予定はAさん、実際はBさんとCさん。警備の交代を月次請求へつなぐ

たとえば、午前の担当予定だったAさんが欠勤し、Bさんへ代替。13時にはBさんからCさんへ交代しました。勤務実績は2人分ありますが、顧客との約束が「9〜17時の1配置」であれば、請求するのは、契約条件に合う1配置分です。派遣やSESのように、時間単価の契約で稼働時間を請求する場合は、稼働実績を請求へつなぐ方法が近い形です。

Bさんが9〜13時、Cさんが13〜17時なら、交代しながら9〜17時を埋めています。一方、2人とも9〜13時に勤務し、13〜17時に誰もいなければ、人の合計は同じ8時間でも、約束した配置を満たしません。以下の交代例と、この比較用の反例は別です。

管制担当が最初に見るのは、勤務した人、担当した時間帯、配置枠の空白や重複です。そのうえで、顧客確認と契約の請求単位へつなぎます。

施設警備の交代と請求を例に、事務の記録を整理します（想定例）。実際の請求条件は個別の契約で確かめてください。必要人数・資格の充足と安全な配置は管制責任者が判断します。法定配置や給与計算への適合の判定は対象外です。

同じ現場でも、契約した時間帯で区切る

同じ建物でも、昼間と夜間で対象時間、請求単位、契約期間が違うことがあります。この例では、施設をS-01、昼間契約をC-DAY、夜間契約をC-NIGHTとし、現場名だけで単価を選ばない構成にします。契約の改定前後も混ざらないよう、契約IDに適用期間と版を添えます。

配置枠は「契約で約束した現場・日時・ポスト・必要人数」の単位です。この例は1ポストを1人が担当する時間帯を1枠とし、P-0818-01に複数人の勤務実績を結びます。ここでの必要人数は架空契約の入力条件です。

この例の現場・契約・配置枠の番号（表1）

表1　この例で分けて持つ識別子（架空）

記録	識別子・内容
現場	S-01：施設の受付ポスト
昼間契約	C-DAY／v1：2026年8月、9〜17時、1配置20,000円（税別）
夜間契約	C-NIGHT／v1：同じ現場の別契約。日またぎの開始・終了日時、単価を別管理。本例の請求対象外
配置枠	P-0818-01：2026年8月18日、9〜17時、1ポスト・同時1人
実績・請求	勤務はW-01とW-02、基本請求候補はBILL-08-01の1明細

警備フォースの業務解説では、配置・連絡、上下番の確認、勤務後の記録を、勤怠や請求につなぐ業務範囲として説明しています。

Aさんの欠勤から、Bさん・Cさんの勤務へ

8月18日の当初予定はAさんが9〜13時、Cさんが13〜17時です。8時10分にAさんの欠勤連絡を受けたら、元の予定を残してBさんへの変更を記録します。対象時間と連絡の受信日時、判断者も書きます。Bさんが連絡を受け取ったことも別に記録します。

実績は実際に勤務したBさんとCさんについて作ります。交代時刻13時と、同じ配置を引き継いだことが分かる番号を記録します。欠勤したAさんの勤務済み実績は作りません。引継ぎで勤務時間が重なる場合も、人ごとの時間は残しつつ、配置枠を増やすかどうかは追加依頼と契約で判断します。

表2　勤務実績表の抜粋（想定例・確定後）

実績ID／配置枠ID	予定→実隊員	開始〜終了／休憩	報告・確定
W-01／P-0818-01	A → B	8/18 9:00〜13:00／0分	上下番受領・確定
W-02／P-0818-01	C → C	8/18 13:00〜17:00／0分	下番遅延を補完・確定

8月19日の別枠P-0819-01は、顧客から前日16時に中止依頼があった例です。予定隊員Dと中止連絡CXL-01を残し、勤務実績は作りません。この例の契約では「前日17時までの中止は中止料なし」と仮定します。中止なら常に無料なのではなく、合意した期限と中止料の条件を確かめて扱いを決めます。追加依頼は、既存枠の変更か新しい枠の追加かを区別し、依頼者と承認者を残します。

勤務終了の連絡が遅れたとき

上番は勤務開始、下番は勤務終了の報告として扱います。報告対象の日時と、連絡を受けた日時は別欄にします。Cさんが17時に勤務を終えても、17時10分時点で下番未報告なら、終了時刻を予定の17時で自動確定せず、「下番未報告・実績未確定」にします。未報告だけを理由に欠勤へ変えることもしません。

この例では、管制担当Tが本人へ連絡し、17時20分に終了17時の報告を受領。現場責任者Rが17時25分に勤務と引継ぎを見届け、管制担当Tが17時30分に実績を確定します。最終表に「確定」と表示しても、未報告だった履歴、確認先、補完者と根拠は消しません。

位置情報やアプリの上番記録があっても、それだけを全時間帯の勤務、資格充足、安全な配置の証明として扱わない設計にします。連絡不通や交代の空白があれば、社内で定めた連絡手順で現場責任者・管制責任者へ戻し、事務上の確定とは別に現場対応を行います。

また、社内の実績確定と顧客確認は別です。この例では顧客窓口Uが8月20日10時に配置枠と対象時間を確認し、根拠ACK-01を残します。顧客確認が未了なら、勤務実績が確定していても請求候補は保留です。顧客確認の方法と範囲は、実際の契約に合わせて決めます。

図1　配置枠を軸に、実績確定と顧客確認を経て請求へ渡す流れ（想定例）。

2人が勤務しても、請求は1配置

C-DAY／v1では、9〜17時の契約範囲を満たした1配置を20,000円（税別）、担当交代による追加請求なしと仮定します。Bさん4時間とCさん4時間を合計すると人の勤務は8時間ですが、請求数量は1配置です。勤務時間の計算と、請求数量の判定を別に持ちます。

冒頭の反例のように、合計時間だけでは配置が分かりません。添付シートでも、時間合計と担当者による「配置照合」を別欄にしています。休憩中の交代も含め、配置枠の開始から終了まで埋まっているかを照合します。

表3　請求候補表の抜粋（架空・2026年8月／v1）

配置枠ID	実績／顧客確認	基本数量	請求候補・状態
P-0818-01	確定／確認済	1配置	20,000円（税別）／請求可
P-0819-01	中止確認済／確認済	0配置	0円／対象外

この2枠だけを対象とする8月の基本請求候補合計は20,000円（税別）です。中止枠の0円は、条件がそろい請求対象外と決まったという意味です。一方、未確定の金額欄は空欄にして保留理由を残します。空欄と0円を同じ「請求なし」にまとめないでください。

表4　条件が変わるときの照合ポイント（設計例）

条件	勤務実績に残すこと	請求側で見ること
休憩・交代	各人の開始・終了、休憩、引継ぎ、空白・重複	休憩の控除、ポスト維持、交代加算の合意
延長	実際の終了日時と延長依頼者	承認済み延長の単位・単価。基本分と区別
端数・最低保証	丸める前の日時・勤務区間	契約の丸め方、最低時間・最低金額
締め後訂正	訂正前後、理由、確認者、対象実績ID	旧請求との対応、取消・差額・再発行の方法

給与側の休憩、端数、最低保証等の扱いと、顧客への請求条件は、それぞれ決めます。給与用に加工した時間を請求に流用せず、それぞれの担当者が決める条件を残します。延長や中止料が未合意の行は、勤務が確認できても請求へ回しません。

締め後に訂正があれば、8月締めv1を上書きせず、訂正履歴から対象実績と旧明細をたどれるようにします。見直し後の版と、再発行または差額調整の扱いを経理が決めます。配置枠ID・計上月・請求項目で重複を調べ、旧明細と訂正明細が同時に請求されないよう、取込先でも管理します。

勤怠と請求へ、確定した実績を渡す

警備専用ソフトと既存勤怠の連携は、併用できます。警備フォースの公式機能紹介には、配置履歴、上下番、隊員別勤怠、請求金額の確認・調整などが掲載されています。自社の交代例や保留条件を扱えるかは、同じ記録を使って個別に確認します。

表5　同じ交代例・中止例で比較する項目（選定用の設計例）

方式	確かめること
警備専用ソフトを使う	施設警備のポスト・交代、顧客確認、契約単位、訂正版を標準機能・設定で扱えるか
既存勤怠・請求ソフトを残す	勤務IDと配置枠IDを受け渡せるか。枠別の照合と請求保留をどこが担うか
不足部分だけ連携を作る	変換、重複防止、差戻し、取込エラーの担当と保守範囲を決められるか

給与へ渡すのは社内で確定した人別勤務、経理へ渡すのは顧客確認と契約照合が済んだ請求候補です。顧客側の回答待ちを、人別勤務の確定待ちと混同しないようにします。最初は承認済み実績のCSVだけを受け渡す形でも構いません。

連携担当者向け：請求用CSVの項目と取込条件

請求用CSVは、計上月、現場ID、契約ID・版、配置枠ID、明細ID、項目、数量、単位、単価、税別金額、実績版、確認根拠IDを基本にします。出力日時・出力者・バッチIDを受渡し記録へ残し、文字コード、列順、日またぎ、訂正時の再取込方法を相手ソフトで確認します。添付XLSXは記入用の設計例で、実際のCSV取込や請求書発行は行いません。

既存ソフトの設定でこの流れを完結できるなら、まず設定と承認手順を整えます。受渡しだけが残る場合は、配置表、契約条件、交代履歴、出力見本を用意して、確認済みの記録を次の担当へ渡す範囲を相談します。

照合用記入シート

本文と同じ、1枠1ポスト・同時1人の例を収録しています。複数ポスト一式、人時、月額定額などへ転用する際は、枠の定義と請求条件・数式を見直してください。

配置・勤務・請求の照合用記入シートをダウンロード（Excel）

記録と方式選びをさらに整理する

まず、交代のあった配置を一つ選び、勤務時間の空白・重複と請求数量を突き合わせてください。

方式選びを整理する：SaaS・パッケージ・独自開発｜3年・5年の費用比較。記録の正本と訂正を整理する：二重入力を減らす｜更新元と訂正の決め方。

請求用の実績とあわせて、勤怠や案件工数へ同じ時間を渡す項目も整理できます（勤怠・工数・給与の二重入力を減らす整理方法）。

警備の配置・勤務・請求事務の開発相談

参考出典

• 警備フォース「警備管制システムとは｜選び方と導入で失敗しないためのポイント」（2026年6月2日表示、2026年9月15日確認）
• 警備フォース「機能紹介」（2026年9月15日確認）