会社の期限カレンダー

この仕事をする人

自動車整備工場の港北オートサービスで、総務と受付が、許認可・代車の車検・資格・契約・健康診断などの期限を追う仕事です。毎朝、この先2週間に何があるかを見ます。

いまの困りごと

整備工場の期限が、代車は受付の手帳、資格は本人、契約は総務のExcelと分かれていると、入庫の多い週に代車の12か月点検が抜けます。担当が休めば、その人の期限は誰も見ていません。気づくのは、お客様に代車を出せない朝です。

この画面で変わること

• 一番上の帯に、この先2週間の期限が出ます。過ぎた物と今日の物は赤で分かり、押すとやることと出す先が開きます。
• やることにすべてチェックを付け、済んだ日を選ぶと済みになります。周期から次の期限ができるので、来年の分を書き直さずに済みます。
• 休む人や辞める人の期限を選び、受け取る人を選ぶと、まとめて渡せます。受け取る人の件数が増える前と後が分かります。

この順に試せます

自社用にするときに決めること

• 載せる期限の種類 許認可・車検・資格・契約・社会保険など、どの期限を誰が載せるかを決めます。
• 知らせる日 期限の何日前に、担当と代わりの人へ知らせるかを決めます。
• 済んだときに残す物 車検の標章や講習の修了証など、済んだ証として何を残すかを決めます。

よくある質問

許認可や資格の更新期限を、担当者が休んでも見落とさない方法はありますか。

期限ごとに担当と代わりの人を決めます。二人は別の人にし、休む人の期限はまとめて渡せます。

役所への届け出も代わりに出せますか。

いいえ。期限とやること、出す先を並べるだけで、届け出は担当が出します。