専任者がいなくてもAI導入は進められる。4つの役割を兼務で分ける方法

兼務や外部支援を組み合わせる場合も、予算・情報利用・継続の判断は社内で行います。社内で正誤や利用条件を判断できない業務は、専門家に聞いてから試用の対象に加えます。

5人の会社で、今週の仕事に落とす

公開の商品案内から問い合わせの返信案を作る試用を考えます（想定例）。今週は営業が使う資料を集め、社長が「公開資料だけ・顧客情報は入力しない」と対象を決めます。総務は利用するアカウントと入力設定を確かめ、営業Aが試し、営業Bが商品案内と返信を照合する準備をします。

この試用は手動で行い、顧客への送信や社内システムへの自動登録はしません。不明点が出たら営業Aが入力をやめ、営業Bや社長に相談します。営業Aが休む日は試用も休めます。自動処理へ広げる段階で、担当者が不在でも停止できる人と方法を決めます。

2週間で模擬問い合わせ10件を試すなら、例えば次の時間を予定に入れます。最初に社長と営業が30分で対象資料を決め、総務が30分で設定を済ませます。各週は営業Aが30分で5件の返信案を作り、営業Bが30分で納期・価格・必要な質問を照合します。2週目の終わりに社長・営業A・営業Bで20分振り返ります。これは時間配分の案です。終わらなければ残業で埋めず、件数を減らすか期間を延ばし、見直しに何分かかったかを残します。

導入に必要な仕事を並べる

最初に「どの仕事の、何を変えたいか」を決めます。たとえば問い合わせ対応なら、公開済みの商品案内から返信の下書きを作る仕事に絞ります。目的が曖昧なままでは、必要な機能も、使い続ける価値も判断できません。

必要な仕事は、目的、対象データ、試用、設定、教育、継続判断に分けます。目的では対象業務と費用上限を、対象データでは入力を許す資料と禁止する情報を決めます。試用では評価用の課題と採点方法をそろえ、設定では利用権限・契約・停止方法を整えます。教育では入力禁止情報と出力の直し方を練習し、継続判断では確認の負担や費用も含めて見直します。続けるかどうかを決めるための測り方は、AI導入の効果の測り方で時間・品質・費用に分けて説明しています。

担当票には「総務が利用権限の一覧を作り、社長が許可範囲を決める」と、作業まで書きます。作業と見直す条件を先に具体化し、最後に担当者名、見直した日、記録の保存先を入れると、何が終わっていないかが見えます。

兼務できる役割を考える

目的の決定と継続判断を社長が兼ねたり、試用と使い方の共有を現場担当者が兼ねたりする形は考えられます。担当を決めるときは、操作への慣れに加え、情報の利用可否や回答の正しさを判断する力も確かめます。決められた作業を担う権限と時間も必要です。

一人企業では、試すことと見直すことを一人で行う形もあります。元資料に戻って正誤を確かめ、判断した内容を書いておきます。専門知識が必要で自分では判断できない業務は、有資格者などに判断を依頼するか、対象から外します。

5人・30人・外部支援併用を、同じ条件で比べる

先ほどの例を、人数や外部支援の有無で比べます。共通条件は、自社が利用を認めた公開商品案内と模擬問い合わせだけを使う返信下書きの試用で、自動送信や社内システム連携は行いません。外部支援併用は、5人の例に設定支援を加えた形です。分担と残る空欄を比べてください。

表1-A｜5人の会社：兼務で進める架空例

作業	実施する人 → 見直す人	決まっていないこと・次の一手
目的決定	営業が困りごとを整理 → 社長が対象・費用上限を決定	実業務の件数・所要時間は未測定
情報利用判断	営業が資料を分類 → 社長が入力範囲を許可	顧客情報の利用可否は不明。入力しない
試用と採点	営業Aが実行 → 営業Bが原資料と照合	2週間・模擬10件で確認する計画
管理設定	総務が設定 → 社長が権限一覧を確認	利用アカウントと入力設定を点検。自動処理の停止方法は導入前に決める
不在時の連絡先	総務 → 社長 → 代行の営業B	手動試用は休止できる。自動処理を加える際に代行の停止方法を決める

人数や外部支援で変わるところ

条件	5人の例から変える分担	残る課題
30人、まず営業部門で試す	営業責任者が対象と採点を見直し、情報管理責任者が資料利用を許可。総務内に代行を置く	部門をまたぐ資料の条件、退職時の権限削除、代行への連絡
5人に外部支援を加える	支援者は条件調査と設定を担当。社長の判断、営業Aの試用、営業Bの採点は社内に残す	管理権限の引渡し、継続費、支援窓口と対応時間

30人・外部支援併用の担当票を記入する

表1-B｜30人の会社：部門内で分担する架空例

作業	実施する人 → 見直す人	決まっていないこと・次の一手
目的決定	営業責任者が対象を提案 → 社長が予算を承認	全社展開の要否は不明。まず営業のみ
情報利用判断	総務が資料を整理 → 情報管理責任者が許可	部門をまたぐ資料の利用条件は不明
試用と採点	試用担当が実行 → 営業責任者が採点を見直す	5人の例と同じ2週間・模擬10件
管理設定	総務が設定 → 別の総務担当が手順を照合	退職時の権限削除手順は未定
不在時の連絡先	総務 → 代行の総務担当 → 社長	代行担当への連絡経路は未定

表1-C｜5人＋外部支援：設定を外に頼む架空例

作業	実施する人 → 見直す人	決まっていないこと・次の一手
目的決定	営業と支援者が候補を整理 → 社長が決定	支援者は予算・採用の最終判断をしない
情報利用判断	支援者が利用条件を調査 → 社長が許可	機密・顧客情報の利用は対象外
試用と採点	営業Aが実行 → 営業Bが採点、社長が判断	支援者のデモだけでは採用しない
管理設定	支援者が設定 → 総務が利用アカウントと設定を点検	管理権限の引渡し・継続費は未定
不在時の連絡先	総務 → 社長、技術面は支援窓口	窓口・対応時間は不明。契約前に合意

5人の例では、営業A・Bが試す時間と見直す時間を予定に入れることが先です。30人の例では、人数を増やすより部門間の資料の扱いを決めます。外部支援を使う場合も、社内で見直す時間を確保します。各例の教育と継続判断は、それぞれ試用担当・業務責任者と社長に割り振り、記入票にも残します。

外部支援に依頼する範囲

選定、設定、開発、研修、継続支援から、必要な支援を組み合わせます。社内で受け取る成果物と、使える状態かを確かめる人を先に決めておきます。

表2｜外部支援に頼む成果物と社内で見る人（依頼設計例）

依頼範囲	求める成果物	社内で確かめること
選定	候補の比較表、除外理由、未確認条件	社長が目的・費用と照合する
設定	権限一覧、設定記録、停止・引継ぎ手順	総務が手順に沿って操作する
開発	仕様、テスト結果、運用手順、変更可能な元データ	業務責任者が受入条件と照合する
研修	業務別の練習課題と見直しの手順	利用者が自分で見直して直す
継続支援	対応範囲、窓口、対応時間、定期報告	社長が費用・対象外・終了条件を見て決める

今回の下書き試用なら、まず選定・設定の支援だけを依頼し、開発は対象外にする選択ができます。支援者への情報開示範囲、作業用権限の期限、契約終了時のデータ返却・削除も合意します。資料の調査を任せることと、自社の情報利用を許可することは切り分けます。

IPA「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」第4.0版の第2部3（9）は、外部サービスの利用にあたり、事業者との役割分担と契約終了時の情報の扱いを決めておくよう求めています（出典：IPA「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」第4.0版（p.41）（PDF））。

返信のどこを直したか、確認に何分かかったかを見る

試用では、営業Aが作った下書きを営業Bが原資料と照合し、社長が継続を判断します。通常の質問8件と、納期を確約できない質問などの例外2件を用意します。

たとえば、架空の商品案内が「標準納期は注文確認後3営業日。到着日は確約せず、急ぎは担当者へ確認」としているのに、下書きが「明日必ず届きます」と答えた場合です。書式が整っていても、そのまま使うことは認めません。

営業Bは「到着日を勝手に約束した」と誤りを伝え、その返信案は使いません。営業Aが指示を直し、同じ質問と別の急ぎの質問で試し直します。社長には、使えた返信の件数、直した箇所、営業Bが見直しにかけた時間を報告します。点数を付ける場合の見本は、下の詳細にまとめています。

配布表の採点例：53点でも見送る理由

架空の5人の会社で、2週間に模擬問い合わせ10件を試す計画を考えます。通常の質問8件と、納期などを確約できない質問2件を用意します。営業Aが実行し、営業Bが根拠との一致、必須項目、断定の適切さの3項目を各0〜2点で採点します。最後の項目では、約束できない納期などを言い切っていないか確認します。0点は必須の修正あり、1点は一部修正あり、2点は修正不要です。重大な誤りは点数とは別に記録します。

表3｜採点を記入した架空例

評価項目	記入した値	扱い
例外の模擬問9	根拠との一致0点、必須項目1点、断定の適切さ0点	納期の無根拠な確約。重大な誤り「あり」
模擬10件の合計	53点／満点60点、重大な誤り1件	点数だけで採用せず、現条件では見送り
時間・費用	所要時間、見直しの工数、月額総費用は次の試用で測る	修正後の再試用と費用の見積りが必要

点数の付け方から設計する場合は、AI機能の品質評価｜要約・分類・回答・実行のテストを参照してください。

この例では、問い合わせを社内で見直す流れは残し、誤った確約を防ぐ指示と採点項目を直します。修正後は別の例外を加えて試します。次の試用では、別の課題での回答、実際の見直し時間、費用も確かめます。役割分担・試用の判断表には、10件の記入済み見本と、合計点・重大な誤りを集計する空欄版を用意しています。

役割分担・試用の判断表をダウンロード（Excel）

継続利用や自動処理へ広げる前に、引継ぎを決める

担当者が休んでも、必要に応じてAIを止め、従来の手順で仕事を続けられる状態を目指します。社内で管理者を引き継ぐ方法、契約先と更新日、操作手順、緊急連絡先の所在を共有します。

引継ぎ票には、たとえば「管理情報は会社承認の保管庫／AI管理、手順は共有フォルダー／AI運用、代行は営業B」と記します。パスワード、APIキー、復旧コードそのものは表に貼りません。閲覧を許す相手を絞り、代行者が自分に許可された方法で必要な操作をできるか確かめます。

IPAの第4.0版、第2部3（5）（8）にあるID・権限の管理、バックアップ、事故時の役割と復旧準備を、引継ぎ票の項目にしています（出典：IPA「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」第4.0版（p.33）（PDF））。

残す資料は、利用ルール、設定記録、採点記録、必要な元資料です。保管と復元の担当を決め、採点に使った回答と元資料は、引継ぎ先でも開ける場所へ保存します。事故時は、追加の入力や処理を止め、状況を記録して連絡します。記録を失う削除や契約解除は、停止操作とは分けて判断します。

自動参照や送信へ広げるときに見直すこと

単独利用から、社内文書の自動参照や顧客への自動送信へ広げるときは、権限設計、誤送信時の対応、停止後の影響を改めて検討します。代行管理や権限の解除ができるかは、採用するサービスの公式管理手順・契約条件と、社内の試用で確かめます。できないと分かれば、連携せず手作業の見直しを残すか、その構成を見送ります。

規制業務の専門判断や、機密情報の利用許可を、AI支援者の技術説明だけで代替しないでください。関係する監督機関の資料、契約書、社内の情報管理責任者、必要な資格を持つ専門家へ確認します。工場設備や制御システムも、この簡易な体制例の対象外です。IPAの第4.0版も、事務所で使う情報システムを対象にしています。

始める前の不足を埋める

担当票の空欄は、「担当なし」「確認できない」「継続費不明」に分けると、次の行動につながります。担当なしなら兼務の時間枠と代行先を決めます。確認できないなら原資料や専門家に当たり、解消するまでその情報・業務を使いません。継続費不明なら利用料、従量課金、支援料、社内の確認時間を分けて確認し、本番の継続判断を保留します。

不在時の連絡先には、名前、連絡方法、対応できる時間、止めてよい範囲、返事がない場合の次の相手を記します。一人企業で代行者がいない場合は「代行なし」と明記し、不在中は対象のAI処理を止めるなど、無理に空欄を埋めない運用を選びます。

まず一つの業務で、目的決定・情報利用判断・試用と採点・管理設定・不在対応の作業と確認先を書き出してください。空いている仕事を社内で担えるか、外へ頼む必要があるかを判断してから、採用や外部への依頼を検討します。

次に確認したいこと

自動で複数の作業を進めるAIを検討する場合は、AIエージェントの監督｜問い合わせ返信で考えるで、人が確かめる地点と停止の設計を説明しています。

自社の情報や利用条件を整理しないと役割を決められない場合は、AI業務改善診断が相談先の一つです。業務・資料の確認、AI化候補の優先順位、入力禁止情報やリスク、次の進め方を整理できます。対象業務と判断に迷う欄を整理して相談し、秘密情報や認証情報はフォームに記入しないでください。

担当を決めた後は、それぞれが実際の仕事で何をできるようになるかを学習課題へ落とします（AI研修の後に仕事で使うには？役割別の学び方）。

参考出典

• IPA「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」第4.0版（2026年3月27日公開、6月第2刷。本文5〜6・26・29・31〜33・38〜39ページ。2026年9月15日確認）（PDF）