebへ移す部分を判断。業務担当者が用意する資料と、技術担当者へ頼む調査も分かります。