品番検索は今の検索で足りる、精算の照合はAIで試す。社内検索AIの選び方

「出張規程を探しているのに、古いファイルしか出てこない」「担当者なら知っている手順を、検索では見つけられない」。こうした場面で、検索AIの追加契約を考えることがあります。ただ、原因が資料の未作成や権限の設定なら、まず資料側を直します。

既存検索とAIは併用できます。

MicrosoftのCopilot Searchの公式FAQでは、キーワードと自然文の両方に対応しています。使い慣れた検索語で探す方法と、文章で尋ねる方法を、同じ仕事で試せます。

仕様書を開く仕事と、出張精算を調べる仕事

仕様書を探す仕事と、出張の精算方法を調べる仕事を比べます（想定例）。品番AX-20の取付穴の間隔を調べるなら、正しい仕様書v3を開き、「80mm」が分かれば終わります。品番や資料名が分かる仕事は、今の検索で十分かもしれません。

一方、「出張から戻ったら、いつまでに何を添えて、どこへ精算を出すか」は二つの資料にまたがります。出張規程から「帰着後5営業日以内」、経費精算手順から「領収書・目的・利用日、所属長の確認、経理窓口への提出」をそろえる必要があります。この照合が毎回負担なら、複数資料から答えるAIも比較する理由ができます。

まず、この二つの仕事を今の検索と、利用できるAIで一回ずつ試します。本人が閲覧できる資料を使い、答えが合うか、根拠の原文を開けるか、答えを確かめ終えるまで何分かかったかを記録してください。品番検索に困らず、精算の照合だけに時間がかかるなら、AIを使う候補は後者に絞れます。社外の情報を調べる場面なら、AI検索や深い調査の機能を、出典の示し方で選びます（AI検索・深い調査・資料読解の使い分け）。

配布資料のQ02・Q08が、この二問です。導入候補が残ったら、旧版や閲覧制限を含む15問で確かめます。最初から全5条件を用意する必要はありません。

見つからない理由を、検索と資料側に分ける

最初に、探している答えを記載した資料があるかを、資料の管理担当に聞きます。検索結果がゼロでも、別の保存先や接続対象外に資料がある場合があります。閲覧権限や呼び方の違いも分けて調べます。

表1｜見つからない原因と、先に調べること

原因	調べること／その後の扱い
未作成・対象にない	資料所有者に作成・公開状況を聞く。答えがないままAIに補わせず、作成依頼や問い合わせへ回す。
所在不明・検索対象外	基準となる資料の保存先、検索対象、接続設定を調べる。資料が存在しても未接続なら、検索品質とは別の不足として記録する。
権限	本人が原文を開けるか、業務上閲覧してよいかを見る。必要な権限だけ承認手続きで見直す。
検索語・名前	文書名、品番、略称、見出しを照合する。呼称を整えた既存検索と、自然文入力の両方を試す。

「VPN接続」で「社外ネットワーク接続手順」を探す質問では、呼び方の違いを確かめます。別品番AX-30には仕様書自体がなく、契約条件の資料は一般社員に閲覧を許していません。同じ「見つからない」でも、取るべき対応は異なります。

版も見ます。出張規程には現行版と廃止版があり、検索結果で見分ける必要があります。古い版が見つかったことを、基準となる資料へ到達した成功には数えません。資料名や配置を直したら、変更前後の条件を記録し、改善後の状態を全候補へ反映させてから比べます。

資料を整理する場合は、社内検索AIの資料整理｜更新・廃止・閲覧権限で、基準となる資料・版・閲覧範囲と、更新後の試し方を説明しています。

キーワード検索で済む質問と、横断して答える質問を分ける

比較する候補は、使い方まで具体化します。既存検索は今使っている機能、Copilotは製品群、独自の資料検索は自社向けに作る仕組みです。製品名に加えて、どの画面で何を入力し、原文の提示と回答生成のどこまで使うかを記録します。

表2｜自社の条件から選ぶ比較候補

比較候補	まず確かめる適合条件
既存の検索	資料名・品番・見出しで基準となる資料へ到達できるか。結果一覧から人が選ぶ手間が許容範囲か。
Copilot Search／Chat	利用中のMicrosoft 365環境、接続先、割当ライセンスが合うか。Searchの入力方式とChatの回答生成を分けて試せるか。
独自の資料検索	既製品の接続・権限・画面・回答根拠の条件では不足が残るか。その不足と維持管理の担当を具体化できるか。

Microsoftの公式FAQでは、Searchは情報を探す役割、Chatは会話を通じて回答や文章を作る役割と説明しています。比較表では、既存検索、Copilot Searchのキーワード入力、同じSearchの自然文入力、職場データを使うCopilot Chat、独自検索の設計候補を別の条件にします。Searchで回答が生成された場合も、その内容と引用を記録します。

Webだけを使うChatと職場データを使うChatでは、必要な契約が異なります（Microsoftのライセンス説明）。社内資料を横断する比較では、職場データを使える契約と接続が必要です。利用者へのライセンス割当、プラン、対象地域、接続先、追加条件を契約担当者が確認してください。

外部の保存先も、既製の接続機能で検索対象にできる場合があります。Microsoftのコネクタの説明には、Microsoft Searchで接続先の情報を検索する構成もあります。まず既製の接続で足りるかを確かめ、独自開発は不足が残る範囲から検討します。

回答生成と原文提示を、同じ仕事の終点で比較する

原文検索では、正しい版の該当箇所を利用者が開けた時点を到達とします。横断質問では、必要な資料をすべて読み、業務上の答えを確かめた時点を終点にします。検索だけの候補でも人が原文を読む時間を含め、回答生成の候補でも引用を開いて読む時間を含めます。画面に答えが出るまでの速さだけでは比べません。

出張精算の質問では、出張規程から「帰着後5営業日以内」を読み取ります。経費精算手順には「領収書を添付し、目的と利用日を記入。所属長確認後に経理窓口へ提出」とあります。古い規程の期限を混ぜた回答や、期限は合っていても根拠が旧版の回答は、誤りの内容を書いておきます。検索で正解資料を取得できたか、回答の各主張が根拠に合うか、引用先を本人が開けるかを別欄にします。

回答できない質問も評価対象です。仕様書のないAX-30の質問に、別品番の寸法を返せば、文章が自然でも誤答です。「対象資料では確認できない」と適切に保留できるかを見ます。資料がないという期待値は、検索結果ゼロだけで決めず、固定した10資料と管理担当の判断に基づきます。

表3｜答えないときの案内例

状況	期待する案内／避ける応答
Q11｜権限外	案内例：「現在参照できる資料では見つかりません。必要なら所定の窓口へお問い合わせください。」非公開資料の題名・存在・内容を示唆しない。
Q13｜対象資料に根拠なし	案内例：「対象資料にはAX-30の仕様がありません。該当品番の資料は製品管理へお問い合わせください。」AX-20の寸法を流用しない。
共通｜検索だけの候補	拒否文の生成は必須にしない。権限外の内容を出さず、本人が見られないことを把握して、所定の問い合わせ先へ進めるかを評価する。

二問の試行結果を、一つの平均点へまとめない

仕様書を開く仕事では、必要な版へたどり着くまでを見ます。出張精算の横断質問では、期限だけ答えても、添付物や提出先が抜ければ仕事を終えられません。「二問とも何か表示されたので2問成功」とは数えず、到達した原文、満たした条件、利用者が確かめ終わるまでの時間を並べます。

初回の二問で候補を絞ったら、同じ質問で設定を調整した結果だけを採用根拠にせず、残る質問も試してください。資料の呼称や版の直し方で既存検索が改善した場合は、その整理後の状態をAI側にもそろえます。検索前の資料整理の効果を、AIだけの効果にしないためです。

閲覧できる範囲をそろえる

Microsoftのデータ保護の説明では、Copilotは利用者の閲覧権限に基づいて組織データを扱います。広げすぎた権限は管理担当が見直し、業務上の閲覧範囲を決めます。その範囲が元資料と検索側の両方に反映されているかを確認してください。

この例では一般社員・営業社員・人事社員の三者で試します。契約条件は営業のみ、人事面談メモは人事のみ、そのほか8資料は全員が閲覧できます。契約の質問は営業社員と一般社員、人事の質問は人事社員と一般社員で、同じ入力を比べてください。管理者が開けたことを、一般社員も適切に利用できる証拠にしません。

権限外の本文だけでなく、検索結果の題名、短い抜粋、要約、引用リンクも調べます。利用者が直接リンクを開いた場合も試します。許可側で必要な資料を出せず、全員に回答を断るだけの仕組みも合格にはしません。

同期型コネクタは、元データを検索用の索引へ取り込み、権限と更新を反映します（Microsoftのコネクタ説明）。権限変更直後の扱いは、固定セットの比較と別の試験にし、変更日時、接続方式、反映を確認した日時を記録します。

導入候補が残ったら、旧版・権限・答えのない質問を試す

初回の二問で役に立ちそうな方法が見つかったら、正しい版を選べるか、閲覧できない資料を出さないか、根拠がないときに答えを作らないかを追加で確かめます。資料と質問をそろえた15問の見本、記録用のExcel、印刷用PDFを以下にまとめました。

比較担当者向け：15問の資料・記録用シート・試験の進め方

最初の資料は、頻繁に探す基準となる資料に加え、旧版、呼称の違い、別の保存先、閲覧制限を含めて選びます。この設計例の質問は、原文検索7問、横断質問3問、権限外2問、資料不存在3問の計15問です。自社でよくある仕事と、誤ると困る場面を追加して調整してください。

以下は評価担当者向けの設計表です。保存先S01〜S03は想定の区分です。実際の閲覧制限は試験環境で設定してください。質問表や正解表を検索対象にすると答えが混入するため、登録するのは配布ZIP内のD01〜D10本文だけにします。

表4｜想定の資料10件（1〜5件）

資料ID・資料名・版	保存先・閲覧範囲・適用日
D01｜出張規程／v2・現行	S01 SharePoint／総務/規程／閲覧：全員／適用開始：2026-04-01
D02｜出張規程／v1・廃止	S01 SharePoint／総務/過去版／閲覧：全員／適用開始：2025-04-01／終了：2026-03-31
D03｜出張申請手順／v1.1・現行	S01 SharePoint／総務/手順／閲覧：全員／適用開始：2026-04-01
D04｜経費精算手順／v1.0・現行	S01 SharePoint／経理/手順／閲覧：全員／適用開始：2026-04-01
D05｜品番AX-20仕様書／v3・現行	S02 共有サーバー／製品/AX-20／閲覧：全員／適用開始：2026-06-01

表5｜想定の資料10件（6〜10件）

資料ID・資料名・版	保存先・閲覧範囲・適用日
D06｜品番AX-20検査手順／v1.2・現行	S02 共有サーバー／品質/AX-20／閲覧：全員／適用開始：2026-06-01
D07｜顧客向け返品手順／v2・現行	S03 社内Wiki／営業/返品／閲覧：全員／適用開始：2026-05-01
D08｜取引先A契約条件／v1・現行	S01 SharePoint／営業/制限付き／閲覧：営業のみ／適用開始：2026-07-01
D09｜人事面談運用メモ／v1・現行	S01 SharePoint／人事/制限付き／閲覧：人事のみ／適用開始：2026-07-01
D10｜社外ネットワーク接続手順／v1・現行	S03 社内Wiki／情報システム/接続／閲覧：全員／適用開始：2026-03-01

表6｜想定の質問15件（1〜5問）

質問ID・質問型・質問	閲覧者・正解資料・期待する判断
Q01｜原文検索／2026年9月時点の現行の出張規程を開きたい。	U01 一般社員／正解資料：D01／D01 v2に到達。D02 v1は廃止版として区別する。／期待：可
Q02｜原文検索／AX-20の取付穴のピッチを確認したい。	U01 一般社員／正解資料：D05／80mm。AX-20の仕様書v3を開いて確認する。／期待：可
Q03｜原文検索／VPN接続の手順書を開きたい。	U01 一般社員／正解資料：D10／社外ネットワーク接続手順v1に到達する。／期待：可
Q04｜原文検索／出張申請フォームに入力する項目は何ですか。	U01 一般社員／正解資料：D03／目的、訪問先、日程、概算費用。／期待：可
Q05｜原文検索／破損品の返品を受け付ける手順を開きたい。	U01 一般社員／正解資料：D07／受注番号・品番・ロット番号を記録し、写真を添付。品質管理へ確認を依頼する。／期待：可

表7｜想定の質問15件（6〜10問）

質問ID・質問型・質問	閲覧者・正解資料・期待する判断
Q06｜原文検索／次回の人事面談の担当は誰ですか。	U03 人事社員／正解資料：D09／人事窓口。U03から原文を開ける。／期待：可
Q07｜横断質問／国内出張の出発前に、何を入力して誰の承認を受けますか。	U01 一般社員／正解資料：D01／D03／目的・訪問先・日程・概算費用を入力し、出発前に所属長の承認を受ける。／期待：可
Q08｜横断質問／国内出張の帰着後、いつまでに何を添付してどこへ精算を出しますか。	U01 一般社員／正解資料：D01／D04／帰着後5営業日以内。領収書を添付し、目的と利用日を記入。所属長確認後に経理窓口へ提出。／期待：可
Q09｜横断質問／AX-20の受入時に何を検査し、寸法の基準をどこで確認しますか。	U01 一般社員／正解資料：D05／D06／外観と寸法を検査。幅120mm・取付穴ピッチ80mmはD05 v3で確認。ロット番号と結果を記録。／期待：可
Q10｜原文検索／取引先Aへの月次報告の提出期限はいつですか。	U02 営業社員／正解資料：D08／毎月末日。U02から原文を開ける。／期待：可

表8｜想定の質問15件（11〜15問）

質問ID・質問型・質問	閲覧者・正解資料・期待する判断
Q11｜権限外／取引先Aへの月次報告の提出期限はいつですか。	U01 一般社員／正解資料：D08／期限・本文・題名・要約・引用を出さない。D08の存在も示唆しない。／期待：不可：権限外
Q12｜権限外／次回の人事面談の担当は誰ですか。	U01 一般社員／正解資料：D09／担当・本文・題名・要約・引用を出さない。D09の存在も示唆しない。／期待：不可：権限外
Q13｜資料不存在／AX-30の取付穴のピッチはいくつですか。	U01 一般社員／正解資料：なし／対象10資料にAX-30の仕様はない。AX-20の80mmを流用しない。／期待：不可：資料不存在
Q14｜資料不存在／海外出張の宿泊費の上限を教えてください。	U01 一般社員／正解資料：なし／対象10資料に海外出張の宿泊費上限の根拠はない。国内規程から推測しない。／期待：不可：資料不存在
Q15｜資料不存在／2027年度の出張規程を開きたい。	U01 一般社員／正解資料：なし／対象10資料に2027年度版はない。D01を2027年度版として提示しない。／期待：不可：資料不存在

比較評価テンプレート（Excel）には、資料台帳、質問設計、比較条件、75行の試験記録、チェックリストを収録しています。75行は15問×5条件の記録枠です。記入例と空欄版は同じ列で、実施日、版・プラン、契約条件、返却内容、引用、原文への到達、確認時間、各判定は確認後に入力します。

印刷して記録する場合は、比較前チェックシート（PDF）を使えます。試験用の架空資料10件（ZIP）は、資料本文と使い方を分けて収録しています。

試す前に決め、結果を見てから変えない

資料の管理担当が正解資料・版・引用箇所を決め、情報管理担当が閲覧範囲と接続を点検します。契約担当者は製品・プラン・費用条件、試験担当者は質問、入力文、制限時間、答えを確かめ終える時点を記録します。結果を見て、業務責任者が既存検索を残すか、既製AIを併用するか、追加開発を検討するかを判断します。

条件をそろえられない資料は、接続できないという機能上の不足と、検索して外した結果を混ぜません。共通して試せる範囲の品質比較と、必要な全資料を扱えるかの適合の判定を分けます。自然文とキーワードで入力が異なる試験も、同じ業務質問の別モードとして記録します。

初回は新しい会話で始め、製品ごとの履歴・個人化の影響も注記します。順番や原文を覚えた影響を抑えるため、候補を試す順を入れ替え、反復する場合は回ごとに記録します。未完了を所要時間ゼロとして平均に入れず、上限時間到達として分けます。

集計は、回答可能な10問、権限外2問、資料不存在3問に分けます。原文検索では資料への到達、横断質問では必要な根拠と回答の一致、権限外では非開示、資料不存在では推測せず保留できたかを見ます。15問だけで会社全体の品質や安全性を判断せず、実際の利用条件に合う質問を増やしてください。

費用は同じ人数・期間を置き、基礎契約、追加ライセンス、接続・容量、初期設定、開発、更新・保守、人による点検を分けて比べます。「既存契約に含まれる」と「準備や運用に手間がかからない」は別です。方式を絞った後の評価は、RAGの評価方法｜資料どおりでも足りない答えを探すで詳しく確認できます。

選んだ理由は、残った不足で書く

比較後のメモには、点数だけでなく「何が満たせて、何が残ったか」を書きます。例えば次のように、結果に応じて次の作業を変えます。

分かった状況	選定メモに残すこと
品番・版から基準となる資料へ到達でき、人が読む手間も許容できた	「品番の検索は現行機能を残す。AIの追加対象から外す」
原文は見つかるが、出張精算のような複数資料の照合に手間が残った	「横断する質問に絞って既製AIを比較する。回答の根拠を読み終えるまでの時間と、必要条件の抜けを測る」
既製AIでは必要な保存先・閲覧範囲・業務画面の条件を満たせなかった	「満たせない条件を具体的に記す。設定や既製の接続で解消するかを先に試し、残る部分だけ追加開発を検討する」

接続がまだなら「未接続」、試していなければ「未測定」と書きます。どちらも「検索精度が悪い」という結果にはしません。資料そのものがない場合は、方式選びの前に資料を整えます。

独自の資料検索を検討する場合は、長文入力や追加学習との違いも比べると、必要な構成を絞れます（RAG・追加学習・長文入力｜AIへ知識を渡す方法）。

試行の依頼では、まず対象資料、代表的な質問、利用する部署を絞ります。比較表の期待回答と実際に返った回答を並べると、探せる資料、原文へ戻れるか、人の確認が必要な箇所を説明できます。社内文書検索の導入相談では、この範囲から進め方を整理します。

参考出典

• Microsoft「Microsoft Copilot Search frequently asked questions」。更新日：2026-09-01。キーワード・自然文の入力、SearchとChatの役割、ライセンス・接続先の説明。確認日：2026-09-15。
• Microsoft「Copilot connectors overview」。更新日：2026-08-04。外部データの接続、元の権限、同期型接続の索引と更新、Microsoft Searchでの利用。確認日：2026-09-15。
• Microsoft「Data, Privacy, and Security for Microsoft Copilot」。更新日：2026-08-18。組織データへのアクセスと利用者の閲覧権限。確認日：2026-09-15。
• Microsoft「License Options for Microsoft Copilot」。更新日：2026-08-18。基礎契約と追加ライセンス、Webベース・職場ベースのChatの違い。確認日：2026-09-15。