資料を集めたのに「経費の申請先は？」が止まらない。見られる社内ポータルの作り方

「経費の申請先はどこですか」「この手順は今も使えますか」。資料をポータルに集めた後も、こんな質問が続く場面を考えます。掲載されていても、必要な手順にたどり着けなければ、利用者は担当者に聞くことになります。

部署別の分類に加えて、利用者の用事から入口を作り、正式な手順・更新担当・見直し条件を決めます。すべての資料を一度に移す必要はありません。

以下は、Microsoftのイントラネット管理の考え方を参考にした運用の提案です。入社・休暇・経費の案内を例に、今あるポータルで直せる箇所を見ていきます（想定例）。

入口は、利用者の用事から

「総務」「人事」「経理」だけが並ぶ画面では、自分の用事をどの部署が扱うかも判断しなければなりません。

部署から探す入口	用事から探す入口
総務	入社する
人事	休暇を申請する
経理	経費を精算する

部署別のページを残しながら、用事別の入口を設けても構いません。どちらからも、同じ正式な手順へ案内します。

入口には対象者と次の行動も添えます。「入社する」なら「入社する本人向け／初日の提出物を確認」、「休暇を申請する」なら「在籍社員向け／申請手順へ」と示します。準備を説明する手順書と、申請を受け付ける画面は区別してください。入社前の人が社内アカウントを持たない場合は、その人も閲覧できる案内を用意します。

正式に参照する手順を、ここでは「正本」と呼びます。表1は、2026年9月15日に三つの用事を整理した記入例です。入社の入口不足と経費の旧版リンクは直した設定ですが、休暇の更新担当は未決定のまま残しています。

表1　入口を直した後にも、休暇の担当決定が残る（2026年9月15日の架空例）

用事と入口	案内する正式な手順	更新担当・残る作業
ホーム → 入社する	初日の提出物	総務・入社担当。入口不足は修正済み
ホーム → 休暇を申請する	休暇の申請手順	担当未決定。人事責任者による指名と手順の見直しが残る
ホーム → 経費を精算する	9月1日から使う精算手順	経理・経費担当。旧版リンクは修正済み

URL・適用日・見直し条件を含む管理表

用事	入口	正本URL	更新担当	適用日	見直し条件	迷った質問
入社	ホーム → 入社する	https://intra.example/hr/join	総務・入社担当	2026-09-01	提出物変更・担当異動・質問発生	初日に何を提出する？
休暇	ホーム → 休暇を申請する	https://intra.example/hr/leave	未決定（人事責任者が指名）	2026-09-01	制度変更・担当異動・質問発生	半日休暇はどこから申請する？
経費	ホーム → 経費を精算する	https://intra.example/finance/expense	経理・経費担当	2026-09-01	精算ルール変更・担当異動・質問発生	旧様式と新様式のどちらを使う？

適用日は手順を使い始める日で、表の記入日とは区別します。

表を埋めるときは、用事・入口・正本URLから埋め、その後に担当と見直し条件を決めます。対象利用者のアカウントで入口をたどり、提出物や申請先まで分かるかを確かめてください。開いた後に迷うなら、リンクより手順書の内容を直す必要があります。管理表・記入例（Excel）には、同じ7項目の空欄版も収録しています。

正式な手順と、更新する人を決める

Microsoftも、文書の複製や複数版の検索が正しい版の選択を妨げる点を、コンテンツ管理の課題として挙げています。

同じ手順を部署ページや掲示板へコピーするより、内容を管理する部署が確定した正本へのリンクにそろえます。入口が複数あっても、同じ対象者・同じ適用条件で使う正式な手順は一つにします。社員と委託先、拠点ごとに適用条件が違う手順は、それぞれの対象が分かる形で残してください。

経費の例では、入口が旧版の archive/expense-2025.pdf を指していました。経理・経費担当が2026年9月1日適用の手順を点検し、9月15日に表1の正本URLへ差し替えた設定です。旧版は必要な履歴として区別し、現行の申請先として案内しないようにします。

掲示文、配布済みの案内、よく使うショートカットにも旧版への誘導がないかを調べます。保存が必要な旧版まで一律に消さず、現行の案内と履歴の置き場を分けます。

制度の変更や担当の異動に合わせて直す

「更新担当：総務部」だけでは、誰が直すか決まらない場合があります。担当する職務を明記し、本人が引き受けたことまで記録します。見直す人と頻度を決める考え方は、前節のMicrosoftの説明にもあります。

内容を確定する部署と、画面やリンクを修正する情報担当は分けて考えます。経費なら経理が手順の正しさを確定し、情報担当が掲載を支援する形です。少人数なら兼務できますが、担当欄を埋める前に、引き受ける仕事と必要な時間も確かめます。

休暇の例では、前担当の異動後に後任が決まっていませんでした。「未決定」と残し、人事責任者が9月18日までに担当を指名する予定とします。指名後に本人の受諾、引継ぎ資料、現行手順の見直しがそろってから、担当欄とチェック結果を更新します。9月18日は予定期限で、完了日ではありません。

見直しのきっかけは、制度や提出物の変更、担当異動、利用者からの質問です。変更時は適用日までに手順とリンクを照合し、異動時は後任へ引き継ぎ、質問時は迷った箇所を聞き取ります。定期点検の間隔も組織に合わせて決め、点検日を待って変更を放置しない運用にします。

見つからない資料の直し方

「案内.pdf」「最新版2」では、どの用事の資料か判断しにくくなります。入社の例では「案内.pdf」を「入社手続き｜初日の提出物」に改め、冒頭に対象者、適用日、担当窓口を示す設定にしました。質問に出てきた「初日」「提出物」のような言葉を、自然な見出しにも使います。

画像だけの本文は、検索に使える文字データがあるかを調べます。Adobeの文書スキャンの説明には、OCR（文字認識）で画像の文字を検索・選択できるテキストへ変換する機能があります。ポータルの検索対象に含まれるかは、自社の設定でも確認が必要です。

元のWordなどがあれば、点検済みの本文から文字データを持つPDFやWebページを作り直します。画像しかない場合は、社内で利用が認められた文字認識手段を使い、提出先や日付を含めて認識結果を原本と照合します。機密資料を外部サービスに渡す前には、社内の利用ルールに従ってください。

その後、対象者が閲覧できるか、名前に加えて本文からも探せるかを自社環境で確かめます。検索AIを検討する前の資料整理は、社内検索AIの資料整理｜更新・廃止・閲覧権限で詳しく扱っています。

届いた質問を、次の改善に使う

質問が届いたら、案内を返して終わらず「迷った質問」欄に残します。Microsoftの意見を集める窓口の説明も、受け取った意見を処理し、行動につなげる流れを扱っています。

「初日に何を提出する？」なら、入口名で迷ったのか、開いた手順に提出物がなかったのかを分けます。「旧様式と新様式のどちらを使う？」なら、正本と適用日の案内を見直します。修正後も同じ質問から入口をたどり、必要な手順を選べるかを試し直してください。相談者の氏名や個別の事情は、改善に必要な範囲に絞ります。

Excelの「確認チェック」と確認チェックシート（PDF）では、入口、正本、担当などを項目別に点検できます。記入例の休暇は、担当の受諾が「要対応」、手順の再確認が「未確認」です。分からない欄は未確認のまま残し、必要な対応と担当・期限を記録します。

今の機能で直せる範囲から始める

利用頻度の低い緊急手順は、閲覧数が少ないことだけで不要と判断できません。必要な場面でたどり着けるか、内容が現行か、緊急時にも使える経路かを別に点検します。今回選んだ三つの用事を整理しても、対象外の資料まで点検済みにはしません。

まず、最近届いた質問を一つ選び、利用者と同じ入口から手順を探してみてください。今のポータルで入口、正式な手順へのリンク、担当表示を整えられるなら、既存機能で進めます。所属別の表示、改訂後の配布・周知、申請画面との接続を運用だけでは追えない場合に、標準機能で足りない範囲を確かめて追加開発を比較します。

手順の改訂・共有・周知を管理したい場合は、ナレッジ・手順書の管理システム開発で相談範囲を紹介しています。業務システム全体の定着は、使われないシステムを直す｜改善要望の選び方で扱っています。

入口を整えた後は、案件ごとに使う手順書や図面の版を取り違えない管理も必要です（図面・マニュアルの版管理｜案件で使う版の決め方）。

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参考出典

• Microsoft「Planning intranet governance」：組織に合う管理方法、文書の重複、更新担当、内容の見直し、意見の受付。SharePoint in Microsoft 365向け。更新：2024年7月19日、確認：2026年9月15日
• Adobe「Scan documents」：画像の文字を検索・選択できるテキストに変換するOCR機能。Acrobatデスクトップ向け。更新：2026年4月30日、確認：2026年9月15日