AIで仕事を自動化するには？任せる範囲の決め方と、仕事別の例

自動化の3つの形

形ごとの向く仕事と例

形	向く仕事	例	見本
決まった順に流す	入力と手順が毎回同じ	受注の内容を台帳へ登録し、担当へ知らせる	決まった順の業務連携
AIが下書きし、人が確定する	文章の読み取りや作成が入る	届いたメールを分類し、返信の下書きを作る	メールの処理と返信
AIが手順を選んで進める	途中の判断が毎回変わる	納期の問い合わせに、在庫と予定を調べて案を出す	仕事を代わりに進めるAI

下の形ほど任せる範囲が広く、人が確かめる手間も増えます。見本は登録なしで動かせます。3つの使い分けは、AIエージェント・RPA・自動処理の使い分けで確かめられます。

注文メールの例で見る（想定例）

卸売会社に、取引先から注文のメールが届く場面です（想定例）。1つの仕事の中に、3つの形が混ざります。

注文メールを台帳に登録するまで

手順	担当	すること
1 受け取る	自動処理	決まったアドレスに届いたメールを取り込む
2 読み取る	AI	品名、数量、納期を抜き出し、表の形にする
3 形式を確かめる	自動処理	品番が台帳にあるか、数量が数字かを確かめる
4 中身を確かめる	人	読み取れなかった箇所と、いつもと違う数量を見る
5 登録する	自動処理	受注の台帳へ登録し、担当へ知らせる
6 返信する	AIと人	AIが受付の返信を下書きし、人が送る

AIが入るのは、6つのうち2つです。残りは、決まった処理と人の確認です。全部をAIに任せるより、間違いに気づく場所がはっきりします。

向く仕事と、向かない仕事

自動化に向くかの見分け方

見ること	向く	向かない
件数	毎日、毎週くり返す	年に数回しかない
手順	毎回ほぼ同じ	相手によって毎回違う
間違えたとき	人が気づいて直せる	送ったあと取り消せない
元の記録	メールや表に残っている	電話や口頭だけ

使う道具の種類

道具ごとの向く場面と、気をつけること

道具	向く場面	気をつけること
表計算の機能（関数、マクロ）	表の集計や転記	作った人しか直せなくなりやすい
画面の操作を記録する道具（RPA）	人が画面でしている操作のくり返し	画面が変わると止まる
仕組みどうしをつなぐ道具	メール、表、チャットのあいだの受け渡し	つなぐ相手が変わったときの手直し
AIを呼び出す仕組み	文章の読み取り、分類、下書き	出力を確かめる手順が要る
AIエージェント	途中の判断が毎回変わる仕事	任せる範囲と、止める場面を先に決める

上の3つはAIを使いません。文章を扱わない作業なら、上の3つで足ります。

人が見る場所を決める

自動で進めてよいものと、人が見るもの

内容	自動で進めてよい	人が見る
社内の台帳への登録	形式が合っているもの	読み取れなかった箇所があるもの
社外へのメール	決まった文の受付の返信	AIが下書きした文
金額	決まった式で出したもの	AIが読み取った金額
削除や取り消し	なし	すべて

迷うものは「人が見る」に入れて始めます。記録がたまり、間違いが出ないと分かったものから、自動に移します。

進め方の4つの手順

1. 仕事を、入力・処理・確認・渡す先に分けて書く。
2. 決まった式で済む処理と、文章を扱う処理を分ける。
3. 人が確定する場所を決める。金額、宛先、約束にあたる内容は人が見ます。
4. 止まったときの戻し方を決めてから動かす。

毎朝のCSVの集計や転記のように、文章を扱わない作業は、AIを使わない道具で足ります（事務自動化の選び方｜Power Query・GAS・RPA）。

2週間の試し方（想定例）

注文メールが月に約200件届く会社が、2週間で100件を試した結果です（想定例）。

100件の内訳

見るもの	件数
そのまま登録できた	85件
形式の確認で止まった	9件
人が中身を直した	6件

止まった9件のうち7件は、品番の書き方が台帳と違っていました。品番の読み替えの表を足します。人が直した6件は、数量の単位（箱と個）の読み違いでした。単位が書かれていない注文は、人が見る決まりにします。

止まった件数と直した件数を、中身と一緒に見ます。直す場所が、仕組みなのか決まりなのかが分かります。

かかる時間で比べる（想定例）

同じ会社で、自動化の前と後の時間を比べます（想定例）。

1か月にかかる時間

作業	自動化の前	自動化のあと
注文の入力	200件×3分＝600分	なし
人が見る注文の確認	なし	30件×2分＝60分
仕組みの見守り	なし	60分
合計	600分（10時間）	120分（2時間）

毎月8時間が空きます。準備に24時間かかったなら、3か月で釣り合います。件数が月50件なら、空くのは月1時間あまりで、釣り合うまで1年半以上かかります。件数が少ない仕事は、あとに回します。

止まったときの戻し方

止まる場面ごとの、気づき方と戻し方

止まる場面	気づき方	戻し方
AIが内容を読み取れない	形式の確認で止まる	人が読んで入力する
つないだ相手の画面や形式が変わった	止まる件数が急に増える	手作業に戻し、仕組みを直す
件数が急に増えた	処理が遅れる	急ぐものから人が処理する
誤った内容を登録した	人の確認、相手からの連絡	登録を直し、同じ原因の注文を調べる

どの場面でも、手作業のやり方を残しておきます。仕組みだけに頼ると、止まった日に誰も進められなくなります。

動かしたあとに見るもの

毎週、4つを見ます。処理した件数、止まった件数、人が直した件数、直した中身です。止まる件数が急に増えたら、相手の書き方や、つないだ先の画面が変わった合図です。

動かす前に確かめること

AIの出力をそのまま台帳へ入れると、形式の違いで登録に失敗したり、誤った内容が残ったりします。登録の前に、形式と中身を確かめる手順を置きます（AIの出力を登録する前に）。

件数が少なく、毎回やり方が違う仕事は、自動化の準備にかかる手間のほうが大きくなることがあります。月の件数と、1件にかかる時間を先に数えます（その仕事にAIは必要？）。

よくある質問

プログラムが書けなくてもできますか

表計算の機能や、画面の操作を記録する道具でできる範囲があります。ほかの仕組みとつなぐ段階や、止まったときに直す段階では、仕組みが分かる人が要ります。

AIに全部任せられますか

金額、宛先、約束にあたる内容は、人が確かめる形にします。AIは、もっともらしい誤りを出すことがあるためです。

止まったらどうなりますか

手作業に戻せる形にしておきます。動かす前に、誰に知らせ、どの手順から手でやり直すかを決めます。

どれくらいの件数から、自動化する意味がありますか

月の件数に1件の時間を掛けて、今かかっている時間を出します。準備と、動かしたあとの見守りにかかる時間と比べます。

費用はどれくらいですか

既製の道具を使うか、自社の仕組みに組み込むかで変わります（AIをシステムに組み込む3つの方法と費用）。

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