お客様が選んだのは値上げ前の見積り。見積書の計算ミスを減らす商品マスター

たとえば、単価1,980円の旧見積りと、値上げ後の2,200円の新見積り。顧客が選んだのは旧版でした。10個のうち6個だけを、3％引きで注文。受注額は税抜11,523円です。最新の価格表を参照すると、この合意と違う金額になってしまいます。

書類収納ケースの見積りを比べます（想定例）。旧版も有効期限内で、6個でも旧単価と3％引きを使えることを顧客と再確認し、社内承認を得た条件で計算します。この分け方を、金額の計算と受注への引き継ぎから見ていきます。

値上げ前後の2版と、一部受注の記入例・空欄版（Excel）

転記箇所と計算箇所を洗い出す

まず、普段使う見積書を一枚選び、数量や値引率などの「入力」、商品名や単価候補の「参照」、金額の「計算」を色分けします。さらに、発行した内容を変えないための「保存」を分けると、どこで見直しが必要か見えてきます。

区分と色	対象の例	見ること
入力・青	商品コード、適用日、数量、値引率	営業担当が注文条件と突き合わせる
参照・緑	単価候補、顧客名候補	該当するマスターが一件だけか見る
計算・灰	値引き前後の額、明細額	式と丸め位置を見て、数値で上書きしない
保存・薄橙	発行時単価、顧客表記、採用版	承認後の値を残し、参照先の変更と切り離す

合計と、その計算に使った入力の両方を見ます。商品名が正しくても、単価が古い、数量の単位が違う、式が一行だけ消えている場合があります。入力する人と点検する人の役割を決め、少人数なら別のタイミングで原資料と照合する手順を設けます。色に加えて、欄名にも区分を残します。

商品・単価・顧客情報をそろえる

商品コードは商品の識別に使い、商品名、規格、単位をそろえます。価格表には別に「適用開始日・終了日・単価」を持たせ、同じ商品の期間が重複しないようにします。見積りで使う適用日は、発行日・出荷日などのどれを基準にするか、自社と取引先の条件に合わせて決めます。

NIコンサルティングの商品マスタ選択では、商品と数量の選択、色・規格の選択肢、使用開始日・販売開始日・使用停止日の設定を説明しています。これらは商品の利用や販売を切り替える日付です。以下の価格の適用期間、保存方法、色分けは、本稿の運用提案です。

書類収納ケースの単価は、2026年8月1日〜9月9日は1,980円、9月10日〜12月31日は2,200円とします。同じ見積りの旧版は9月4日、新版は9月10日を適用日にします。単価が見つからない場合も、複数候補が出る場合も、条件を確かめてから金額を決めます。

顧客はC-001「株式会社サンプル商事」とし、顧客コードと正式表記を対応させます。発行時には商品名・規格・単位・顧客表記・単価を見積り側へ保存します。マスターの社名や価格を後で直しても、過去に送った内容まで変えないためです。添付Excelでは単価候補と保存単価を別欄にし、担当者が照合して発行時の値を保存します。商品の説明や画像、色・サイズまで一つの元データから各ECへ出す場合は、商品情報を一元管理する方法が参考になります。

値引き・端数・変更版を残す

見積り番号は同じ案件を結び、版は条件の違いを表します。v1を残してv2を作り、変更理由、発行日、承認者、旧版を失効させるかを記録します。発行したPDFと、その時点の明細・計算条件を残すと、後から差を説明できます。

この例は10個、値引率3％、税抜・日本円です。「単価×数量」から値引きした後、明細額の1円未満を切り捨てます。税額は計算対象外で、丸め方は取引条件に応じて決めます。値引き後の単価を先に丸める方法とは結果が異なり得るため、丸める位置まで版の条件に含めます。

同じ商品について、旧版（v1）と新版（v2）、旧版から6個だけ受注した金額を比べます。

値引額と明細額は別欄で追います。受注の6個では、11,880円に対する値引きは356.4円なので11,523.6円になり、明細額を11,523円とします。ExcelではROUNDDOWN関数で、値引き後の明細額の小数部分を切り捨てます。入力例と同じ条件で再計算し、表示桁数を減らしただけの値と混同しないようにします。

見積書全体からの定額値引きや、セット購入を条件とする値引きは、この例の計算対象外です。一部だけ採用されると値引きの根拠が変わるため、単純に数量比で配分せず、条件を合意し直します。

承認した見積りから受注へ渡す

社内で発行を承認したことと、顧客が注文したことは別です。受注には、見積り番号、採用版、元の明細ID、採用数量、合意の記録を持たせます。最新の単価表から受注額を作り直さず、顧客が採用した版の条件を使います。

公式の承認設定では、見積書・顧客・案件などの項目に応じた条件や、多段階の承認ルールを設定できると説明しています。製品を選ぶ際には、この承認設定に加えて、顧客が採用した版とその価格を保存できるかも試してください。

この取引では、v2の発行でv1を失効させない取り決めです。価格の計算とは別に、次の条件を見ます。

採用条件	見積りv1	見積りv2	受注O-260914-01
発行日・単価の適用日	9月4日	9月10日	元版v1の9月4日の条件を採用
有効期限	9月30日	9月30日	9月14日に採用
顧客の回答	10個中6個を採用	不採用	残る4個は未採用
数量が減る場合の条件	1〜10個は同じ単価・値引率、セット条件なし	今回は不採用	6個への適用を顧客と再確認し、社内承認を記録

承認後、受注O-260914-01へv1の単価1,980円と条件を値として保存し、受注額11,523円を照合します。未採用の4個は自動的な受注残にはしません。追加注文が来たら、採用累計と当時の条件を見直します。複数の版から都合のよい単価や値引きだけを組み合わせることも避けます。

添付Excelでは、マスター、見積り、版履歴、受注の順に例を読み、同じ項目の空欄シートへ記入します。受注シートは元版の参照値と保存値を分け、未承認、期限外、数量超過、保存値の不一致を確認欄で知らせます。照合後に担当者が確定者・日付を記録し、保存後の変更は改訂扱いにします。

記入例と確認票を使う

見積り版管理テンプレートには、価格表、見積り2版、改訂履歴、旧版の部分採用を記入した例と空欄シートを収録しています。対象は1商品・1明細の説明例です。複数明細へ広げる前に数式と入力範囲を見直し、実際に使うアプリで再計算してください。

発行と受注で見る点は、記入例・空欄付き確認票（PDF）にもまとめています。価格と条件の保存は、担当者が元資料と照合して行います。

テンプレート・既製品・独自開発を比較する

定型の見積りなら、まず既存テンプレートの整備か既製品の設定で足りるかを見極めます。次の表は、同じ通し例を使って導入方法を選ぶための判断表です。

選択肢	合う条件	導入前に確かめること
テンプレート	担当者が版・承認・保存を追える	更新担当、式の保護、送付版の保管、引継ぎ
既製品	定型の計算・帳票・承認が設定に合う	値上げ後も旧版が変わらず、旧版の部分採用を扱えるか
独自開発・追加開発	固有の積算や他システムへの引継ぎが残る	入力条件、例外、テスト、保守担当、データを取り出す方法

初期設定、利用料、運用中の修正、保守、終了時のデータ取り出しを分けて比べます。既製品で見積りを作り、不足する連携だけ追加開発する併用も候補です。商品を選ぶ画面の便利さと、価格の保存や旧版の採用への対応を分けて見て、この通し例で自社条件に合うかを確かめます。

一点物の工事や特注品は、数量だけでなく、材料、作業時間、仕様、外注費などが変わります。積算条件と根拠の版を残してください。過去見積りは項目のひな型に使い、価格は現在の条件を確かめて決めます。添付の計算欄へ無理に当てはめず、条件を整理し直します。

関連する読みものと相談先

一部だけ受注した見積りを制作担当へ渡す方法は、案件・見積り・受注をつなぐ引き継ぎの管理例で続けて読めます。明細の入力から帳票を作る部分は、報告書・請求書の自動作成｜データと帳票の整理で扱います。

開発会社へ発注するための見積りを比べたい場合は、システム開発の相見積り｜条件をそろえる比較表が対象です。

既製品やテンプレートで採用版の保存や引き継ぎに不足が残る場合は、案件・見積り・受注管理の開発をご相談ください。

参考出典

• 株式会社NIコンサルティング「商品マスタ選択／Sales Quote Assistant」
• 株式会社NIコンサルティング「承認設定／Sales Quote Assistant」