昨日「郵送停止」の連絡、今日は活動報告の発送日。支援者名簿の連絡希望の分け方

たとえば、昨年寄付した方へ活動報告を送る前に、昨日届いた郵送停止の連絡を反映する。寄付台帳からそのまま宛先を抜き出すと、過去の受領記録と現在の連絡希望を取り違えかねません。

佐藤さんが二回寄付し、活動報告の郵送停止を希望した例で見ていきます（想定例）。9月15日の送付では、寄付の記録を残したまま郵送先から外します。希望しているメールは引き続き対象です。

「未設定は保留」はこの例の団体方針です。法律上の同意要件は、団体ごとに専門家へ相談してください。

人と寄付を別に登録する

支援者IDは人や法人を識別する番号、寄付IDは一回ごとの寄付取引を識別する番号です。同じ人が二回寄付した場合は、二つの寄付IDを一つの支援者IDへ関連付けます。継続寄付は契約IDも設け、契約の状態と毎回の決済を分けます。会費のように、休会や退会で請求の有無が変わる場合も同じ分け方が使えます（会員・会費の管理の記録例）。

SalesforceのNPSP教材にも、寄付等の取引レコードを支援者のレコードに関連付ける構造が説明されています。同教材には、2025年12月の提供形態変更の注意があります。

名寄せは、同一人物の重複登録をまとめる作業です。氏名、受付記録、連絡先、住所などを突き合わせます。共用メールや世帯の電話番号もあるため、一つの項目の一致だけで確定しません。寄付額の一致や多寡は本人確認に使わない設計にします。顧客台帳の重複や表記ゆれを減らす手順は、顧客台帳と対応履歴の整理方法で詳しく扱っています。

コングラントの重複サポーターの名寄せは、氏名・メールアドレス・電話番号のいずれかの重複を候補とし、実行後は元に戻せないと案内しています。確定前に旧IDと関連する寄付ID、残す連絡希望、判断した人を控えます。誤統合が判明したときの修正方法は、利用製品で確認してください。

表1では、各二回の寄付を受けた三人を別々の支援者IDで管理しています。同姓同名のS002とS003は、同じ人か分からないため統合を保留します。配布するExcelには、各寄付の日付、受付経路、取引状態、領収書対応も収録しています。

支援者・寄付ID	活動報告メール	活動報告の郵送
S001｜佐藤 花子／D001・D002	希望	停止
S002｜田中 一郎／D003・D004	停止	希望
S003｜田中 一郎／D005・D006	未設定	希望

表1　寄付履歴と連絡希望の照合例。架空の3人・各2回の受領済み寄付。希望は2026年9月15日9時（日本時間）時点です。

外部の振込や会場で受けた寄付は、受付経路と元の取引番号を残し、同じ明細の再取込みを見分けられるようにします。本人不明の匿名寄付は支援者IDを空欄にして取引だけを保持します。団体は本人を把握していて、氏名の公表だけを望まない場合とは区別してください。法人の寄付、担当者個人の寄付、世帯の関係も別に記録します。

連絡の目的と手段を分ける

「連絡可」という一列では、活動報告だけを止めたい希望を表しきれません。用途と手段の組合せごとに「希望・停止・未設定」を持たせます。領収書の送付依頼や個別のお礼は、広報の配信希望とは別に扱います。

用途	照合する記録
活動報告・寄付募集	その用途のメール／郵送の希望、取得時の案内、確定した宛先
個別のお礼	対象の寄付ID、お礼の内容、本人が希望する手段。募集案内を同封・追記するなら別に判断
領収書の送付	対象の寄付ID、発行・送付の要否、確定宛先、処理状態
決済に関する通知	対象の決済・契約、提供元の送信条件、問い合わせ窓口

表2　用途ごとの連絡希望。活動報告と寄付募集の希望も、それぞれ別に持ちます。

コングラントのサポーターの機能・用語解説では、メール配信の初期値は「未設定」で、その状態も送信可能として扱われます。また、経由申込みの郵送物送付は「送付可」で登録され、メール配信を希望しない場合も決済関連メールは配信されます。団体の配信方針や本人の意思を、こうした製品の初期値から補わないでください。

製品の初期値と、団体が本人から受けた希望を分けると、次のようになります。

項目	製品で送信可能な状態	この例の団体の判断
未設定の活動報告メール	コングラントでは送信可能	希望の根拠がないので保留
郵送の初期値	経由申込みは「送付可」で登録	本人の希望と最新の停止受付を照合して決定

この例では、メールの希望が未設定の田中さんへの活動報告を止めておきます。希望を尋ねるメールを未設定の人へ一斉送信するかどうかも、取得経路や案内内容を確かめて決めます。表にある郵送停止・メール停止は、いずれも活動報告に対する希望です。過去の寄付の削除や継続寄付の解約には連動させません。

決済通知や領収書は、製品ごとの処理と団体の発行・送付方針を照らし合わせます。通知別の説明はコングラントのサポーター・団体にはどんなメールが送られますか？に載っています。「必要連絡」という呼び方だけで送付対象を決めず、対象の取引と連絡内容を照合してください。

希望変更を送付対象へ反映する

停止や宛先変更を受けたら、連絡を受けた日時、対象の人、止める連絡の種類や新しい宛先、反映した担当者を残します。元のメールや受付票を開けるようにしておくと、引継ぎ時にも希望を確かめられます。

「来月から停止」のように開始日が指定された場合は、その日を別に記録します。後日まとめて入力する場合も、連絡を受けた日時と入力した日時を分けます。停止理由の詳しい内容は、広報担当の送付名簿に載せる必要はありません。

9月14日15時に佐藤さんの郵送停止を、同日16時に田中さんのメール停止を受け付け、当日中に記録した設定です。15日9時の抽出では両方を除外します。寄付の記録は各二回のままです。

9時に名簿を作った後も、9時30分の送付までは停止の受付を見続けます。たとえば、この間に新たな停止が届いた場合は、名簿の印を変えるだけでは間に合いません。

送付前の段階	担当者が確かめること
9時の抽出	用途・手段を指定し、最新の希望・宛先・根拠と未処理の受付を照合
抽出後に停止を受け付けた場合	対象名簿を更新し、配信ツールの取込済み宛先や印刷済み封筒からも除外
9時30分の送付直前	停止の反映を見て承認。除外できたか分からない分は送付を止める

抽出後の停止は追加の想定場面です。次の3人の表と配布資料は、前日に受け付けた停止を反映した9時時点の例を示します。

支援者ID	メールの判定	郵送の判定
S001	対象	除外：停止
S002	除外：停止	対象
S003	保留：未設定	対象

表3　活動報告の配信対象の判定。2026年9月15日9時抽出、9時30分送付を想定。対象は宛先・根拠・受付照合・直前確認・承認が済んだ場合です。

照合用記入シート（Excel）には、空欄版と同じ3人の記入例があります。停止は除外、未設定や根拠不足は保留とし、最終承認と担当の記入で対象にする参考判定です。新たな停止は担当者が受付窓口で確認し、シートと配信ツールの両方へ反映します。

抽出日時と版を付けて一覧を作り直し、送付後は使った一覧を値として保存します。版、対象ID、宛先、送付日時、結果を残し、不達や返送は宛先の見直しへ戻します。送信済みと到達済みを区別してください。

図1　受付から送付結果までの流れ（想定例）。

寄付の取引は、連絡希望と別に残す

活動報告を止めても、寄付の受領記録は残します。返金した場合も元の寄付へ関連付けて記録し、領収書の訂正が必要かを判断します。取引の処理と配信希望を一緒に変更すると、金額の経緯や本人の希望を見失います。

入金待ち・返金・領収書を記録するとき

寄付IDごとに申込日、受領日、申込額、受領額、取引状態を分けます。「申込済み・未入金」の3,000円は受領額0円として扱い、受領済みの寄付実績へ加えません。これは表1の六取引とは別の例です。

返金や訂正では元の寄付IDを残し、返金ID、金額、処理日、理由、担当者を関連付けます。返金済みという理由で連絡希望を変えたり、配信停止を理由に取引を削除したりしません。受領書類の訂正・再発行が必要かは、その取引に対する作業として判断します。

領収書対応には「確認待ち・作成待ち・送付済み・訂正確認中」などを使い、発行の要否と送付方法を記録します。この欄を埋めても税控除の適格性は確定しません。名義、日付、金額、発行条件、保存方法は団体の条件に照らし、必要に応じて専門家に相談します。

引き継げる名簿を作る

寄付担当には取引ID、金額、受領・返金と書類の記録を渡し、広報担当には支援者ID、確定した宛名と宛先、用途・手段、送付判定、抽出版を渡す役割分担が考えられます。広報用の一覧に寄付額や停止理由の詳細を含めないのは、この例の運用案です。必要項目は担当業務に合わせて調整します。

同じ住所でも、個人の希望を世帯全員へ転用しません。世帯で一通にまとめるなら、送付単位と宛名を別に決めます。CSVで受け渡す際は、受取担当、渡す列、保管場所、利用後の処理を決め、承認した件数と取込み件数を照合してください。

新しいシステムを作る前に、既存の寄付管理サービスで足りる範囲を見極めます。コングラントには、サービス経由以外の支援者を手動登録する機能もあります。外部入金の自動照合までできるかは、別に確かめます。

選択肢	合う条件	先に確かめること
名簿・手順の整理	現在の表で更新と送付前の点検を回せる	元の記録を管理する場所、更新担当、受付から反映までの手順
寄付管理サービスの標準機能	受付・希望・送付を一つのサービスで扱える	外部寄付、希望項目、出力・閲覧範囲が業務に合うか
既存ツールを残した連携	複数の入金元や配信先に記録が分かれる	IDの対応、更新元、停止の反映先、失敗時の戻し方

表4　業務条件に合わせた運用の選び方。各方式は併用できます。

一つのサービスの標準機能で完結するなら、その活用で十分です。複数名簿の照合や停止の反映に課題が残る場合は、不足する連携や照合の機能を検討します。決済サービスを置き換えることを前提にせず、照合と出力の範囲から決めてください。

連携を検討する段階では、API連携の要件｜待ち時間・再送・二重実行で、元の記録を管理する場所と復旧手順の整理を説明しています。

まず直近の停止依頼を一件選び、元の台帳と、実際に使う配信・郵送名簿の両方に反映されているかを見てください。

複数の入金元と配信先をつなぐ相談では、照合用シートの未解決行と、停止を反映できていない場所を示してください。利用サービスの条件を調べ、不足する連携の範囲を決めます。

寄付・支援者の管理システム開発を見る

参考出典

以下の公式資料は2026年9月15日に確認しました。Salesforce資料はNPSP教材の構造例、コングラント資料は希望の初期値、名寄せ、通知別の製品機能を参照しています。機能・用語解説と通知別ヘルプの更新表示は9月11日、名寄せヘルプは9月15日です。

• Salesforce Trailhead「支援を作成して編集する」
• コングラント「サポーターの機能・用語解説」
• コングラント「重複サポーターの名寄せ」
• コングラント「サポーター・団体にはどんなメールが送られますか？」