待機90分、何分を請求できる？運送業の配車記録を請求までつなぐ

たとえば、配車表では自社車両の予定だった便が、当日は協力会社の車両に替わり、納品先では待機と追加の仕分けが発生した。月末に予定表だけを見て請求すると、どの記録を採用するか迷います。2026年9月の5便を使い、変更後の実績を請求へつなぐ方法を見ていきます（想定例）。

追加料金は、待機時間や領収書の記録に加え、合意した負担条件に照らして判断します。

5便の変更・待機・実費を請求明細と照合する管理表（Excel・記入例と空欄版）

予定が変わっても、一つの便として追う

最初に、便を追う番号を決めます。受注番号O001の配送を便ID「B001」として登録し、請求先、区間、予定日、予定車両、乗務担当、合意条件の版を結び付けます。一つの受注を複数便に分ける場合も、便IDを分けて受注番号に戻れるようにします。

予定は「何を行う約束か」、実績は「何が起きたか」です。変更のたびに予定欄を上書きすると、元の手配と実際の運行を比較できません。便の基本情報、変更履歴、追加明細を分け、同じ便IDからたどれる形にします。基本運賃も、どの条件版で合意したかを残します。

イクソルのコムトラックシステムでは、受注データを集約した配車表・請求書の作成、受注データへの実費等の加算、運行・乗務記録の管理が紹介されています（出典：株式会社イクソル「コムトラックシステム」、受注登録・管理、請求書発行、配車表作成、運行管理・乗務記録）。

自社車両から協力会社へ替わった記録

B001は9月10日、A倉庫からBセンターへ運ぶ予定の便です。7時20分に自社車両の故障で協力会社へ切り替え、7時35分に受託の返事を受け、7時40分に荷主へ連絡しました。車両が替わっても便IDはB001のままです。変更前後、理由、時刻、確認者、連絡・発注の根拠を変更履歴へ残します。

「手配した」と「相手が引き受けた」は別の状態です。受託の返事がないまま実績車両を確定せず、配車担当が協力会社、車両、担当、区間を照合します。協力会社への支払条件と荷主への請求条件も分けてください。委託先への支払いが増えただけでは、荷主向けの追加明細へ転記しません。

B001の予定は8時集荷・11時納品、照合した実績は8時10分・12時5分です。次に、この便で発生した待機と仕分けを請求条件へ照合します。

待機90分のうち、請求できる時間はどこからか

追加項目には、便とは別に明細の番号を付けます。待機、仕分け、高速道路料金のそれぞれについて、時間や数量、場所・理由、根拠資料、合意条件、請求するかを記録します。同じ便の一項目が未確認でも、他の項目の確認結果まで失わないためです。

B001の待機は10時から11時30分の90分、仕分けは11時30分から11時50分の20分です。重なる時間を二重に数えず、日報で実績を照らし合わせます。この例では「待機60分を控除し、超過分は30分単位2,200円」という架空の合意を確認済みなので、待機の請求数量は（90－60）÷30＝1単位、2,200円です。B002の30分は同じ控除時間内のため対象外ですが、実績は消しません。

請求条件を実績と照合する

国土交通省の標準貨物自動車運送約款第34条は、待機の場所や荷送人・荷受人の責めに帰すべき事由等の条件を置き、別に定める料金によるとしています。実際に適用される約款・契約・料金表を確認し、時間だけで請求を確定しないでください。時間制運賃では積込み・取卸しの対価を含められる場合もあります。追加作業を別料金にするかも契約に沿って確認してください（出典：国土交通省「標準貨物自動車運送約款」（PDF）、第2・32・34・61・62条、「改正貨物自動車運送事業法に関するQ&A」（PDF）、問2-3・2-4）。

仕分けE002は、運送前に決めておくべき受託・料金条件が記録から追えない問題例です。作業20分の実績は分かっても、金額は空欄のまま保留し、営業担当へ判断を戻します。0円や請求済みに置き換えません。

実費は、領収書があることと、荷主が負担する合意があることを別に確かめます。R001の2,200円はB001との対応と精算条件を照合済みです。一方、R004の駐車代1,100円は便ID不明のまま別枠に置き、近い日付のB004へ推測で付けません。公的Q&Aでも、実費負担時には具体的な精算方法を記載する考え方が示されています（出典：国土交通省「改正貨物自動車運送事業法に関するQ&A」（PDF）、問2-7〜2-10）。

B001で照合できた候補額は、基本運賃33,000円＋待機2,200円＋高速実費2,200円＝37,400円（税込）です。仕分け20分は金額を確定できていないため、この合計に含めません。運行が終わっても、一つの明細だけ確認が残ることがあります。

5便すべての予定・実績・追加項目を照合する

表1では、実績未確認のB004、運行前に取り消したB005も残しています。取消便は削除せず、当初の受注と取消の合意まで追えるようにします。

表1　予定と実績を上書きせずに残す

便ID・区間	予定 → 実績 ／ 集荷／納品	車両・乗務担当 ／ 予定 → 実績	協力会社・変更	実績の状態
B001｜9/10 ／ A倉庫→Bセンター	08:00／11:00 ／ →08:10／12:05	自社01・甲 ／ →C12・乙	協力社C ／ 07:20変更、07:35受託 ／ 07:40荷主へ連絡	完了・確認済 ／ 日報D001
B002｜9/10 ／ A倉庫→C店	13:00／15:00 ／ →13:00／15:40	自社02・丙 ／ →変更なし	なし	完了・確認済 ／ 日報D002
B003｜9/11 ／ D工場→E倉庫	09:00／12:00 ／ →09:00／12:30	自社03・丁 ／ →変更なし	なし	完了・確認済 ／ 日報D003
B004｜9/12 ／ D工場→F店	08:00／10:00 ／ →08:00／10:15※	自社04・戊 ／ →変更なし※	なし	報告受領・未確認 ／ 納品確認待ち
B005｜9/12 ／ A倉庫→G店	14:00／16:00 ／ →運行なし	自社05・己 ／ →運行なし	9/11 16:00取消 ／ 16:10無償取消合意	取消・対象外 ／ 確認M005

想定例。2026年9月、9/15 10:00時点。人物は役割用の仮名です。※B004の実績は未確認の報告値。

表2　実績・根拠・合意条件を別々に確かめる

便ID	待機時間	追加作業	実費証憑	合意条件と判断
B001	10:00–11:30 ／ 90分／荷受側待ち	仕分け20分 ／ 単価・受託条件未確認 ／ 明細E002を保留	高速R001 ／ 2,200円 ／ 便ID照合済	C-A01v1 ／ 待機：60分控除後 ／ 30分単位2,200円 ／ 高速実費は別途負担
B002	15:00–15:30 ／ 30分	なし	なし	C-A02v1 ／ 待機60分まで追加なし ／ 30分は請求対象外
B003	0分	取卸し30分 ／ 1式3,300円を合意	なし	C-B01v1 ／ 基本運賃とは別に計上
B004	報告0分 ／ 実績未確認	報告なし ／ 実績未確認	直接紐付く証憑なし	C-B02v1 ／ 基本条件は合意済 ／ 実績確認まで保留
B005	運行なし	なし	なし	C-A03v1＋M005 ／ 無償取消の合意を記録

想定例。金額はすべて税込円。単価・控除時間は例の合意です。別枠：駐車領収書R004（1,100円）は便ID未特定。どの便にも算入しません。

便の処理が終わっても、追加明細は残る

締め前には「完了したが未発行の便」「実績自体が未確認の便」「未確認の追加明細」「便IDのない実費」を別々に抽出します。便数だけの点検では、B001の基本運賃を処理した後にE002が残っていることを見落とします。便IDと明細IDの両方で、発行済みの請求書IDまで追ってください。

5便のうち、完了して請求が未発行なのは2便、実績の照合を待つのは1便です。別に、仕分け料金1件と、どの便か分からない駐車代1件が残っています。あとの2便は、請求済みと、無償取消の合意により対象外となった便です。「対象外」は合意した理由がある状態で、「未確認」の代わりには使いません。

たとえば、照合済み分を発行した後も、担当者への依頼は次のように残します。これは後続処理の文面例で、9月15日10時時点の記入例は未発行のままです。

営業担当へ：9月10日・A倉庫→Bセンター便の仕分け20分について、当時の受託・料金の合意資料と書面を9月16日までに確認してください。未合意なら取扱いを協議し、回答を残してください。明細E002は確認できるまで保留します。参照：便B001。

配車担当は車両変更と未確認の運行実績を、営業担当は仕分けの受託・料金条件を調べます。請求担当は証憑と便の対応、締日、重複を点検します。保留には担当と期限を付け、後日解決したときも元の便ID・明細IDで次回請求へつなぎます。貸切バスのように行程そのものが何度も変わる仕事では、行程の版ごとに車両と請求を結びます（貸切バスの行程の版管理）。

締日ごとに、確定分と保留分をまとめる

取引先の締日と対象期間をそろえてから、条件IDの版、数量、単価、発行済み請求書IDを照合します。この例のA商事は9月15日締めで8月16日～9月15日、B工業は9月30日締めで9月1日～30日が対象です。便の日付だけで同じ月次合計にまとめません。

B001の37,400円は、仕分けE002を除いた候補額です。B003は取卸し3,300円を含め30,800円。B002は発行済み22,000円を除外し、B004は実績未確認なので保留、B005は無償取消です。

表3　未発行の候補額と保留を混ぜない

想定例・税込円。2026/9/15 10:00時点。「—」は未確定を示し、0円と区別します。未発行候補はA商事37,400円、B工業30,800円、計68,200円。合計は、対象期間が異なる5便を照合するための値です。月次売上や最終請求額は、取引先ごとの期間と承認に沿って別に確定します。

照合済み分と保留分を分けて請求するかは、取引先との取り決めや社内承認に従います。候補額が固まった後に、請求書を発行します。税区分、税額、端数処理、送付条件を最後に点検し、発行後に便・明細へ請求書IDを戻します。

管理表を使い、追加開発の範囲を決める

配布するExcel管理表は「条件→便一覧→変更履歴→追加明細→請求照合」の順に使います。未記入シート一式へまず1便を入力し、配車・営業・請求の担当がどの欄を確定するかを決めてください。保留を含む記入例と空欄のチェック表も付けています。最初は件数を増やすより、変更や未確認が残る1便を最後まで追えるかを確認します。

• 発行前チェック表を使う（PDF）

金額はすべて照合用の税込金額（想定）です。XLSXは照合済みの条件と実績から候補額を計算しますが、請求可否の判断は入力者が行います。未確認額は空欄にし、根拠のある対象外の便と発行済みの便は、未発行の候補額を0円とします。運送前に必要な契約書面や実運送体制管理簿、税務上の請求書、安全管理記録は別に用意してください。

既製品で便ID、変更履歴、複数の追加明細、証憑への参照、確認状態、取引先別の出力を自社条件どおり扱えるなら、その設定と運用を先に試します。実際の対応範囲は製品ごとに確認が必要です。複数の表で番号が食い違う、承認経路が取引先ごとに異なるなど、設定だけではつながらない箇所が具体化したときに追加開発を検討します。

受注・配車・請求の項目一覧、変更例、担当の流れを整理すると、どこまでを連携させるかを相談できます。相談には、個人情報や取引先の機密を含まない資料を使ってください。

船積みや輸送区間をまたぐ案件では、書類の版と外貨の立替も便ごとの費用へ対応付けます（貿易・フォワーダーの書類と費用を船積みで追う方法）。

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参考出典

• 株式会社イクソル「コムトラックシステム」機能説明
• 国土交通省「標準貨物自動車運送約款」令和7年告示第193号改正（PDF）
• 国土交通省「改正貨物自動車運送事業法に関するQ&A」2026年3月31日版（PDF）

出典確認日：2026年9月15日。製品の機能説明と、待機・荷役等の料金、書面交付・実費精算の条件を参照しています。