見積り20万円、受注16万円、追加で18万円。案件・見積り・受注の引き継ぎ

たとえば、営業は「受注しました」と伝えたのに、制作担当はどの見積りを使うか分からない。共有フォルダーには「最終」「最終修正」が並び、設営まで含むのか、追加分の納期も同じなのかを聞き直す、という場面です。

展示会パネルの見積りは20万円でも、受注したのは16万円。設営4万円分は顧客が手配するためです。その後パネル2枚・2万円の追加が決まり、確定受注額は18万円になりました。制作担当へは、合意した18万円分の内容を渡します。

段階	合意した内容	税別金額
見積り	設計・パネル8枚・設営	200,000円
当初の受注	設計・パネル8枚。設営は含めない	160,000円
追加の受注	同仕様のパネル2枚	＋20,000円
現在の確定受注	当初分と合意済みの追加分	180,000円

以下は、営業から制作・納品担当への引継ぎを考える想定例です。記録の基準日は2026年9月15日、金額は税別です。

見積り20万円のうち、受注した16万円

あおば商事の展示会パネル制作を追ってみます。資料上の顧客番号はC001、案件番号はP101です。同じ顧客から別の仕事を頼まれた場合に備えて、顧客と案件の番号を分けています。

顧客表は会社や窓口、案件表は依頼の目的・営業担当・次に連絡する日、見積り表は提示した条件と版、受注表は合意された範囲を持ちます。名前を各表へ繰り返し入力するより、案件に顧客ID、見積りと受注に案件IDを持たせる形から始めます。採番担当を決め、一度使った番号を別の案件へ使い回さないルールもそろえます。

顧客が選んだ明細を確かめる

展示会パネルの見積りは第1版から第3版まで残します。どの版のどの明細に合意したかを、顧客の回答から決めます。発行日、提示した単価・数量・仕様、顧客の回答、採用対象を記録し、不採用の版も経緯を確認できるようにします。商品マスターの単価を更新しても、発行済みの版は上書きしない設計にします。

見積り番号・版	発行日	見積り総額（税別）	9月15日時点の扱い
第1版	2026-09-01	240,000円	不採用。初回案として保存
第2版	2026-09-03	220,000円	不採用。単価改訂の経緯を保存
第3版	2026-09-05	200,000円	一部採用。設計1式・パネル8枚のみ受注

9月7日に顧客が合意したのは、v3のうち設計1式8万円とパネル8枚8万円だけです。設営4万円は顧客が手配するため除外し、当初受注を16万円で確定します。「v3採用」とだけ書くと、見積り総額20万円や設営まで受注したと読めてしまいます。版の状態は「一部採用」とし、設計とパネルは採用、設営は不採用と明細ごとに分けます。

別の見積書の明細も一緒に受注するなら、受注の各行に「見積り番号・版・明細ID・採用数量」を持たせます。合計する前に、明細ごとの作業の重複を調べます。口頭で条件が変わったときも、変更内容・確認相手・期限を残して「確認待ち」にし、金額や作業の確定と分離します。

制作担当に、範囲と納期が伝わったか

受注確定と引継ぎ完了は、別の状態です。この例では営業Aが顧客の回答を記録し、営業責任者Cが社内の受注確定を承認します。その後、制作Bが引継ぎ票と資料を読んで受領確認します。送信しただけ、チャットを既読にしただけでは、仕様や期限を読んだ記録の代わりにしません。少人数で同じ人が兼任する場合も、どの役割で判断したかを残します。

当初分の引継ぎ票には受注番号、採用元、対象と数量、除外範囲、引継ぎ先、納期、根拠の資料を入れます。添付名だけでなく保存先と閲覧権限も確かめます。資料の不足があれば「差戻し」にし、不足内容・対応担当・期限を記録します。作業を分けて開始する場合も、開始してよい対象を明示し、未確定部分を一括で完了扱いにしません。

当初分と追加分の引継ぎ票を照合する

当初受注と追加受注を分けた引継ぎ票（想定例）

項目	当初受注の引継ぎ	追加受注の引継ぎ
引継ぎ票ID	H101	H102
顧客ID／案件ID	C001／P101	C001／P101
受注番号／元受注番号	O101／なし（当初受注）	O102／O101
見積り番号・版・明細	E101 v3 L10・L20	E101 v3 L20＋CH101 v1
対象・数量	設計1式、パネル8枚	同仕様パネル2枚の追加
受注額／追加差額（税別）	160,000円／0円	20,000円／＋20,000円
除外範囲	設営作業（L30）	設営作業（L30）。再修正CH102は別件・確認待ち
営業担当／引継ぎ先	営業A／制作B	営業A／制作B
顧客合意・社内確定	2026-09-07／営業責任者C	2026-09-11／営業責任者C
根拠資料	ACK101・E101 v3・仕様S101 v1	CH101 v1・ACK102・仕様S101 v1
納期／納品確認条件	2026-09-25／確定仕様・数量と顧客受領の確認	2026-09-25（当初から変更なし）／追加2枚の仕様・数量と顧客受領の確認
引継ぎ日／受領確認日	2026-09-08／2026-09-08	2026-09-14／2026-09-14
受領確認者／状態	制作B／受領確認済	制作B／受領確認済
残る事項／担当・期限	なし（当初範囲）	再修正CH102は未着手。営業Aが2026-09-16までに条件を聞く

当初分は9月8日、追加分は9月14日に制作担当が受領確認しています。どちらも納期は9月25日ですが、追加分も同じ日程で対応できるかを聞いてから渡しています。受領確認済みは引継ぎの状態であって、制作完了や納品完了を意味しません。

図1　顧客・案件・見積り版から、確定受注と受領確認をたどる（想定例）。

追加2万円を、最初の受注へつなぐ

9月10日にパネルを2枚増やしたいとの連絡が入った段階では、追加差額2万円は未確定です。9月11日に同仕様・同単価・同納期で合意し、変更確認書に対象と差額を残してから、当初受注に結び付けた追加受注を作ります。元の見積書を保持し、合意した変更を別の記録へ追記します。

受注明細には、当初8枚と追加2枚を別々の行で保存します。確定受注額は16万円＋2万円＝18万円です。9月14日に別途依頼された再修正の1万5千円は、条件が未合意なので加えません。追加希望が出た日と、受注を確定した日を分けることで、いつから何を頼まれたのかをたどれます。中古車のように一台ずつの在庫と商談が結び付く業種では、売約の後の納車準備まで分けて追います（中古車の在庫・商談・納車準備の管理例）。

受注明細	採用元	確定した対象	税別金額
当初受注・設計	第3版の設計明細	設計1式×80,000円	80,000円
当初受注・パネル	第3版のパネル明細	パネル8枚×10,000円	80,000円
追加受注・パネル	第3版の単価と追加の変更確認書	同仕様パネル2枚×10,000円	20,000円

減額・取消や納期変更も、元の記録を消す前に変更理由と影響範囲を残す方針にします。ただし、配布するXLSXの自動集計は「当初受注＋確定した追加受注」に範囲を絞っています。取消・値引き・置換は自動計算の対象外なので、運用を拡張してから使ってください。採用・受注確定・受領確認を数式だけで自動承認するものでもありません。

受注していない仕事は、次の連絡を決める

同じあおば商事の会社案内改訂は、予算枠が決まっていないため保留です。営業Aが9月22日に問い合わせる予定を残し、見積り額12万円を確定受注額に加えません。別顧客のみなと工業から依頼された商品撮影は、9月10日に他社採用の連絡を受けたため、失注理由と連絡の記録を残します。再相談の予定がなければ、再確認日を仮の日付で埋めず「再相談時」とします。

失注を削除してしまうと、見積りを出した経緯を追えません。一方、連絡が取れないだけで失注と決めず、保留の理由と次の行動を確かめます。展示会パネルのように一部だけ不採用の場合は、案件全体を失注にしません。案件状態と各明細の採否は違う粒度で管理します。

この例の一覧は、全3案件のうち部分受注1件、保留1件、失注1件です。確定受注額は当初分と追加分の合計18万円です。売上・請求・入金へ進んだかどうかは、それぞれ別に追います。保留や失注を除く集計を作るときは、対象状態と基準日を表示し、全案件一覧へ戻れるようにします。

保留・失注も含めた3案件の管理一覧（想定例、2026年9月15日時点。金額は税別）

一覧は現在地を見るための表です。P101に受注番号が二つあっても、案件は一件のままです。受注額を見積り版の行へ繰り返し置くと、集計時に同じ受注を足すおそれがあるため、金額は受注明細から集計します。

まず3案件を入れて、管理方法を選ぶ

配布XLSXは、使い方、案件一覧、見積り明細、受注明細、変更記録、引継ぎ票、検証ケースで構成しています。記入例を見た後、同じ項目の空欄シートに自社の3案件を入力してください。受注のない案件は受注番号を空欄にし、未確認事項をゼロ円や「確認済」で埋めないことが出発点です。印刷用PDFには、当初・追加の記入例と空欄の引継ぎチェック票を用意しました。

担当者が同じ表を見られ、版・数量・除外範囲を手作業で照合できるなら、まずExcelなどの共有表を整える方法があります。既製品でこれらの項目、履歴、閲覧範囲、受領確認まで表せるなら、追加開発を前提にする必要はありません。選ぶ前に本稿の部分受注と確認待ちの追加案を入れ、どの情報が実行部門へ渡るかを確かめてください。

複数の道具に分かれたまま採用版が一致しない、部門ごとに見せる情報を変えたい、といった条件が残る場合は、つなぐ部分を絞って検討します。NeoLogicの案件・見積り・受注管理システムの開発では、案件一覧、見積り版と受注、担当への引継ぎを扱っています。問い合わせから営業へ渡す前工程が課題なら、見込み客管理と営業への連携開発が関連する案内です。

相談前に入力・承認する人や、差戻し・担当変更時のルールを整理するには、開発相談前の要件整理｜受注から出荷の記入例も参照できます。

記入例と空欄の管理表（Excel）と、確認チェック表（PDF）を使えます。

見積りの版や単価が変わる場合は、発行済み価格を残し、受注へ渡す明細を確定します（見積書のミスを減らす商品マスターと改訂履歴）。