出席62人は変わらないのに、料理も椅子も変わる。婚礼の変更を関係部署へ伝える方法

たとえば、料理の確定期限を過ぎて、大人1人の欠席と子ども1人の追加が決まった。出席者の合計は変わらないのに、厨房には料理区分の変更、会場には椅子の変更、印刷担当には席次の差替えを伝える必要があります。「人数は同じです」だけでは、どこを直すのか伝わりません。

版をつないでおくと、誰の返事を待っているかが分かります。

アレルギー等への対応判断は専門担当へ、取消料は個別の契約条件に従います。

出席者が62人のままでも、手配内容は変わる

2026年10月24日に行う婚礼を例にします（想定例）。新郎新婦とスタッフは別枠とし、ここでは招待客だけを集計します。v3では招待対象70人のうち62人が出席、8人が欠席、回答待ちは0人です。招待対象は「案内した人」の記録として残し、欠席した人を名簿から削除しません。

出席者を大人56人、料理ありの子ども4人、料理なしの子ども2人に分けます。この例では大人に大人料理を1食、料理ありの子どもに子ども料理を1食ずつ用意し、料理なしの2人にも子ども椅子を1脚ずつ用意します。会場と顧客が確認した区分を使います。

欠席者も招待した記録には残るため、v4の招待対象は71人、欠席は9人です。

変更案を作っても、確定版はすぐに切り替えない

v3は10月10日16時に顧客確認を終えた版とします。10月13日10時の変更受付では、v3を上書きせず、変更ID「CH-01」と「v4案」を作ります。案を保存しただけでは、厨房や会場が使う確定版は切り替えません。

版の記録には、婚礼ID、元になった打合せ版、顧客の確認日時、発行者、発行日時、適用開始、配布先を持たせます。見積り・席次・料理のファイルに同じ「v4」と書くことに加え、それぞれが「W-1024／打合せv4」を元にした資料であることを示します。資料側の版番号が異なる場合は、対応表で結び付けます。

既製機能の例として、株式会社タップ（TAP）の「婚礼・宴会システム」は予約内容・見積りの変更履歴、本見積りと仮見積りの区別を説明しています。v3・v4の確認手順は、これらの機能を参考にした独自の記録設計です。

一人の変更を、厨房・会場・印刷へどう伝えるか

欠席する大人の席を、追加する子どもへ引き継ぐ例です。席は同じC-02でも、料理と椅子は子ども用へ変わります。子ども椅子を置けるか、同伴者との位置関係に問題がないかは会場担当が確認します。合計が62人だから8卓でよい、と自動判定するものではありません。申込みから座席、当日の受付までを管理するイベントの例は、イベントの券種・座席・受付の整理方法にあります。

引出物は、この例では38の受渡グループに各1組です。欠席する大人と同じグループには、当日出席する別の人が残るため、数量を減らさず渡し先だけを変えます。追加する子どもは、すでに引出物を用意するグループに含まれるため、追加もありません。引出物を誰のまとまりで用意するかは、顧客に確認して決めます。

照合シート上の参加者番号と受渡グループ

欠席する大人P018と、代わりに受け取る出席者P056は同じH018です。H018の渡し先だけをP018からP056へ変えます。追加する子どもP071は、すでに引出物を用意しているH020へ加えます。38グループ・38組の数量は変わりません。

氏名や席の変更は印刷、料理区分は厨房、椅子や卓は会場、品目・組数・受渡先は引出物担当へ渡します。衣装や装花など人数だけでは決まらない手配は、関連があると確認できたものだけを変更対象にします。「全手配を1人分減らす」といった一括処理は避けます。

締切後は、連絡への回答を待って確定する

この変更を受け付けたのは、各手配先の締切後です。料理は10月12日12時、席次・会場は同日17時、印刷は10月11日17時、引出物は10月10日17時を期限としています。期限は手配先・品目別に持ち、連絡を送った日時、相手が受領した日時、対応可否の回答、費用条件の確認を別に残します。葬儀の追加手配のように、締切の近い変更が精算に響く仕事でも同じ記録が使えます（葬儀の追加手配を精算につなぐ記録例）。

10時30分：連絡を受け取っても、対応はまだ決まらない

次の表は10月13日10時30分時点の途中記録です。各手配先が連絡を受け取っていますが、引出物以外はまだ変更可能とは回答していません。厨房の「受領済」を、料理の「変更確定」に読み替えません。

手配先	v3からの変更希望	10:30時点の記録
厨房／K01	大人料理56→55食、子ども料理4→5食	10:20受領。対応可否・費用は確認待ち
会場／V01	一般椅子56→55脚、子ども椅子6→7脚。8卓を維持したい	10:25受領。配置・対応可否は確認待ち
印刷／R01	席次のP018を削除し、C-02にP071を記載	10:30受領。再印刷の可否・費用は確認待ち
引出物／G01	38組を維持。H018の受渡先P018→P056	10:22受領、10:28変更可。費用確認は未完了

12時：回答・費用・顧客の了承がそろってv4を確定する

この後、厨房11時、会場10時35分、印刷10時40分に変更可能と回答し、11時20分までに各費用条件がそろったとします。プランナーは費用確認票を使い、顧客の了承を11時40分、手配責任者の承認を11時50分に記録します。そこで初めて12時にv4を確定し、12時10分に部門用資料を配布します。金額や取消条件は本例では設定せず、実際の合意内容を別票に残す設計です。

未回答や対応不可の部門があれば、期限と次の担当を決めてプランナーへ戻します。一部だけ実施する場合も、採用した範囲を顧客・関係部門へ改めて伝えてから、次の確定版を作ります。特別対応は通知だけで完了にせず、担当者の判断と回答を待ってください。

10時30分の回答待ちから、12時の確定までを図で追う

図1　上段は10月13日10時30分の回答待ちの案、下段は回答・顧客確認・承認を経た12時の確定版です（想定例）。

照合用記入シート（Excel）には、空欄版、同じW-1024の記入例、項目説明を収録しています。まず参加者を1人1行で登録し、確定版ごとに記録を残します。変更IDで部門別差分と受渡記録を結び付け、数量の差分は「変更後－変更前」で計算します。人・食・脚・組・卓を混ぜた合計は作りません。

当日使う資料を、同じ確定版にそろえる

v4確定後は、見積りv4・席次v4・料理v4・引出物v4の元になる打合せ版をそろえます。プランナーが全体を照合し、厨房責任者は料理、会場責任者は配置、各手配先は自分の手配内容を最終確認します。配布先によって必要な情報が違うため、参加者名簿を全員へ一律に渡す必要はありません。

配布先	渡す資料・必要情報	最後に照合する人
厨房	料理v4：料理区分別の食数、配膳に必要な卓・席と参加者コード	厨房責任者K01
会場・当日進行	席次v4：卓・席、椅子区分、誘導に必要な確認済み表示	会場責任者V01
印刷	席次v4：顧客確認済みの掲載内容、差替対象、必要部数	印刷担当R01
引出物	引出物v4：品目、組数、受渡グループと渡し先	手配担当G01

コード化しても、元の名簿との照合権限は必要です。氏名・連絡先・特別対応の詳細をどこまで載せるかは、本人・顧客・専門担当の同意条件と施設の取扱いに合わせます。印刷原稿はプランナーが顧客確認済み内容と照合し、無関係な情報を外注先へ渡さないよう、用途別に出力します。

送付後には相手の受領と旧版の差替えまで確かめます。紙のv3は回収・使用停止とし、履歴として必要なデータは「旧版・使用不可」と明示して保存します。差分だけを伝えた場合にも、当日使う一覧がv4に更新されたかを見てください。

配布後の時刻の記録例

v4は12時10分に配布し、各手配先から12時15分～12時25分に受領回答を得ます。旧版の差替えは12時35分までに見届けます。送った時刻だけで差替え完了にしません。

当日は配布一覧の婚礼ID・版・発行日時と、各担当の手元の資料を照合します。確定後に追加変更が出たら、v4を直接修正せず、新しい変更IDと次の版で同じ手順を繰り返します。見積りへの反映漏れも、この対応関係から探します。

手配済み・提供実績・請求対象は、最後まで別にする

v4で大人55食、子ども5食を手配したことは、当日に同じ数を提供した証拠でも、その数で請求してよいという判断でもありません。精算欄には手配済数量、当日の提供・実施実績、請求対象数量、確認者、根拠となる見積り・合意記録を分けて残します。空欄は未確認であり、ゼロではありません。取消分や追加費用は契約・合意内容へ戻し、人数差分から自動計上しないでください。

図2　変更受付から確定資料の配布・精算までの流れ（架空例）。未回答・対応不可はプランナーへ戻します。

今の道具で残る課題を洗い出してから、連携方法を選ぶ

TAPの同資料は、見積り情報から発注・手配情報を作成し、部門用手配書を出力する機能と、品目・数量の変更履歴を説明しています。既存の表や婚礼管理システムで、人数区分・版・受領確認をそろえられるなら、その運用を先に整えます。

まず直近の変更を一つ選び、どの手配先がどの版まで回答したかを書き出してみてください。

担当者ごとに見積り・席次・手配が別の道具に残り、差分と回答状況をつなげられない場合は、記入したシートを相談材料にできます。NeoLogicでは、表を整える、既製管理を活かす、必要な接続を開発する進め方を案内しています。相談時には、残したい道具、部門別の期限、共有を限定する情報を伝えてください。

権限や履歴、移す範囲の整理を先に進める場合は、Excel共有をWeb化する前に決める3つのことも参照できます。

婚礼の打合せ・最終手配をNeoLogicに相談

参考出典

• 株式会社タップ「婚礼・宴会システム」（予約・見積り変更履歴、本見積りと仮見積り、発注・部門用手配書）

出典確認日：2026年9月15日。ページに発行日・版番号の表示はありません。予約・見積り・手配の機能説明を参照しています。