承認の翌日に4,000円増えたら、誰が承認し直す？差し戻し・代理承認の決め方

たとえば、48,000円の経費申請を上長が承認した翌日、送料4,000円の記載漏れが分かりました。合計は52,000円。金額が5万円以上になると経理責任者の承認も必要な会社なら、新しい金額で上長と経理責任者の承認を受け直します。

金額に応じた承認、差し戻し、不在時の代理を、経費申請6件で考えます（想定例）。

承認する内容と、金額による行き先

最初に、何がそろえば判断に進めるかを申請者と承認者で合わせます。経費申請なら、申請者、利用日、支払先、用途、税込合計額、領収書などの証憑を入力項目にします。証憑とは、支出の内容を確かめるための資料です。金額に加え、日付や用途が読めるかも確認します。

入力漏れを見つける人と、支出を認める人は区別します。受付時に確認できる不足はその場で修正を頼み、承認者には判断に必要な項目をそろえて渡します。領収書を用意できない場合は、代わりの資料を認める担当者と、その判断を残す場所を決めます。物品の購買依頼なら、承認の後の発注と納品までを一つの台帳でつなぎます（購買依頼から納品までの管理方法）。

本文では経費申請6件を扱います。申請者、上長、代理人、経理責任者、代理を指定する管理責任者はそれぞれ別の担当です。金額は1申請あたりの税込合計・日本円の整数とし、申請を分割して承認条件を回避しない前提です。表の基準時点は2026年9月11日17時（日本時間）です。

申請IDは一つの申請を、版は判断対象の内容を識別します。領収書を差し替えて再申請するときも、IDを維持してv1からv2へ進めます。変更後の最新版には、まだ承認を受けていない内容が含まれます。

5万円の前後で、誰の承認が必要か

サイボウズのkintone公式ヘルプ「ステータス、作業者、アクションとは」も、処理状況、担当者、操作を分け、金額などに応じた条件を説明しています。ここでは代理や承認後変更を加えた独自の運用例として考えます。

この例では「1円以上50,000円未満は上長のみ」「50,000円以上は上長の後に経理責任者」と決めます。5万円は説明用に設定した金額です。自社の基準に置き換えて使います。

「5万円以下」と「5万円以上」を併記すると5万円が両方に入るため、未満・以上を明確にします。この例では空欄を未入力として残し、非数値・0円・負数・小数は受付対象外にします。

50,001円の申請は上長の承認後に経理責任者へ通知していますが、経理の承認操作がないため「経理承認待ち」です。通知と承認を別の操作として記録することで、連絡した時点と判断を終えた時点を見分けます。

今、処理する必要がある申請

2026年9月11日17時時点で承認が終わっていないのは、次の現行版です。

申請	現在の担当	次に行うこと
50,001円の申請（EXP-003・v1）	経理責任者	上長承認後の内容を確認して判断
領収書を差し替えた申請（EXP-004・v2）	上長	利用日が読めるかを確認して判断
52,000円へ増額した申請（EXP-006・v2）	経理責任者	新しい金額と内容を確認して判断

日々見る一覧はこのように現行版へ絞ります。差し戻した旧版や承認済みの版は、理由を調べるときに履歴で読みます。

6申請・8つの版の承認履歴を照合する（表1A）

表の記号は配布資料との照合用です。申請者P、上長A、代理人B、経理責任者C、管理責任者Dを表し、承認条件C1は上長のみ、C2は上長の後に経理責任者の承認が必要な区分です。

表1A　経費申請6件と各版の判断状況（想定例）

申請ID	版	金額	承認条件	状態	作業者
EXP-001	v1	49,999円	C1：上長A	承認済み	—
EXP-002	v1	50,000円	C2：上長A→経理C	承認済み	—
EXP-003	v1	50,001円	C2：上長A→経理C	経理承認待ち	経理責任者C
EXP-004	v1	12,000円	C1：上長A	差し戻し	申請者P
EXP-004	v2	12,000円	C1：上長A	上長承認待ち	上長A
EXP-005	v1	18,000円	C1：上長A	承認済み	—
EXP-006	v1	48,000円	C1：上長A	承認済み	—
EXP-006	v2	52,000円	C2：上長A→経理C	経理承認待ち	経理責任者C

表1A・1Bは6件の申請を8つの版で表示しています。旧版の状態と作業者は、その版の最終記録時点です。現在の未処理一覧には現行版だけを出します。「—」は次の承認担当者がいないことを表します。支払状況は承認状況と分けて管理します。

領収書の明細ごとに承認し、会計へ渡す支払準備まで扱う場合は、経費申請・支払準備の管理で、承認済みと差戻し中を分ける例を確認できます。

差し戻すときは、直してほしい箇所を伝える

差し戻しでは、「不備あり」だけで終えず、修正箇所と、何を確認できれば再申請できるかを伝えます。12,000円の申請は、最初に提出した領収書の利用日が不鮮明でした。上長は9月9日13時に、該当箇所を差し替えるよう理由を残し、作業者を申請者へ戻しています。

申請者は同日14時に、金額を変えず証憑を差し替え、v2として再申請します。記録には前版v1への参照と変更箇所を付けます。v1の理由も残すため、承認者は修正前後を見比べられます。v2は再申請した段階で、上長の承認待ちです。

戻し先も決めておきます。この例は申請者へ戻しますが、明細を入力した別担当へ修正を頼む運用なら、その担当と再申請する人を分けます。却下して終了する処理と、直して出し直せる差し戻しも区別してください。

差し戻し・代理・実行者の記録を見る（表1B）

表1B　差し戻し・代理・実行者の記録（想定例）

申請ID	版	差戻理由	代理期間	実行者
EXP-001	v1	対象外	対象外	上長A
EXP-002	v1	対象外	対象外	経理責任者C
EXP-003	v1	対象外	対象外	上長A
EXP-004	v1	利用日が不鮮明。証憑の該当箇所を差し替え	対象外	上長A
EXP-004	v2	v1の理由を参照。証憑を差し替え済み	対象外	申請者P
EXP-005	v1	対象外	2026-09-10の1日（日本時間）	代理B
EXP-006	v1	対象外	対象外	上長A
EXP-006	v2	対象外	対象外	上長A

実行者は、その版で最後に申請・再申請・承認・差し戻しを行った人です。途中の操作や通知、後続処理への引き継ぎ停止は、操作履歴へ日時とともに残します。50,000円の申請なら、上長の承認と経理責任者の承認を別の履歴で追います。

不在時の代理は、範囲と期限を決める

代理を認めるときは、誰が、どの範囲を、いつまで判断できるかを指定します。本来の承認者と実際の実行者を分け、代理を認めた責任者、対象申請、操作、金額範囲、開始・終了日時、指定の根拠を記録します。

18,000円の申請では、管理責任者が9月9日16時に代理を指定した想定です。上長に代わる代理人の対象は、この申請の5万円未満の上長承認だけ。期間は9月10日0時以上、9月11日0時未満（日本時間）の1日です。他の申請や経理責任者の承認権限までは含めません。

9月10日9時5分に代理人へ通知した時点では承認待ちです。代理人が10時に自分のアカウントで承認し、代理を認めた記録と実行日時を結び付けて承認済みにします。上長のアカウントや名義を使い回さず、代理人自身の申請を自分で承認する対象にも含めません。

期間終了後に残った申請は、管理担当が上長へ再割り当てし、担当変更を記録する方針とします。製品を選ぶ際は、期間外の操作を防げるか、代理の終了と未処理の引き継ぎがどう動くかを確認します。

承認後に金額が変わったら

承認は、その時点の内容に対する判断です。金額、支払先、用途など判断を変え得る項目を変更するときは、別版に変更内容を示して再確認する方針を決めます。

冒頭の48,000円の申請は、9月10日に上長が承認しました。翌11日9時、追加送料4,000円の記載漏れが判明し、52,000円へ修正して変更申請します。経理責任者は旧版を使った後続処理を止め、以前の承認履歴は保持します。

送料を追加した申請は5万円以上になるため、上長が新しい金額を確認してから経理責任者へ回します。11日10時に上長が承認しても、経理責任者はまだ未承認です。新しい金額を旧版の承認で通したり、変更前と変更後を別の支払として合算したりしないようにします。すでに支払済みなら、経理担当が訂正や追加支払の扱いを別途判断します。

金額・相手・用途の解釈を変えない備考の誤字なら、修正前後、修正者、日時を履歴に残す扱いも考えられます。誰が軽微な訂正と判断できるかまで決め、取引先名の取り違えなど実体に関わる変更を誤字扱いしないようにします。重要か迷う場合は再確認へ回します。

図1　差し戻し・代理・承認後変更の行き先（想定例）。①〜⑥はEXP-001〜EXP-006に対応します。図1を大きく表示することもできます。

49,999円・50,000円・50,001円で行き先を比べる

「5万円以上は経理責任者も承認する」という本稿のルールなら、境目は50,000円です。49,999円は上長のみ、50,000円と50,001円は上長と経理責任者へ進みます。「5万円を超えたら」と実装すると、ちょうど50,000円だけ承認先が欠けます。

承認条件を試す教材（ZIP）の approval では、三つの金額と、48,000円のv1を承認後に52,000円のv2へ直す例を計算できます。2026年10月26日の確認では、v2の経路に経理責任者が必要となり、v1の承認はv2への承認として使えない結果になりました。例の会社の条件を固定した模型です。

追加で確かめる変更	選定時に見たいこと
承認後に送料を加算	変更後の合計で承認先を決め直し、対象の版を残す
金額を戻すが、用途や添付を変更	同額だから同じ申請内容と扱わず、何を確認し直すかが分かる
代理期間が終わってから操作	期間外の代理で承認できず、本来の承認先へ戻せる

稟議の操作例では、制作ソフト導入R102・120,000円で、経理の森田さんとIT確認の村上さんを「見る人」で切り替えて順に承認すると「実行待ち」になります。「見る人」を実行担当の中島さんにすると、実行番号と実行金額の入力が出ました。承認が済んだだけで、購入や支払いまで済んだことにはなりません。この画面の承認経路は、本文の5万円のルールとは別の見本です。

自社の申請書で、承認の行き先をたどる

申請・承認の記入用Excelには、記入例と未記入版、操作履歴、代理の指定を記録するシートがあります。自社の金額基準を「設定」で確認し、申請の内容と版を「未記入」へ、途中の操作を履歴へ記入します。承認条件の式は行き先の参考表示で、承認状況や引き継ぎ可否は担当者が記入します。

自社で決める項目を一枚にまとめる際は、運用確認シート（PDF）を使えます。記入見本と未記入版を収録しています。

申請が少なく、共有する表の置き場と更新担当を決め、承認記録と版を照合できるなら、まず表と既存の運用を整える選択があります。個人ごとの権限、条件分岐、履歴、期間限定の代理、承認後変更が既製品の設定で満たせるなら、その設定から始められます。独自の会計台帳へ承認済みの版を渡す必要があり、既存設定では足りない場合に連携や追加開発を検討します。

まず、最近差し戻した申請を1件選び、直す箇所と戻し先が申請者に伝わるかを見てください。次に、金額が増えた場合と承認者が不在の場合の行き先を、自社の条件でたどってみてください。

承認業務以外も含めて目的・利用者・判断ルール・例外を整理する場合は、開発相談前の要件整理｜受注から出荷の記入例も参考になります。承認した版を会計へ渡す場合は、受け渡す内容も合わせて整理します。

人事評価の提出・差戻し・面談を一緒に管理する場合は、人事評価の業務管理で、提出版と確認状況を共有する例を紹介しています。

承認や作業を任せる人の資格も条件になるなら、役割別の必要条件と更新期限を照合できます（研修・資格の履歴管理｜対象者と更新期限の確認）。

申請・承認ワークフローの開発内容を見る

参考出典

• サイボウズ「ステータス、作業者、アクションとは」

記事番号040573、2026年9月15日確認。処理状況・作業者・操作と、値に応じた実行条件を参照しています。代理や版管理は本稿の運用案です。