生成AIを会社に導入する5つのステップと、始める前のチェックリスト

導入の5つのステップ

ステップ1 仕事を1つ選ぶ

議事録、問い合わせの下書き、書類の読み取りなど、文章を扱う仕事から選びます。目安は、月に20件以上あり、間違えても人が直せる仕事です。仕事の名前と1か月の件数を書けたら、次へ進みます（その仕事にAIは必要？）。

ステップ2 入れてよい情報を決める

先に、入れない情報を決めます。お客様の名前と連絡先、契約書の中身、まだ外に出していない売上や原価、パスワードが代表です。迷う情報は、名前を伏せ字にして入れる、といった扱いも決めておきます（生成AIの情報漏えいを防ぐ7つの社内ルール）。

ステップ3 道具と契約を選ぶ

比べる点は3つです。入力した内容がAIの学習に使われるか。管理者が、使う人を増やしたり止めたりできるか。誰が何を入力したかの記録が残るか。個人向けと法人向けで、この3つが違います（会社で使うAIの契約）。

ステップ4 2週間試して測る

2〜3人で使い、件数、1件にかかった時間、直した回数、困ったことを記録します。時間は、作業を始めてから確認を終えるまでを測り、使う前と比べます（AI導入の効果測定）。

ステップ5 決まりにして広げる

うまくいった使い方を、手順書1枚にまとめます。担当と見直しの時期を決めてから、次の仕事へ広げます（AI導入は誰が担当する？）。

入れない情報の決め方（想定例）

ステップ2で作る一覧の例です（想定例）。

情報の種類ごとの扱い

情報	例	扱い
お客様を特定できる情報	氏名、電話番号、メールアドレス	入れない
契約や取引の中身	契約書、見積りの金額、取引の条件	入れない
外に出していない数字	売上、原価、給与	入れない
認証の情報	パスワード、合言葉	入れない
社内の一般的な文書	手順書、社内のお知らせの下書き	名前を伏せて入れる
公開している情報	自社サイトの文章、製品の説明	入れてよい

扱いは、道具の契約と会社の決まりで変わります。迷う情報は「入れない」に寄せ、困ったら決める人に聞く、としておきます。

4週間の進め方（想定例）

従業員20人の会社が、問い合わせの返信の下書きに使い始める場合の進め方です（想定例）。

週ごとにすることと、決まるもの

週	すること	決まるもの
1週目	仕事を選び、入れない情報を決める	対象の仕事、入れない情報の一覧
2週目	道具を選び、2〜3人で使い始める	契約、使う人
3週目	件数と時間を記録する	使う前との比べ
4週目	続けるかを決め、手順を1枚に書く	手順書、担当、次の仕事

4週間は目安です。件数が少ない仕事では、比べられる数がたまるまで延ばします。

試した記録の読み方（想定例）

3週目に、20件の返信で時間を記録した結果です（想定例）。

使う前と、使ったあと

見るもの	使う前	使ったあと
件数	20件	20件
合計の時間	200分	124分
1件の平均	10分	6.2分
大きく直した件数	—	3件

合計で76分短くなりました。次に、大きく直した3件の中身を見ます。3件とも金額を含む返信だったなら、「金額を含む返信にはAIを使わない」と決めて、手順書に書きます。数字だけでなく、直した中身まで見ると、決まりが作れます。

頼み方の見本（想定例）

AIへの頼み方は、5つの部分に分けて書くと、人による差が小さくなります。問い合わせの返信の例です（想定例）。

頼み方の5つの部分

部分	書くこと	記入例
立場	AIに、誰として書いてほしいか	卸売会社の受付の担当として
材料	一緒に渡すもの	届いたメールの本文、納期の決まり
してほしいこと	何を作るか	返信の下書きを作る
守ること	入れない内容、言い切らない内容	金額と納期は書かず「確認します」とする
出し方	長さや形	200字以内。宛名と結びを付ける

「守ること」に、人が決める内容を書いておきます。AIが金額や納期を書かなければ、確かめる場所が減ります。

間違いが起きたときの決まり

間違った内容を送ってしまったときの動きも、先に決めます。

1. 使うのを止める。同じ間違いがくり返されないようにします。
2. 決める人に知らせる。いつ、何を、誰に送ったかを伝えます。
3. 相手に訂正を送る。
4. 何が起きたかを書き残し、手順書を直す。

起きてから考えると、知らせるのが遅れます。4つを手順書の最後に書いておきます。

手順書1枚に書くこと

ステップ5で作る手順書には、次の6つを書きます。

1. 使う仕事
2. 使う道具
3. 入れない情報
4. 頼み方の見本
5. 確かめる場所と、確かめる人
6. 困ったときに聞く相手

1枚に収めます。長い決まりは読まれません。

役割の分け方

4つの役割

役割	すること
決める人	使う仕事と、入れない情報を決める
使う人	決まりに沿って使い、記録を付ける
確かめる人	AIの出した内容を確定する
聞く相手	困ったときの相談先。社内にいなければ、外に頼む

1人がいくつかを兼ねて構いません。決める人と確かめる人が、同じ人でも進められます。

始める前のチェックリスト

導入前に決めておくこと

確かめること	決まっている状態
何の仕事に使うか	仕事の名前と、1か月の件数が書ける
何が良くなればよいか	時間・待ち・品質のどれかを1つ選んでいる
入れてよい情報	入れない情報の例が、3つ以上挙がっている
使う道具	会社で契約したものに決まっている
確かめる人	AIの出した内容を、誰が確定するか決まっている
間違えたとき	誰に知らせ、どう直すかが決まっている
続けるかの判断	試す期間と、続ける・やめるの目安が決まっている

空欄が残る項目から先に決めます。全部そろわなくても、上の3つが決まれば試し始められます。

つまずきやすいところ

使ってよいかが決まらないまま、社員がそれぞれ個人の契約で使い始めると、何を入力したかを会社が追えなくなります。先に「入れない情報」だけでも決めます。

全社に一度に広げると、使い方がばらばらになり、効果も測れません。1つの仕事で形を作ってから広げます。

法律や国の指針で気をつける点は、日本企業のAI利用｜法律とガイドラインの読み方で確かめられます。

よくある質問

専任の担当がいなくても進められますか

進められます。決める人、使う人、困ったときに聞く相手の役割を、今いる人で分けます。

社員が個人の契約で使うのは、やめたほうがよいですか

会社の情報を入れるなら、会社で契約を決めたほうが安全です。個人の契約では、何を入力したかを会社が確かめられません。

どの道具を選べばよいですか

仕事と、入れる情報が決まってから選びます。先に道具を決めると、使い道を探すことになります（生成AIツールの選び方）。

国の補助金は使えますか

国のデジタル化・AI導入補助金は、IT導入支援事業者が登録したITツールが対象です。募集の時期と条件は回ごとに変わるので、事務局の公募要領で確かめてください。

中小企業向け生成AI導入支援へ

参考出典

• 総務省「令和8年版 情報通信白書（概要）」2026年7月。企業における生成AIの活用方針の策定状況を参照（2026年11月12日確認）（PDF）
• 中小機構 補助金活用ナビ「デジタル化・AI導入補助金（旧 IT導入補助金）のご案内」。補助の対象と申請の仕組みを参照（2026年11月12日確認）