社内ポータル

この仕事をする人

自動車整備工場の港北オートサービスでは、パソコンを持たない整備士が、朝礼の前にスマホで社内ポータルを開きます。総務は同じポータルの総務の画面で、連絡と申請の返事を受けます。

いまの困りごと

整備工場の連絡がホワイトボードと口頭だけだと、休み明けの整備士は、営業車が9時に入ることを知らずに出てきます。休暇や高速代の申請は紙で総務の机に積まれ、月末に「領収書が個人名」と戻されてから慌てます。

この画面で変わること

• スマホで「今日」を開くと、自分の予定と持ち物、同行する人、未読の連絡が並びます。読んだ印を押すと、総務の表で読んだ人とまだの人が分かります。
• 絵と字幕の手順を一コマずつ進め、迷ったら理由を選んで送ります。総務の画面に人と理由が出て、直す担当に渡せます。
• 休暇と経費はスマホで申請し、金額や領収書の番号が足りないと出せません。差し戻しは理由を見て直せます。

この順に試せます

自社用にするときに決めること

• スマホで終える仕事 連絡・手順・申請のうち、現場の社員がスマホだけで終えるものと、事務所で受けるものを分けます。
• ポータルに置く入口 給与や評価の台帳は持たせず、今日の画面からどの道具を開けるようにするかを決めます。
• 最初に絵にする手順 迷う人が多い作業から、絵と字幕の手順にする仕事を選びます。

よくある質問

パソコンを持たない現場の社員でも、社内の連絡と申請をスマホで済ませられますか。

はい。今日の予定・連絡・手順・休暇と経費の申請は、どれもスマホで操作できます。

社内ポータルで給与明細やマイナンバーも管理できますか。

いいえ。給与・評価・マイナンバーの台帳は持たず、申請を総務へ渡す入口だけです。