振替を取り直しただけで、欠席分の権利が消える。スクールの振替・月謝の管理

たとえば「先週休んだ分を、来週に振り替えたい」。予約を取り直すだけでは、元の欠席に対する権利を残せず、振替を新しい有料レッスンとして扱ってしまうことがあります。

月謝と回数券では、振替に使える回数の数え方が違います。期限・空席・休会の条件もそろえると、振替予約と請求を取り違えにくくなります。実際の振替・返金は教室の規約に従います。

RESERVAの公式説明には、月額・回数券による支払い管理と、予約の変更・取消が紹介されています。自教室の振替規則や月謝処理に合うかは、設定できる条件まで試します。

月謝と回数券では、欠席後に戻すものが違う

生徒IDは「誰が受けるか」、契約IDは「どの条件で受けるか」、受講枠は「いつ、どの講師の授業を受けるか」を表します。欠席の履歴と振替権利を契約につなぎ、請求は契約と対象月に結びます。同じ画面に表示しても、情報の単位は混ぜません。

月謝で通う生徒と、回数券で通う生徒の違いを見ます（想定例、2026年9月15日時点）。

この例の月謝は月4回・8,000円で、欠席・振替だけでは増減しない前提です。授業前日18時までの欠席連絡に振替を1回認め、欠席日から14日後の23時59分までに同一コースで受講する規約とします。回数券は予約時に減算し、締切内の取消で元の券へ返却します。実際には教室ごとの規約に置き換えてください。

二つの契約の扱い

契約	欠席後の扱い	9月15日時点の結果
月謝・初級のS01（C01）	条件内の欠席に振替1回を発行し、振替の出席後に消化	振替残0回。9月8,000円、振替の追加請求なし
回数券・個別のS05（C05）	元の予約で引いた券を返し、再予約時に1回引く。別の振替権利は作らない	元券3回→予約で2回→取消で3回→再予約で2回。追加請求なし

欠席を受け付け、振替を使うまで

欠席受付では、元の受講枠、連絡日時、契約ID、適用する規約版を残します。そのうえで振替の可否・回数・受講期限を確定します。「欠席」「枠の取消」「権利の発行」は別の処理です。予約枠を解放しても、欠席履歴や権利の根拠まで削除しないようにします。

月謝の生徒は、9月2日17時に翌日の欠席を連絡したため、振替を1回使えるようにします。9月10日の振替枠を確定した時点でその1回を取り置きし、出席後に消化済みとします。元の欠席と振替先をつなげれば、同じ欠席に二度振替を発行していないかを点検できます。9月の月謝8,000円に振替料金は足しません。

回数券のS05は、元予約で3回から2回へ減算し、9月10日の締切内取消で3回に戻した後、9月14日の再予約で2回にしています。別の振替権利を加えると二重に利用できてしまうため、元券への返却だけで処理する例です。9月18日の出席時に再び減算しない点も引き継ぎます。S06の回数券も、9月14日に9月20日18時の枠を予約して5回から4回へ減算しています。受講時には再減算しません。

振替先が決まらないときは、理由を分ける

期限切れ・連絡締切後

S02は9月12日の期限を過ぎ、1回を失効として残しています。「期限切れ」と「受講して消化」は区別します。S04は連絡が締切後なので、この例では権利を発行しません。教室都合の休講、期限延長の例外、振替後の再欠席は同じ扱いにせず、責任者の判断が出るまで保留にします。返金の可否も、振替とは別に確かめます。

満席・講師条件が未確定

振替権利の残回数に加えて、希望枠の受入条件を確かめます。受講期限、対象コース、確定直前の予約人数、講師の空きと指導条件を見ます。S01は定員6人に対して確定前5人で、T01の初級対応も確認したため受け入れ、確定後6人になります。

S06の候補枠はすでに6人で満席です。加えて候補講師T04の初級対応が分からないので、候補のまま保留します。別枠の提示などで条件を満たしてから確定し、権利も引き当てます。受付表では「未予約」「保留」「予約確定」「受講済み」を分け、講師の出席確認を受付へ戻す担当も決めます。

RESERVAのスクール紹介では、担当者ごとの稼働状況を把握する機能も紹介されています。講師の空きと、対象レベルを教えられるかは別に調べます。

翌月は休会するが、振替期限は今月に来る

休会は、申請日だけでなく適用月と承認者を記録します。S03は9月14日に10月休会を承認した設定です。この例では前月20日までの承認を条件に、10月の月謝・休会費を0円にしますが、9月の月謝8,000円は変えません。

S03の未使用1回は9月22日までです。休会を理由に期限を自動延長せず、9月中の対象枠を探します。実際の規約が「休会中も振替可」「休会費あり」「締切後は翌々月適用」なら、請求案と予約可否を別々に変更します。空欄の休会月や未承認申請を、0円の根拠にしません。

経理へは契約ID、休会適用月、承認記録、月別の請求案を渡します。請求確定日・決済予定日・入金確認日は、授業日と分けます。すでに決済済みなら、次月請求の停止だけで終わらせず、返金や相殺が必要かを契約・決済サービスの条件に沿って個別に確認します。

月謝と回数券を両方契約している場合

同じ生徒が月謝と回数券の2契約を持つ場合です。月謝の振替1回は、回数券の残4回へ足しません。月謝側は満席・講師条件が未確定で振替を保留し、回数券側は9月20日の別授業を予約しています。同じ生徒でも、どの契約の権利を使ったかで記録を分けます。

受講枠・期限・定員・休会を含む全条件を見る

表1　6人・7契約の受講枠と請求の対応（想定例）

生徒ID	契約コース	受講枠	欠席日	振替権利	期限	定員	休会月	請求対象
S01	C01｜月謝・初級	元 9/3 16:00／→9/10 17:00 受講済み	9/3	1回発行→1回消化／利用可能0回	9/17	振替先6人／確定前5→確定後6人	なし	9月 8,000円／振替の追加請求なし
S02	C02｜月謝・初級	元 8/29 10:00／振替先なし	8/29	1回発行→1回失効／利用可能0回	9/12	元枠6人／振替先未選択	なし	9月 8,000円／欠席・失効による減額なし
S03	C03｜月謝・中級	元 9/8 17:00／振替先未予約	9/8	1回発行・未使用／利用可能1回	9/22	元枠8人／振替先未選択	10月／9/14承認	9月 8,000円／10月 0円（例の規約）
S04	C04｜月謝・初級	元 9/9 16:00／振替対象外	9/9	連絡締切後のため／発行なし・0回	なし	元枠6人／振替先なし	なし	9月 8,000円／欠席による減額なし
S05	C05｜回数券・個別	元 9/11 18:00／→9/18 18:00 再予約	9/11	別の振替権利は発行なし／元券返却・再予約後2回	券：9/30	再予約先1人／確定前0→確定後1人	なし	購入済み券を1回利用／今回の追加請求なし
S06	C06-M｜月謝・初級	元 9/10 16:00／候補9/19 10:00 保留	9/10	1回発行・未使用／利用可能1回	9/24	候補枠6人／既予約6人で満席	なし	9月 8,000円／候補選択では追加なし
S06	C06-T｜回数券・個別	9/14に9/20 18:00を予約／月謝とは別契約	なし	振替権利なし／券は予約後4回	券：10/31	予約枠1人／確定前0→確定後1人	なし	購入済み券を1回利用／月謝と別管理・追加なし

月謝の振替は受講日までが期限です。回数券の「期限」は券の有効期限を示します。定員欄は枠の上限と予約人数であり、架空6人以外の予約も含む設定です。9月18日以降の枠は受講予定です。

S03の10月0円は、前月20日までに承認した休会では月謝・休会費を請求せず、休会中の振替と期限延長も認めないという、この例だけの規約です。S06の月謝側は満席・講師条件が未確定のため保留で、権利を引き当てていません。

自教室の規約を、予約サービスで再現できるか

既製サービスを選ぶ際は「振替機能あり」だけで決めず、表1の同じケースを当てはめます。下表は公開説明（2026年9月15日時点）を、月謝・振替・休会・閲覧範囲の確認に使う比較表です。

比較項目	先に記入する自教室の規約・条件	RESERVA school	STORES 予約
月謝・回数券	券を減らす時点、取消時に戻す条件	月額課金・デジタル回数券を紹介	月額課金・回数券を紹介
予約変更・振替	発行条件、受講期限、対象コース	変更・取消を紹介。対象タイプ・プラン等は別に調べる	在籍型クラスの振替回数・期間・対象クラス設定を紹介
休会と請求	申請締切、適用月、休会費、返金の扱い	今回読んだ資料だけでは、休会・課金停止の連動条件は未確定	休会期間設定を紹介。課金停止との連動条件は別途確認
家族の閲覧範囲	保護者がどの子の予定・請求を見られるか	今回読んだ資料だけでは、子ども別・項目別の範囲は未確定	今回読んだ資料だけでは、子ども別・項目別の範囲は未確定

決済の動きと保護者の閲覧まで試す

予約変更時には、見かけの金額だけでなく、どの請求が作成・取消されたかを見ます。RESERVAの予約変更に関する告知には、事前決済済みの予約変更で再決済と元決済の自動返金を行う説明があります。告知はスクール・イベントタイプ、スイートプランを対象とする2026年3月の説明です。契約するタイプ・プランと決済条件への適用を確認して使います。

家族アカウントで申し込める場合も、未成年の情報を誰がどこまで見られるかを確かめます。生徒IDと保護者IDの関係を照らし合わせ、予定、出欠、請求、指導記録の閲覧・操作を分けます。例のG01はS03とS06の保護者ですが、S06の請求閲覧は未確認なので非表示としています。講師には担当生徒の授業に必要な範囲を示し、全員分の請求情報は渡さない設計にします。

この6人分で、期限内・期限切れ・締切後・休会・券返却・2契約・満席保留を再現し、期待する残回数と請求案が一致するか確かめます。プラン別の利用条件や、分からない家族権限は説明を取り寄せ、必要な範囲でデモを試します。

規約を標準設定で再現でき、受付から経理まで同じ結果になるなら、既製サービスで足ります。再現できない例外が残る場合は、その例外だけを手作業で管理できるかを見極め、それでも複数表の照合が必要なら追加連携・開発を検討します。最初から決済機能まで作り直す必要はありません。

管理表と確認チェックリストの使い方

管理テンプレート（Excel）には、表1の記入例と同じ列の未記入版、残数照合、受付チェックリストがあります。自教室の規約を先に記入し、未確認の項目は空欄や保留のまま担当へ渡してください。残数の数式は確認補助であり、請求や権利を自動確定しません。受付チェックリスト（PDF）は、未記入版とS01の記入例の2ページです。

予約と請求を分けたまま、必要な範囲をつなぐ

まず1コース・1か月で、生徒、コース契約、受講枠、振替権利、請求月を分け、欠席・休会の規約と照合してください。判断と確認者を残すことが、次の担当者への引継ぎになります。

講師枠・残回数・月謝を複数の表で照合し続けている場合は、現在の授業表、契約条件、振替期限、請求の承認手順をそろえると、既製サービスで足りない部分を具体化できます。

定員と予約の重なりを整理するには人・部屋・設備の二重予約を防ぐ時間枠の決め方、休会の適用月と請求を整理するには会員・会費の管理｜休会・退会・入金を追う方法も参考になります。

スクール・塾の授業・振替・月謝管理の相談

参考出典

• RESERVA school「月謝・回数券、振替・欠席、担当者管理」
• RESERVA「予約者による予約変更機能の告知」
• STORES 予約「スクール・教室向け機能」
• STORES 予約「レッスンの振替予約」