返礼品を40個届けて、使ったのは38個。請求は何個分？葬儀の追加手配と精算

たとえば、返礼品を40個届け、38個使った。請求は38個分でしょうか、それとも40個分でしょうか。納品数で精算する約束なら40個、使用数や返品を認める条件なら結果が変わります。使わなかった2個の扱いが決まっていなければ、請求数量はまだ決められません。

返礼品を30個から40個へ増やした経緯をたどります（想定例）。

施行IDで見積りと手配資料をそろえる

まず、日程、式場・式室、担当者、施行IDを一組にします。氏名だけを照合キーにせず、同姓の依頼者や同日開催の別施行を区別できる形にします。共有一覧には必要な識別情報だけを置き、連絡先や家族関係の詳細は、閲覧者を限った元の記録で見る設計にします。婚礼のように、人数や席次の変更が締切の後まで続く施行でも、同じ一組の単位で記録します（婚礼の人数・席次・手配変更の共有）。

2026年9月14日11時に行う葬儀の、最初の見積りには返礼品Aが30個あります。家族窓口、施行担当、手配事務、経理の4者で追加手配を引き継ぎます。時刻は日本時間です。

返礼品Aの見積り明細に、追加依頼の記録を結び付けます。見積りを改訂した後も、どの品目をなぜ変えたかをたどれるようにします。取下げた希望にもIDを残し、記録そのものは削除しません。

既製の選択肢として、エム・エス・アイの葬儀施行管理システム FDNは見積書、施行情報に基づく発注書、請求書・領収書の作成を案内しています。施行カレンダーと事前相談はオプションです（2026年9月15日時点）。

追加依頼は「確認待ち」で受ける

9月13日16:10、家族窓口から返礼品Aを10個増やす希望を受けた段階では、A01の依頼数量を「＋10個」、承認状態を「確認待ち」とします。確定数量はまだ30個です。依頼者、受付日時、内容、受付担当に加え、誰が何時までに数量・単価・請求先を聞くかを残します。

16:20に家族窓口が40個への変更と税別単価1,000円を了承し、施行担当が了承の記録を残したら、見積りE-S01 v2を確定します。家族の了承と社内の発注判断は別です。誰の了承で変更できるかをあらかじめ決め、受け付けた担当者の判断だけで承認済みにしない運用にします。

数量と単価の了承を得る会話例です（単価は想定）。未使用分の返品・請求条件は、この時点では業者へ問い合わせ中とします。

家族窓口：「返礼品を10個増やしたいです」

施行担当：「1個1,000円、追加10個は1万円、合計40個をすべて請求する場合は4万円です。いずれも税別です。使わなかった分を返品できるかは問い合わせ中ですが、この数量と単価で手配を進めてよろしいですか」

家族窓口：「数量と単価は了承しました。未使用分の扱いが分かったら連絡してください」

数量と単価の了承を待つ間は30個のままにし、16:20の了承後に40個へ更新します。未使用分の扱いは確認待ちとして、調べる担当と折返し期限を記録します。条件が分かったら家族へ説明します。

表1は、9月14日16:00時点の三つの変更を照合したものです。受付時の希望数量と、最終的な確定数量を混ぜていない点を見てください。

変更ID・品目	依頼と了承	発注先・手配	確定数量／実施数	精算対象
A01／返礼品A	9/13 16:10に＋10個。16:20に家族窓口が承認	V01／旧30個を取消し、新40個の受領確認済み	40個／使用38個	保留。未使用2個の条件確認待ち
A02／予備返礼品B	9/14 08:00に＋5個。承認前に取下げ、08:20に家族窓口が了承	未発注	0個／0個	対象外。本例は費用発生なし
A03／供花	9/14 08:30に1基。08:40に請求先C02が承認、08:42に家族窓口が設置確認	V02／1基の受領確認済み	1基／設置1基	別請求。C02宛てに確定

A02は、別の家族が依頼した予備返礼品5個を08:15に取り下げた例です。追加の承認はしていません。未承認の希望を精算対象に入れず、取下げの連絡と了承を履歴へ残します。手配後の取消で費用が発生するケースは、この例と分けて扱います。

緊急時も、家族が了承した事実と社内責任者が先行手配を許可した事実は混同しません。各社のルールに従い、許可者、時刻、対象、上限、後で了承を得る相手と期限を記録します。連絡不能を「了承済み」と扱わず、精算へ渡す前に残る了承を得ます。

外注・式場には旧手配との差分を渡す

「40個に変更」とだけ送ると、旧30個に40個を追加するのか、合計を40個にするのかが曖昧です。差分だけを追加発注する方式か、旧注文を取り消して総数で再発注する方式かを、手配先との間でそろえます。同じ変更で二つの方式を併用しません。

この施行では、旧注文を取り消して総数で再発注します。手配事務は30個の旧注文の取消を16:25に送り、16:30に業者が受け取ったことを確かめます。旧注文の番号を付けた40個の新注文を16:35に送り、16:40に受領を確かめます。旧注文が無効になった記録を残し、有効な数量を40個として扱います。30＋40＝70個にはしません。

送信済みと相手先の受領確認済みも分けます。未回答なら、督促の担当と回答期限を付けて追跡します。旧注文の取消が認められない、または新しい数量を用意できない場合は、承認済みの条件へ戻って再調整します。

式場へ渡す連絡も、施行ID、式室、最新版、変更品目、搬入・設置時刻、受領の連絡先をそろえます。ただし、V01へ渡す返礼品の発注票に、供花の請求先情報まで載せる必要はありません。相手が実行する内容だけを切り出します。

供花の明細A03は、家族窓口とは別の請求先C02が費用を負担する想定です。費用を負担する人による数量・単価・請求先の了承と、家族窓口が設置を見届けた記録を別に残します。見積りもE-S01-F v1として分け、葬儀社からC02へ請求する流れとします。名札の名義や依頼を伝えた人だけで請求先を決めません。

実施数と契約条件をそろえて精算する

返礼品Aは40個を手配・納品し、使用は38個でした。未使用2個があるという事実だけでは、請求数量が38個になるとは決められません。家族との見積り条件が納品数基準なのか、使用数基準なのか、未使用品の返品が認められるのかを調べます。仕入先への支払条件は別に残します。

精算前の説明なら、「40個への変更は了承済みで、実際に使ったのは38個でした。使わなかった2個を返品できるかと、請求が納品数・使用数のどちらを基準にするかを確かめ、数量と金額をお伝えします」とつなげられます。追加手配の了承だけで、未使用分の扱いまで了承済みにはしません。

S01では未使用2個の扱いが決まっていないので、A01の精算判定は「保留」、請求数量と請求額は空欄です。記入シートの見積り単価1,000円は税別の仮定値です。請求数量は、条件をそろえた人が入力します。

金額を確定する精算担当は、採用見積り、了承記録、発注の訂正履歴、納品・実施記録、返品や取消の条件を照合し、請求数量、単価、請求先、根拠資料ID、確定日時を記入します。条件がそろっていない明細は、担当と期限を付けた保留一覧に残し、確定分に紛れ込ませません。

A02は発注前の取下げで費用も発生しないと仮定しているため、品代の精算対象外です。取消料などが生じる場合は、元の変更IDと対応付けた別明細で、発生根拠と請求先を記録します。取下げ時の費用は、発注状況と個別の条件で確かめます。

A03は設置1基を見届け、精算担当が16:00にC02宛ての請求明細I-S01-C02を確定した想定です。税別単価15,000円、請求数量1基の計算例で、家族宛ての請求書には含めません。精算判定の選択肢は「保留・対象外・家族請求・別請求」とし、請求先IDも記録します。税区分、端数、値引きは実際の条件に従い、単純な数量差とは別に扱います。

図1｜追加の受付から精算までの流れと、条件がそろわないときの戻り先（想定例）。

一件の施行で見積りから精算まで戻って確かめる

記入例と10明細分の空欄版を含む追加手配・精算照合シート（Excel）を使えます。

新しい仕組みを選ぶ前に、同じS01の五種類の書類を並べ、請求明細から元の希望まで戻れるか試します。未承認と取消を除けるか、旧発注を二重に足していないか、別請求先を維持できるかを見るためです。

見積り・発注・納品・請求の番号を照合する

書類	S01で照合する記録
見積り	E-S01 v1の30個、v2の40個、供花のE-S01-F v1
依頼・了承記録	A01の承認、A02の未承認・取下げ、A03の請求先了承
発注・訂正記録	P-S01-001の取消、002の40個、003の供花1基
納品・実施記録	D-S01の納品40個、R-S01の使用38個・設置1基
精算照合・請求明細	Z-S01の保留・対象外と、I-S01-C02の別請求

使う道具は、専用ソフトを設定する方法、共通台帳を運用する方法、既存ソフトに補助連携を足す方法で比べます。いずれも同じ三明細と五書類を使い、次の受渡しができるかを試します。

選択肢	同じ条件で試すこと
専用ソフトの設定	追加了承の記録、見積り版、旧発注の無効化、請求先別の照合をどこまで扱えるか
共通台帳	誰が更新するか、最新版と履歴をどう残すか、交代担当が保留を引き継げるか
補助連携	正本をどちらに置くか、変更IDと訂正元を渡せるか、未反映・重複をどう照合するか

共通台帳と専用ソフトは併用できます。FDNの公開ページにある請求書・領収書の「承認機能」は、追加依頼の了承履歴を同じ形で残せる根拠とはせず、利用する版・設定・契約で確かめます。

まず一施行で、経理が照合できなかった箇所と、当日担当が把握できなかった箇所を残してください。既存ツールの設定で足りる部分は残し、相手先の受領や変更履歴の受渡しだけが課題なら、その部分に相談範囲を絞れます。

関連記事と相談先

道具の選び方を広げて考える場合は、SaaS・パッケージ・独自開発｜3年・5年の費用比較が参考になります。

固有の追加承認や外注・当日担当との連絡が既存の仕組みでつながらない場合は、個人情報を除いた一施行分の資料と、やり取りが止まる箇所を整理すると、相談する範囲を具体化できます。

葬儀の手配・精算管理について相談

参考出典

• エム・エス・アイ「葬儀施行管理システム FDN」（2026年9月15日確認）