回答待ち・再連絡・失注を1つの画面で。引越し一括見積りの案件管理を作った事例

代表が過去に設計・開発を担当した、引越し一括見積りの業務アプリケーションを紹介します。受付から案件化、見積り依頼先の回答、次の連絡までを一つの管理画面で扱えるようにしました。

担当した範囲と提供した画面

対象	提供したもの	画面で分かること
受付・案件管理	依頼内容をまとめる登録画面と一覧	依頼条件と現在の対応状況
見積り依頼	案件に紐づく依頼先と回答状況	回答待ち・再連絡が必要な相手
フォロー	対応履歴、期限、次の作業の記録	次に連絡する案件

再現画面を拡大する

掲載した担当範囲から、一覧で確認する項目を再現しました。顧客情報や実際の画面配置は含めていません。

受付情報を案件として扱える形にする

最初に整理したのは、問い合わせをそのまま残すだけでなく、対応対象の案件として扱うことです。依頼者の連絡先、希望日、現在地と引越し先、荷物量、連絡希望、対応メモを一覧で見られるようにしました。フォームでも電話でも、受けた依頼は案件として登録し、検索・絞り込み・担当者メモで追えます。

受付から見積り・受注までを自社の流れに合わせるご相談は、案件・見積り・受注管理システムの開発で、最初に作る範囲と選択肢をご案内しています。

見積り依頼先と回答待ちを見える化する

一つの案件でも、依頼先によって回答待ち、再連絡、成約・失注の状態が異なります。案件全体の状態だけでは連絡する相手を決められないため、どこへ依頼し、どの回答を待っているかを案件に結び付けました。

対応漏れを減らす運用画面にする

管理画面では、回答状況に担当、期限、次の作業を並べ、状態別・期限別に絞り込めるようにしました。回答を待つだけの案件と、担当者から連絡する案件を同じ扱いにしないためです。

架空データの再現画面では、「受付001」は2社の回答待ちで、担当Aが今日15時までに回答状況を確認します。「受付002」は担当Bが今日17時までに変更条件を連絡する案件です。まず回答状況を確かめ、こちらから動く案件では期限と担当を見て連絡する、という読み方ができます。

問い合わせごとの担当と未対応を共有したい場合は、問い合わせ・依頼対応管理システムの開発で、受付から完了までの具体例を紹介しています。

回答待ちの案件を一つ選び、今使っている表だけで「どこへ連絡するか」「誰が担当するか」「いつまでに動くか」を決められるか確かめてみてください。複数のメールや表を探す必要があるなら、その情報を同じ案件で見られる形にそろえることが、最初の改善候補になります。

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