AIで業務を効率化するには？会議・問い合わせ・書類を仕事別の例で見る

仕事別の例

AIの使いどころと、人が確かめること

見本は登録なしで動かせます。どの例も、AIが作るのは下書きまでで、確定は人が行います。

部署ごとの例

部署ごとの使いどころ

部署が違っても、AIがしているのは「読む・まとめる・下書きする」のどれかです。

効率化の3つの型

AIに任せる作業の型

型	仕事の例	向かないとき
読む	長い契約書や大量の書類から、必要な箇所を探して抜き出す	手書きがかすれている、形式が毎回違う
まとめる	会議や問い合わせの記録を短くし、種類ごとに分ける	元の記録に、大事な内容が書かれていない
下書きする	返信、報告書、提案書のたたき台を作る	毎回同じ文で足りる

どの型でも、元になる記録が残っていることが前提です。口頭だけで決まった内容は、AIにも分かりません。

最初の仕事を選ぶ（想定例）

卸売会社で、3つの候補を比べます（想定例）。

3つの候補を、4つの点で比べる

見ること	問い合わせの返信	会議の議事録	見積りに添える文
月の件数	約120件	約8回	約40件
文章を書く量	多い	多い	少ない
間違えたときの直しやすさ	送る前に直せる	あとから直せる	金額を含むので慎重に
元になる記録	届いたメール	録音か、手書きのメモ	見積りの明細

この会社では、問い合わせの返信から始めます。件数が多く、元のメールが残っていて、送る前に人が直せるからです。議事録は件数が少なく、比べられる数がたまるまで時間がかかります。見積りに添える文は、金額を含むのであとに回します。

仕事の流れはこう変わる（想定例）

問い合わせの返信で、AIを入れる前と後を並べます（想定例）。

返信1件の流れ

順番	入れる前	入れたあと
1	メールを読む	メールを読む
2	過去の返信や資料を探す	メールと資料をAIに渡す
3	返信を書く	AIの下書きを読む
4	見直して送る	数字・名前・約束を確かめて直す
5	—	見直して送る

手順は1つ増えます。減るのは、探す時間と書く時間です。確かめる手順を省くと、速くはなりますが、間違いがそのまま相手に届きます。

1件あたりの時間で比べる（想定例）

月120件の問い合わせに返信している会社で比べます（想定例）。

返信1件にかかる時間

作業	自分で書く	AIの下書きを直す	直しが多い場合
調べる・入力する	3分	1分	1分
書く・直す	6分	4分	9分
見直す	1分	1分	1分
1件の合計	10分	6分	11分
月120件の合計	20時間	12時間	22時間

直しが4分で済めば、月に8時間が空きます。直しに9分かかる内容では、自分で書くより2時間長くなります。試すときは、下書きが出るまでの速さより、直し終えるまでの時間を測ります。

人が確かめる3つの場所

AIの文は自然に読めるので、間違いに気づきにくくなります。全部を読み直すと時間が戻ってしまうので、見る場所を3つに絞ります。

• 数字。金額、数量、日付です。
• 固有の名前。会社名、人の名前、品番です。
• 約束にあたる内容。納期、値引き、できる・できないの返事です。

この3つは、間違えたときに相手へ迷惑がかかる場所です。それ以外の言い回しは、意味が通っていればそのまま使います。

効率が上がらない場面

AIの下書きを直す時間が、最初から書く時間より長いと、仕事は速くなりません。毎回同じ文で足りる連絡は、定型文のほうが早く確実です（その仕事にAIは必要？）。

金額の計算や在庫の引き当てのように、答えが1つに決まる処理も、AIより決まった式のほうが向いています。

効果を確かめる

「速くなった気がする」で終わらせず、同じ件数で、作業を始めてから確認を終えるまでの時間を比べます。空いた時間が、支払いの減少や受注の増加につながったかは、分けて見ます（AI導入の効果測定）。

2週間の試し方（想定例）

仕事を1つ選び、入れてよい情報を決め、2週間ほど試します。道具は、仕事と扱う情報が決まってから選びます（生成AIツールの選び方）。

試す間は、毎日4つを記録します（想定例）。

毎日の記録

記録するもの	書き方	記入例
件数	その日にAIを使った件数	8件
1件の時間	始めてから、確認を終えるまで	平均6分
大きく直した件数	下書きの半分以上を書き直した件数	2件
困ったこと	短い言葉で	品番を1つ間違えた

続けるかの目安は、試す前に決めておきます。たとえば「1件の時間が2割以上短くなり、大きく直した件数が全体の2割より少ない」です。目安を先に決めておくと、気分ではなく記録で決められます。

うまくいかないときに見直すこと

直しが多いときは、AIに渡す情報が足りていないことがあります。過去のよい返信や、決まった言い回しを一緒に渡します。

人によって結果が違うときは、頼み方がばらばらになっています。うまくいった頼み方を1つ選び、そろえます（AIへの頼み方）。

だんだん使われなくなるときは、使う場面が決まっていません。「問い合わせが届いたら、まず下書きを作る」のように、仕事の手順に組み込みます。

よくある質問

無料のAIでも使えますか

試すことはできます。ただ、入力した内容の扱いは契約ごとに違います。会社で使うなら、法人向けの契約の条件を比べます（会社で使うAIの契約）。

入力した情報が外に漏れませんか

サービスと設定によります。先に、入れない情報を決めておきます（生成AIの情報漏えいを防ぐ7つの社内ルール）。

どの仕事から始めるとよいですか

件数が多く、文章を扱い、間違えても人が直せる仕事です。金額や契約を確定する仕事は、あとに回します。

AIの答えが間違っていたらどうしますか

確定の前に人が見ます。見る場所は、出どころ、数字、日付です（AIの回答を確かめる）。

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参考出典

• 総務省「令和8年版 情報通信白書（概要）」2026年7月。企業の生成AIの利用状況と業務類型ごとの活用状況を参照（2026年11月12日確認）（PDF）