厨房は113食、配送は110食。配食の食数変更をずれなく伝える管理表

たとえば9時25分、厨房の一覧は113食、配送の一覧は110食。「5食追加」と「2食取消」を厨房は反映したのに、配送担当は9時の締切時点の一覧を見ています。電話を受け付けて数字を直すだけでは、この3食の食い違いは解消しません。

110食から113食への変更と、厨房・配送の版を照合する記入例・空欄版（Excel）

数量は、厨房と配送の受入可否を聞いてから確定します。片方に送信しただけでは完了にしません。

3施設への昼便を例に、二つの変更を厨房と配送へ伝えます（想定例）。アレルギー等の安全確認は別の手順で行い、済んでいなければ食数の確定を保留します。

どの日の、どの便の注文か

注文を受けた日と食事を提供する日は一致するとは限りません。受注記録には注文日時を残し、製造・配送用には提供日と便を使います。同じ施設への昼便と夕便は別行にし、施設名が似ていても配送先コードで区別します。

本稿の通し例は、2026年9月15日15:00に受けた翌16日昼便の注文です。3施設・3食種、計9明細です。締切は提供日当日の09:00、締切時の注文数は110食です。時刻はすべて日本時間です。締切と担当は自社の運用に合わせて決めます。

提供日・昼便・配送先・食種の番号を照合する

通し例の管理単位（説明用の架空例）

項目	記入内容
注文日時	2026-09-15 15:00
提供日／便	2026-09-16／L1（昼便）
配送先	F01 あおば施設／F02 さくら施設／F03 みなと施設
食種	S01 弁当A／S02 弁当B／S03 弁当C
明細ID／変更ID	D001〜D009／C001・C002

一つの明細IDは「提供日×便×配送先コード×食種コード」に対応させます。変更依頼には別の変更IDを付け、同じ電話内容をメールでも受けた場合は、そのIDで受付済みか確認します。数量が同じという理由だけで、別の注文を削除しないようにします。

「合計3食増」を、弁当AとBの変更に分ける

食種は名称だけで合算せず、食種コードと対応する規格で照らし合わせます。弁当A・B・Cは集計用の名称です。アレルギー対応や治療食の区分は別に扱います。安全確認の参照番号は専用欄に置き、変更理由の自由記述欄と分けます。

表1は、締切時の110食に、あおば施設のS01を5食追加し、さくら施設のS02を2食取り消した結果です。注文数は締切時の履歴として残し、確定数を更新します。実績欄は配達前に確定数をコピーせず、提供後の確認で入力します。下表は提供後まで記入した見本です。

変更する注文	締切時→確定数	厨房へ伝える変更
あおば施設・弁当A	30→35食	弁当Aを5食追加
さくら施設・弁当B	8→6食	弁当Bを2食取消

弁当Aは全施設の合計が65食から70食へ、弁当Bは28食から26食へ変わり、弁当Cは17食のままです。「合計3食増」だけでは、この内訳は伝わりません。

変更しない注文も含めた9明細と、提供後の実績を見る

表1｜共通：提供日2026-09-16、便L1（昼便）、単位：食

配送先・食種／明細	注文→確定	差分／実績
F01 あおば施設・S01 弁当A／D001	30→35	+5／35
F01 あおば施設・S02 弁当B／D002	10→10	0／10
F01 あおば施設・S03 弁当C／D003	5→5	0／5
F02 さくら施設・S01 弁当A／D004	20→20	0／20
F02 さくら施設・S02 弁当B／D005	8→6	-2／6
F02 さくら施設・S03 弁当C／D006	7→7	0／7
F03 みなと施設・S01 弁当A／D007	15→15	0／15
F03 みなと施設・S02 弁当B／D008	10→10	0／10
F03 みなと施設・S03 弁当C／D009	5→5	0／5
合計・9明細	110→113	+3／113

締切後は、厨房と配送の両方に対応できるか聞く

締切前は受付履歴を残して注文を更新し、締切時に受注責任者が基準となるv1を発行します。締切後は元の数字を消して書き換えるのではなく、変更理由・変更前後・承認者・発行する版を記録します。本例では09:00以降を締切後として扱います。

営業が受けた変更も、まず受注窓口へ集めます。厨房責任者は作業状況から数量変更を受け入れられるか、配送責任者は積込・出発状況から対応できるかを判断します。両方の受入が「可」になってから、受注責任者が承認します。受付、受入可否、承認は別の記録です。

表2｜共通：2026-09-16、L1（昼便）、時刻：日本時間

確認項目	あおば・弁当A追加（C001）	さくら・弁当B取消（C002）
対象明細	D001／F01／S01	D005／F02／S02
変更時刻（受付）	09:10	09:12
注文数→確定数	30→35食（+5食）	8→6食（−2食）
理由	利用人数の追加	欠席連絡による取消
厨房／配送の受入	可／可（09:14）	可／可（09:14）
安全確認参照	SAFE-01（確認済）	SAFE-02（確認済）
承認	受注責任者／承認済 09:15	受注責任者／承認済 09:15
目標版／発行	v2／09:20	v2／09:20
厨房版／反映確認	v2／厨房責任者 09:24	v2／厨房責任者 09:24
配送版／反映確認	v2／配送責任者 09:28	v2／配送責任者 09:28

製造済み・出発済みで変更できない場合は、承認前に依頼元へ回答します。未承認の追加を確定数へ足したり、取消依頼だけを根拠に既に製造した数まで減らしたりしません。対応不能の依頼は却下、判断中は保留として残します。

本例では二つの変更をまとめてv2に収録しました。別の時点で確定する変更は、その時点の最新数を変更前として新しい版を発行します。「最初の30食」と「前回変更後の35食」を取り違えないことが必要です。

厨房113食、配送110食のまま連絡を終えない

マイクロシステム株式会社の「NetOrder System 生産食数・管理システム」は、施設別の生産数量の集計・出力、現場向け指示書印刷、施設別の納品書・請求書発行を紹介しています。月間の納品数を集計する説明も、公式の製品説明にあります。

次の版管理と双方確認は、食数変更を引き継ぐための運用例です。既存システムの帳票や入力履歴を使う場合も、厨房と配送への反映を誰が見届けるかを決めます。

表3｜厨房一覧：2026-09-16、L1、厨房版v2

食種	厨房指示数	配送一覧の同食種合計
S01 弁当A	70	70
S02 弁当B	26	26
S03 弁当C	17	17
合計	113	113

表4｜配送一覧：2026-09-16、L1、配送版v2

配送先	S01	S02	S03	合計
F01 あおば施設	35	10	5	50
F02 さくら施設	20	6	7	33
F03 みなと施設	15	10	5	30
合計	70	26	17	113

表5｜同じ提供日・便を照合（数量の単位：食）

時点	厨房版／合計	配送版／合計	判断
09:00 締切時	v1／110	v1／110	締切時の基準
09:25 変更反映中	v2／113	v1／110	保留
09:30 両部門確認後	v2／113	v2／113	全9明細一致で連絡確認済

受注担当は合計だけでなく、提供日・便・配送先・食種ごとの9明細と目標版を照合します。総数が同じでも、施設や食種の入れ違いは残るためです。部門名、確認者、確認時刻を記録し、09:30に受注責任者が最終確認した時点で連絡を閉じます。

未反映が一件でも残る場合は保留のまま担当へ再連絡します。電話で緊急に伝えた場合も、変更IDと変更前後の数を読み合わせ、記録を残します。紙の旧版は使用停止を明示して現場から外し、保存用の履歴とは分けます。

実際に提供した数から請求へつなぐ

配送一覧の確定数は予定であり、請求の確定値とは別です。本例では提供後の13:10に、受注責任者が納品控えと照合して9明細・113食の実績を確定しました。「実績未入力」と「提供0食」は区別し、未入力を0食として締めないようにします。

請求では、確定した提供実績に、契約上の締め日・単価・取消の扱いを合わせます。本例は実績基準で、受け入れた2食の取消に別料金がないという架空条件のため、請求対象は113食です。製造済み取消の費用等が別に発生する契約では、提供実績を増やして合わせず、請求条件を別途確認します。金額や税の計算はこの管理表に含めません。

食数管理表を使い始める

食数変更管理表には、食数・変更・厨房・配送・照合・確認票それぞれの記入例と空欄版があります。印刷用の確認票（PDF）も利用できます。空欄版へ自社の対象を入力し、変更受付、承認、部門別の実物確認、提供実績の順で使います。入力欄と数式欄を分け、厨房・配送の数や版は各部門の実物から転記します。数式が一致しても、安全判断や出発許可を自動で行うものではありません。

既製品で必要な管理単位・履歴・帳票がそろい、両部門の確認を運用で追えるなら、それを使う方法が先です。複数拠点の版を統一できない、変更IDと確認記録を既存システムに結び付けられない場合は、配食・弁当・給食の管理に必要な連携や追加開発の内容を整理し、自社に合う進め方を比較できます。

まず、食数変更のあった一便について、厨房と配送の一覧を並べ、施設・食種ごとの数量が合うか見てください。相談時には、締切後の承認者、両部門の確認方法、請求上の例外もそろえます。受付経路の統合と、受付後の部門間連絡は分けて考えます。

調理を始めてから取消が入る場合は、実際に消費した食材を注文変更と分けて残します（飲食店の注文変更｜厨房への連絡と食材消費の記録）。

配食の食数・配送・請求管理を比較する

参考出典

• マイクロシステム株式会社「ネット発注・食数管理システム」

出典確認日：2026年9月15日。施設別の生産数量集計、現場向け指示書印刷、月間納品数集計、納品書・請求書発行の説明を参照しています。発行日と製品の版番号はページに記載を確認できませんでした。版管理と双方確認の手順は運用例です。利用中の製品が締切後の変更や通知に対応できるかは、製品ごとに確認してください。