船積みが2つに分かれ、片方だけ書類が変わった。貿易の書類と立替費用の追い方

たとえば、同じ案件の船積みが二つに分かれ、一方だけ到着予定と書類が変わった。立替費用の請求書も届いたが、どちらの船積み分かすぐに分からない。船積みごとに書類と費用をまとめると、変更した便と残っている手配をたどれます。

一案件一船積みと固定せず、「何が届いたか」と「誰が中身を見たか」、「予定」と「実績」を分けます。

二つの船積みを、2026年9月15日時点の状況で見ていきます（想定例）。為替換算日・税区分・通関要件は、契約と専門担当者の判断に従います。

先に、到着が遅れた船積みだけを追います。国内港へ9月10日に着く予定だった1便目は12日へ延期。その先の倉庫配送も11日から13日へ組み直します。もう一つの船積みは、港へ17日着、倉庫へ18日配送のままです。案件が同じでも、すべての日付を一括で変えると、変更のない手配まで動かしてしまいます。倉庫に着いた後、荷主ごとの在庫を自社在庫と混ぜずに扱う方法は、倉庫の荷主別在庫の管理で説明しています。

一つの案件に、二つの船積みがある

依頼全体、船積み、輸送区間に、それぞれ管理番号を付けます。この例では、一つの案件に1便目と2便目があります。各便の経路は「海外港Aから国内港B」と「国内港Bから倉庫C」の二区間です。便の番号と区間を組み合わせると、どちらの船積みの費用かを見分けられます。

事務担当が依頼時に番号を登録し、配車・書類担当が自分の記録の対応先を照らし合わせます。顧客名や本船名が同じでも、書類や費用は船積IDで対応付けます。積み残しなどで船積みを分けた場合は、新旧IDと振替対象を残し、元の記録も保管します。

表1｜二つの船積みと、その先の配送を対応付ける

項目	1便目・SH-01	2便目・SH-02
海外港A→国内港B（L1）	9/07出発予定、9/10到着予定→9/12へ変更	9/14出発予定、9/17到着予定
国内港B→倉庫C（L2）	9/11配送予定→9/13へ変更	9/18配送予定
海上輸送の書類	BL-01 v2・確認済み	BL-02 v1・受領、確認待ち
国内配送の書類	ARR-01 v1・確認済み	ARR-02 v1・受領、確認待ち

どちらも同じ案件です。書類と費用を案件番号だけにひも付けると、どちらの手配を変えるのか分かりません。船積みの番号まで残すことで、1便目の書類差替えと費用を、2便目の未確定事項から分けられます。費用は後段の表3で比較します。

日付は2026年、時刻は日本時間です。実運用では港・区間と現地時刻の基準を明記します。共通費は割り振り方が決まるまで待ち、根拠を確かめてから各便へ割り当てます。

書類が差し替わったら、どの便のものかを見る

書類台帳には、書類種別・番号・内部管理版・発行元・受領日・保管先を記録し、受領状態と内容確認の状態を別欄にします。B/Lは船荷証券です。税関の手続案内では、仕入書（インボイス）や包装明細書などの名称も載っています。個別の貨物に必要な書類は専門担当者に聞きます。

1便目では9月9日に船荷証券の差替版を受け取り、書類担当が翌10日に内容を確かめた設定です。v1を保存し、v2を現行版として扱います。v1・v2は本例の内部管理番号です。発行元の正式な版表示やB/Lの有効性は、発行元と専門担当者に問い合わせます。差替えの理由は発行元による記載事項の訂正で、ETA変更とは別の記録です。

表2｜書類の受領から内容確認まで

対象書類	受領後の状態	確認後の扱い
SH-01／BL-01 v1	旧版を保持	現行版と区別して保管
SH-01／BL-01 v2	9/09受領・確認待ち	9/10確認済・現行
SH-02／BL-02 v1	9/15受領・確認待ち	確認日・確認担当の記録まで保留

2便目の船荷証券も、別の書類として内容を確かめます。原本・写しなどの形態や引渡しに必要な手続は、該当業務の専門担当へ引き継ぎます。「ファイルを受け取った」ことと「内容を確認した」ことは分けて記録します。

到着予定の変更を、その先の配送へ伝える

日通NECロジスティクスの物流用語集では、ETDは出発予定日・時間、ETAは到着予定日・時間と説明されています。実際の出発・到着とは別の情報として保存します。

冒頭の1便目では、9月9日に港への到着予定の変更連絡を受けました。事務担当は変更前後、情報源、理由、受領日時を履歴へ追記し、配車・倉庫・請求担当へ共有します。通知済みと対応済みを分け、配車担当の回答を受けて、国内港から倉庫への配送予定も9月11日から13日へ変更します。2便目の日付はそのままです。

9月12日に国内港への到着、13日に倉庫への配送を確かめた後も、変更前の予定は残します。実績欄は事実が分かってから入力します。責任者は、通知の送信に加え、誰がどの再手配を受けたかを追います。

バイナルのTOSS-LOGIWORKSの公式説明には、変更履歴の自動記録、書類受領やETA変更を契機とする通知、ETD・ETA変更通知が紹介されています。本船動静の取得にはTOSS-FTオプションの記載があります。利用中の製品で使える通知や履歴の範囲は、契約・対象版ごとに読んでください。

立替費用は、通貨と請求先をそろえて集計する

費用台帳は費用IDごとに一行とし、案件ID・船積ID・区間ID、通貨、原通貨額、証憑番号、支払状態を付けます。複数の書類を参照するときも、同じ費用の行は一つにして、書類との対応を記録します。

本例の「立替」は顧客への精算を予定する支払、「売上対象」は自社サービスの請求予定額、「自社負担」は顧客へ請求しない額を整理する区分です。会計上の売上・費用認識や税区分は別に判断します。支払済みでも、顧客への請求可否を決める必要があります。

表3｜費用明細の記入例（税額・請求総額は未計算）

費用ID／区間	原通貨額	金額状態	請求区分	9/15時点の扱い
F-01／SH-01-L1	USD 180	確認額	立替	換算条件・税区分が未定で保留
F-02／SH-01-L2	JPY 12,000	確認額	売上対象	税区分・最終請求明細が未確定
F-03／SH-02-L2	JPY 30,000	予定額	立替	未実施・証憑未受領で保留
F-04／SH-02-L1	JPY 3,000	確認額	自社負担	顧客請求の対象外

USDとJPYは通貨別に集計します。同じJPYでも、立替・売上対象・自社負担、予定額・確認額を分けます。円換算が必要な場合は、請求通貨、適用レートと根拠、換算日、丸め方、税区分を決めてから計算します。

1便目の180 USDは支払済みでも、換算日やレートが決まるまで精算を待ちます。2便目の30,000 JPYも、実施した記録と請求書などの根拠がそろってから請求額を確定します。該当する費用がない場合は集計を空欄にし、金額未入力は問い合わせが必要な状態、数値の0は実際に0の金額として区別します。分からない項目には担当と期限を残します。

倉庫に届いた後も、精算に必要な情報を追う

完了の前に、書類担当が必要書類と現行版、輸送担当が区間ごとの実績、請求担当が費用・証憑・請求区分と請求明細の対応を照らし合わせます。その結果と未解決事項を案件責任者へ渡し、責任者が締めの可否を判断します。

1便目は13日に倉庫まで届き、書類も確認済みです。それでも、支払った180 USDの換算条件が決まらなければ、顧客への精算は閉じられません。適用レート・換算日・丸め方・税区分を決め、最終請求明細へ対応付けるところまでが残っています。1便目は精算待ち、2便目は到着の実績、書類の内容、立替費用の根拠などを調べる段階です。チェック表では残件を引き継いだことと、残件を解消したことを区別します。請求確定後は費用IDと最終請求書の明細IDを結び、重複や未請求を点検します。

表を使う範囲と、既製品・追加開発の分かれ目

船積みの書類・費用管理表（Excel）には対応表、予定、書類、変更、費用、請求条件、完了照合の記入例と空欄版があります。印刷用のチェック表（PDF）も利用できます。空欄版へ自社のIDを入力し、まず一案件で書類から費用の根拠までたどれるかを試します。集計は通貨・請求区分・金額状態ごとの原通貨額です。為替換算と完了承認は担当者が行います。

担当者が少なく同時更新を調整できるなら、共有台帳と保管先の整理から始められます。既製品で必要な管理単位、版履歴、通知先、費用区分、閲覧権限を表現できるなら、その機能を優先して確かめます。固有の経路や承認、既存会計との受け渡しが表現できない部分について、追加開発を検討します。

相談には、現在の対応表、未完了の手配、立替と請求の分け方を用意すると、既製品を残す範囲も整理できます。

国内の配車から請求へつなぐ業務では、待機や追加作業を便の実績へ結び付ける例を使えます（運送業の配車から請求まで｜変更と追加料金の記録）。

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参考出典

• バイナル「TOSS-LOGIWORKS」
• 税関「1107 輸入申告の際に必要な書類」
• 日通NECロジスティクス「物流用語集：E」